Необходима автоматизация закупок?
APS SMART - cистема автоматизации закупочного процесса на предприятии
Управление закупочной деятельностью компании, предприятия или организации один из наиболее важных процессов, от эффективности и качества выполнения которого зависит конкурентоспособность бизнеса и его финансовое состояние. Сегодня закупки становятся одной из стратегических функций в операционной деятельности любой компании и занимают ключевое место в цепочке создания ценности для своих клиентов. Автоматизация закупок вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.
Те компании, которые уже сейчас автоматизируют свои закупочные процессы, создают единую информационную закупочную систему и базу данных, получают очевидное конкурентное преимущество на быстро изменяющихся рынках. Именно они могут намного быстрее и эффективнее управлять рисками и реагировать на новые рыночные вызовы.
Мы, как лидеры в области IТ-систем для автоматизации управления закупками, прекрасно осознаем наиболее важные и актуальные вызовы для развития и совершенствования бизнеса своих клиентов. Именно поэтому мы предоставляем своим партнерам услуги по внедрению интеллектуальной системы автоматизации закупок, а также предлагаем профессиональную экспертизу в сфере оптимизации закупочной деятельности для достижения максимального экономического эффекта.
Реализация нашего проекта может включать необходимый консалтинг, аудит, трансформацию и последующую автоматизацию бизнес процессов закупок, профессиональное обучение закупщиков, контроль выполнения ключевых показателей эффективности сотрудничества.
Задачи APS SMART
Основная задача системы APS SMART — создать единую информационную среду для всех этапов и процессов закупочной деятельности компании, от прогнозирования потребности до приёмки и учёта поставок, внутри компании и при работе с внешними контрагентами-поставщиками. Автоматизация отдела закупок — только часть общего процесса операционного управления компанией.
Полная автоматизация и контроль бизнес-процесса закупок на предприятии обеспечивается комплексной работой всех модулей системы: управления заявками, тендерами/редукционами, контрактами и поставками.
Таким образом, система обеспечивает взаимодействие всех подразделений, вовлеченных в закупочные процессы: бухгалтерии, склада, юридического, службы безопасности, и прочих.
Модули APS SMART
Модульная система обеспечивает гибкую настройку моделей рабочих процессов в соответствии с внутренней политикой и процедурами компании, что делает её универсальной для любого бизнеса. При этом система выступает консолидатором данных всех информационных потоков и имеет возможность автоматически генерировать аналитику и отчётность в разных разрезах.
Каждый модуль стандартизирует процедуры и упрощает взаимодействие и контроль на одном из этапов закупочного процесса. Кроме того, отдельные модули обеспечивают работу в «едином окне» с раздельным доступом к документам, интеграцию с учётными системами предприятия и возможность самостоятельного администрирования системы.
Главные преимущества системы
Готовое бизнес-решение
с прогнозируемой и доказанной эффективностью
Единая платформа
для всего процесса закупок, от заявки до заказа/приёмки
Профессиональная экспертиза
и гарантированный результат
Архитектура
- Возможность централизации и консолидации закупок с учетом полного цикла закупок.
- Более 16 рабочих модулей с помощью которых полностью контролируется процесс жизненного цикла закупки.
- Внедрение полной автоматизации цепочки закупок: Аналитика – Бюджет закупок – План закупок – Заявка – Контроль склада – Тендер – Аукцион – Контракт – Заказ-Приемка – Контроль доставки – Контроль платежей – API (интеграция).
- Архитектура уровня ERP.
- Работа с единичной позицией и привязка к номенклатурному справочнику заказчика.
- Гибкие модели согласования и маршрутизации с сообщениями пользователям. Используется во всех модулях системы.
- Возможность размещения системы как на сервере заказчика, так и в облаке.
- Возможность согласования в системе документов с поставщиками в отдельном Кабинете Поставщика (контракты, заказы и т.п.).
- Электронный документооборот. КЕП.
Справочники
- Поддержка многоуровневой классификации (номенклатурных групп) в номенклатурном справочнике (до 5 уровней).
- Настройки консолидации заявок в соответствии с отраслью, группой, подгруппами; автоматического выбора модели согласования заявок; аналитики.
- Наличие справочника критериев оценки, связанного с номенклатурным справочником.
