Консалтинг и оптимизация бизнес-процессов закупок предприятия

Возможна ли автоматизация закупок без консалтинга? Да, конечно. Но давайте скажем честно: возможна, но не так эффективна. Нюансы, это те вещи, которые могут повлиять на всю историю проекта.
Итак, реальный кейс из опыта. Наш клиент — многопрофильная Группа Компаний, в портфеле которой есть и пищевое производство, и логистика, и даже строительство, пригласила наших специалистов для консалтинга и автоматизации своих закупок.
Факт в том, что сами закупки в ГК проводились правильно, но вот был такой «подлый» нюанс в этом правильном процессе – разрозненность. Т.е. каждое предприятие в Группе Компаний делало закупки только для себя, отдельно. Таким образом, оптимизация бизнес-процессов закупок ГК началась с рекомендаций по сбору и централизации информации от всех предприятий Группы.
Когда после рекомендаций консалтинга и с помощью автоматизации APS Smart была объединена информация из учетных систем всех родственных (аффилированных) компаний, то оказалось, что:
1. Не надо закупать то, что лежит без дела в родственной структуре. Для одних есть потребность в закупке какого-то товара, для других – есть встречная потребность в ликвидация своих складских неликвидов.
В результате, процесс закупки на некоторые позиции сократился до минимума: создание объявления о потребности – закрытие потребности.
2. Консолидация. Несколько родственных структур ГК, консолидируя свою потребность теперь могут получить более выгодные цены от поставщиков за счет величины объемов закупки.
Только этот пункт дал 1,5% реальной экономии на основных средствах.
3. Сокращение циклов прохождения бизнес-процессов. За счет ускорения процесса «от заявки до поставки на склад» с 40 до 26 дней, операционное управление закупками стало более гибким и точным.
Одно дело закладывать в риски более 1,5 месяца на поставку, другое — знать, что сырье прибудет через 3 недели.
Кроме этого, с помощью консалтинга было найдено 14 точек дублирования функций (согласно методики RACI — оценки участия различных ролей в процедурах и задачах по процессу). Ресурсы, время то же актив.
И, наконец, благодаря консалтингу в начале проекта было выявлено 68 точек риска в процессах закупок компании, из которых (потом) 65 были закрыты при помощи автоматизации. Что положительно сказалось на качестве самих процессов, например, при проверках Службой безопасности ГК, замечания сократились на 93%.
Конечно, автоматизироваться без консалтинга или с консалтингом, решать Вам, но мы все же за то, что нюансы должны быть понятны сразу. Удачных закупок!