С чего начинается удачная поездка, например, в отпуск? Нет, не с красивой стюардессы в самолете (что тоже само по себе, конечно, приятно). Удачная поездка начинается с ее планирования, а также четкого понимания, сколько денег Вы можете потратить на такой отпуск.
Планирование бюджетов — это не нудно, это нужно, а также очень увлекательно – Ваша цель привести свои желания в гармонию со своими финансовыми возможностями.
То же самое и в закупках. Компания Х планирует расширить свое производство, а значит требуется закупить много материалов и комплектующих, чтобы к дате N выпустить планируемое количество продукции, своевременно ее отгрузить в продажу, и в итоге получить увеличение прибыли. Начало и залог достижения результата — План Закупок. Планирование закупок, как важная часть единой системы, обеспечивается отдельным операционным модулем системы (APS Budget).
Подготавливаем и рассчитываем данные, исходя из того, какие закупки нам нужно сделать для успешного расширения производства. Заходим в систему APS SMART в меню модули (между модулем «Аналитика» и «Склад/Мониторинг остатков») мы видим «Бюджетный план». По нажатию кнопку Модуль «Бюджетный план» открываются два пункта меню:
- Бюджетный план;
- Импорт Бюджетного плана.
В окне «Бюджетный план» отображается таблица бюджетного плана. Таблица формируется в зависимости проставленного значения в настройке «период бюджетирования» (год, квартал, месяц).
Какие операции с данной таблицей бюджетного плана мы можем сделать:
- «Создать план» — где создадим свой план или куда (в модальном окне «Импорт бюджетного плана») выгрузим свои подготовленные данные;
- «Обновить план» — обновляется план (значения в полях бюджетного плана резерв/факт/остаток), происходит перерасчет резерва, факта и остатка;
- «Выгрузить шаблон» — выгружается шаблон Бюджетного плана в Excel формате с учетом всех требуемых данных: компания, бюджетные статьи, периоды бюджетирования и т.п.
Кроме этого, мы видим информацию о «Дате последнего обновления плана» в формате д/м/г — ч/м/с, которая обновляется каждый раз после успешного импорта шаблона.
А еще есть вкладка «Фильтр», где можно «фильтрануть» по «году бюджетного плана», по «статье бюджета», «группе компаний» , на которые создавались бюджеты. Очень удобная функция «фильтры».
Успешно созданный Бюджетный план закупок можно импортировать в формат exсel и работать с ним уже отдельно.
Что еще важно, это связь бюджетного плана с заявками и тендерами, в т.ч. автоматический расчет планируемых бюджетов относительно примерной стоимости номенклатур заявок.
В специальном модальном окне «Привязка к Бюджетному плану», пользователю отображается:
- «Номенклатура» (отображается наименование позиции, которую пользователь привязывает к бюджетному плану);
- «Ориентировочная стоимость» — значение, являющееся стоимостью позиции, которую пользователь привязывает к бюджетному плану;
- Таблица Бюджетного плана с возможностью привязок/отвязок позиций заявки к бюджетному плану и с пересчетом остатка резерва.
При этом сохраняются связи с «Группой компаний» по которой проходит бюджетирование, «Статье бюджета» , и «Периодом бюджетирования» (год, квартал, месяц), собственно с самим «Бюджетом», и его «Остатками» в случае, проведенной уже тендерной закупки по какой то из позиций. Т.е. если тендер уже состоялся, в Бюджетном плане автоматически будет пересчитана и отображена эта информация. Круто? Мы тоже так думаем.
И, да! Мы, конечно, учли возможность/невозможность права доступа к таким серьезным вещам как финансы — привязывать позиции заявки к бюджетному плану имеет право только автор заявки!
Желаем, чтобы Ваши Планы были осуществимы, а все Ваши желания совпадали с Вашими возможностями, а система автоматизации закупок APS SMART станет в этом надёжным помощником Вашего бизнеса!