- Выбор из справочника необходимых номенклатурных позиций по уже заполненным критериям оценки (методология «накопленный опыт») — значительно сокращает время закупщика на подготовку тендеров.
- Наличие связи между внутренним нормативным справочником и справочником CPV.
- Возможность заказчика работать в системе с корпоративным номенклатурным справочником, а поставщикам – искать торговые процедуры заказчика по более унифицированному для рынка справочнику CPV.
Заявка на закупку
- Автоматическая консолидация объемов закупок с любым уровнем иерархии организации позволяет добиваться большей экономии закупок за счет объемов.
- Автоматическое создание тендеров по заявкам (в «1 клик») значительно ускоряет процесс закупок.
- Возможность создания из Заявки на закупку – Заказа на поставку (Purchase Order), формирование автоматической закупки из уже отобранных поставщиков.
Редукцион/Аукцион
- Гибкая настройка редукциона с отсутствием ограничений по времени торгов при условии активности поставщиков.
- Возможность получать большую экономию за счет неограниченного количества ставок по цене.
- Многотуровость редукциона (с учетом переноса данных из предыдущих этапов).
- Многопозиционный редукцион (одновременные торги по нескольким позициям (товарам) в рамках одной сессии редукциона).
- Многофакторный редукцион (с учетом многопозиционности и полным автоматическим расчетом комплексного балла (цена, отсрочка, гарантия и т.п.).
- Для ряда закупок возможность замены традиционного тендера для значительного сокращения ресурса и времени закупки.
Тендер
- Возможность гибко реализовать любую необходимую для закупщика конфигурацию тендера («как в жизни»).
- Поддержка 3-уровневой структуры критериев: общие для всего тендера, для лота, для индивидуальных позиций.
- Значительное сокращение времени:
— на проведение сложных тендеров (за счет сокращения количества тендеров и их этапов).
— трудозатрат закупщика при подготовке тендера и поставщика при внесении данных за счет применения уровня общих критериев (повторяющиеся критерии для позиций вносятся один раз). - Многолотовость тендера. Возможность создавать любое количество лотов в тендере с любым количеством позиций в лоте.
- Поддержка многотуровости с переносом данных (цены, ответы по позициям поставщиков и т.п.) с предыдущих этапов и поддержкой многопозиционности.
- Возможность проводить любой тендер с неограниченным количеством туров и выбором требуемой процедуры закупки в новом туре.
- Значительная экономия времени закупщика при необходимости провести дополнительный тур в тендере.
- Поддержка автоматического выбора модели тендера в зависимости от отрасли и бюджета закупок.
- Различные типы торгов и закупочных инструментов – закупки по «приведенной стоимости», закупки «у единственного источника снабжения», «вечный» тендер (sourcing), автоматический расчет ТСО (Total cost of ownership) и т.д.
- Выбор модели согласования (список и последовательность согласования), распределения групп критериев.
- Безопасность и надежность привлечения всех необходимых для согласования сотрудников при закупке.
- Специализированные сервисы по поиску и интеллектуальному подбору поставщиков под конкретные закупки заказчика (использование данных бизнес-среды APS, Prozorro, Google).
Контракт/Заказ
- Автоматическое создание контракта/заказа на основании результата тендера.
- Поддержка любых типов контрактов (рамочные, спецификации и т.п.).
- Поддержка шаблонов контрактов.
- Гибкая модель согласования контрактов/заказов, включая КЭП.
- Возможность согласования контрактов/заказов с контрагентами, включая КЭП.
- Электронный календарь снабжения с возможностью их подтверждений от контрагентов.
Анализ и оценка предложений
- Полностью автоматическая комплексная оценка, расчет рейтинга и выбора поставщиков на основе критериально-балльной системы оценки (квалификационные, технические, финансовые критерии).
- Автоматический выбор лучшего комбинированного решения (выбор лучшего комбинированного предложения по соотношению: лучшее предложение/минимальное количество поставщиков).
- Ретроспективно-справочная информация по закупкам: стоимость, условия, поставщики.
- Автоматическое распределение объемов закупок между победителями тендера.
- Расчет выбора поставщика с учетом оптимальных условий снабжения (доставка по маршруту).
Аналитика, отчетность
- Автоматическая комплексная отчетность и аналитика закупок в любом разрезе компании, департаментов, персонала, категорий, периодов и т.п.
- KPI закупщиков.
Управление поставщиками
- Модуль позволяет проводить операционную оценку деятельности поставщиков, определять риски взаимодействия с ними, а также степень их влияния на бизнес заказчика, помогает построить взаимодействие в стратегическом плане.
- Категорийный менеджмент. Матрица Кралича.
- Предварительная квалификация поставщиков, интеграция с сервисами по проверке контрагентов (Youcontrol, Opendatabot).
- Онлайн анкетирование поставщиков.
- Согласование закупочных процедур в мессенджере Телеграм.
Мобильные приложения APS Mobile
Для Поставщика:
- APS Supplier. Подача предложений поставщиками с мобильного устройства.
Для Заказчика:
- APS Buyer. Проведение/согласование закупок, работа с задачами, карточками контрагентов.
Интеграция
- Возможность двусторонней интеграции с учетными системами ERP (SAP, Oracle, Microsoft, 1C, экспорт/импорт в/из Excel, др.). API.
- Интеграция с различными справочниками заказчика, в том числе через Аctive directory.
- Интеграция заявки со складскими запасами во избежание ненужных закупок.
- Возможность интеграции с другими сторонними системами и веб-сервисами.
Внедрение APS SMART решает ключевую задачу бизнеса:
увеличение прибыли и повышение конкурентоспособности компании
- ТОП-продукт украинского рынка
- Минимальная стоимость для продуктов аналогичного класса
- Минимальные сроки внедрения (среди продуктов данного класса)
SRM APS SMART - универсальный инструмент
для любой отрасли и размере бизнеса,
в международном масштабе
- Web-продукт, не требующий локальной установки ПО
- Интегрируется с любыми учётными системами: 1С, SAP, Oracle и др.
- Уникальная функциональность (мировые best practice с учётом особенностей локальных рынков, языковая локализация и возможность работать в разных валютах)
- Охват всего спектра закупок от мелких до стратегических
Выгоды от внедрения
Снижение затрат
за счёт:
- Снижения стоимости по конкурентным категориям
- Автоматизации рабочих процессов
- Повышения оборачиваемости товаров и минимизации over stock и out stock
Сокращение времени
рабочих процессов
- Заявочная кампания от 50%
- Запрос предложений по закупке на 90%
- Заключение контрактов на 70%
Повышение качества
процессов
- Единая форма заявочной кампании для внутренних заказчиков
- Расширенная квалификация поставщиков
- 100% соответствие информации: поставка-торги-контракт
- Для собственников бизнеса и топ-менеджмента
- Улучшение финансовых показателей
- Повышение конкурентоспособности бизнеса
- Ускорение процесса вывода новых продуктов на рынок и инновации
- Расширение доступа к передовым технологиям
- Эффективное управление качеством и рисками бизнеса
- Сокращение потерь бизнеса за счет снижения уровня коррупции в закупках
- Повышение операционных показателей бизнеса
- Для подразделения / отдела закупок
- Повышение операционной эффективности за счет высокого уровня автоматизации закупочной функции
- Усовершенствование качества закупочного процесса и документооборота посредством создания единой интеллектуальной системы закупок и базы данных
- Существенное повышение KPI, надежное обоснование вознаграждения закупщиков
- Онлайн аналитика и отчетность, сокращение времени на подготовку и принятие управленческих решений
- Расширение доступа к передовым технологиям и продуктам, новым поставщикам, альтернативным предложениям и инновациям на рынке
- Эффективное взаимодействие с контрагентами и внутренними заказчиками
Консалтинг и экспертиза
Мы специализируемся на управлении эффективностью и консалтинге закупочного процесса и разработке интеллектуальных систем автоматизации закупок. Процесс внедрения системы APS SMART начинается с экспертизы и оценки ожидаемой эффективности и проходит поэтапно:
- Изучение структуры и процессов закупок компании
- Разработка стратегии управления закупками
- Оценка ожидаемой экономии от автоматизации, построение KPI
- Внедрение, обучение персонала, техническое и консультационное сопровождение
Хотите получить
реальный результат в росте эффективности и качества закупок?
Сначала объективный аудит и экспертиза, потом — автоматизация!
