З чого починається вдала поїздка, наприклад, у відпустку? Ні, не з красивої стюардеси у літаку (що, звичайно, приємно). Вдала поїздка розпочинається з її планування, а також чіткого розуміння, скільки грошей Ви можете витратити на таку відпустку.
Планування бюджетів – це не нудно, це потрібно, а також дуже захоплююче – Ваша мета привести свої бажання у гармонію зі своїми фінансовими можливостями.
Те ж саме і у закупівлях. Компанія Х планує розширити своє виробництво, а значить є потреба закупити багато матеріалів та комплектуючих, щоб у строк випустити плановану кількість продукції, своєчасно її відвантажити у продаж і в результаті отримати збільшення прибутку. Початок і запорука досягнення результату – План закупівель. Планування закупівель, як важлива частина єдиної системи, забезпечується окремим операційним модулем системи (APS Budget).
Отже, готуємо і розраховуємо дані, виходячи з того, що нам потрібно закупити для успішного розширення виробництва. Заходимо у систему APS SMART у меню модулі (між модулем “Аналітика” і “Склад/Моніторинг залишків”) ми бачимо “Бюджетний план”.
Якщо натиснути на кнопку “Бюджетний план” – відкриються два пункти меню:
- Бюджетний план;
- Імпорт Бюджетного плану.
У вікні “Бюджетний план” відображається таблиця бюджетного плану. Таблиця формується в залежності зазначеного значення в налаштуванні “період бюджетування” (рік, квартал, місяць).
Які операції з цією таблицею бюджетного плану ми можемо виконати:
- “Створити план” – де створимо свій план або куди (у модальному вікні “Імпорт бюджетного плану”) вивантажимо свої підготовлені дані;
- “Оновити план” – оновлюється план (значення у полях бюджетного плану резерв/факт/залишок), також тут відбувається перерахунок резерву, факту та залишку коштів;
- “Вивантажити шаблон” – вивантажується шаблон Бюджетного плану в Excel форматі з урахуванням усіх необхідних даних: компанія, бюджетні статті, періоди бюджетування тощо.
Окрім цього, ми бачимо інформацію про “Дату останнього оновлення плану” у форматі д/м/р – г/хв/с, яка оновлюється кожного разу після успішного імпорту шаблону.
А ще є вкладка “Фільтр”, де можна “фільтранути” за “роком бюджетного плану”, за “статтею бюджету”, за “групою компаній”, на був створений бюджет. Дуже зручна функція “фільтри”.
Успішно створений Бюджетний план закупівель можна імпортувати у формат exсel й надалі працювати з ним вже окремо. Що ще є важливим, це зв’язок бюджетного плану з заявками і тендерами, в т.ч. автоматичний розрахунок планових бюджетів відносно приблизної вартості номенклатури у заявці.
У спеціальному модальному вікні “Прив’язка до Бюджетного плану”, для користувача відображається:
- “Номенклатура” (відображається найменування позиції, яку користувач прив’язує до бюджетного плану);
- “Орієнтовна вартість” – значення вартість позиції, яку користувач прив’язує до бюджетного плану;
- Таблиця Бюджетного плану з можливістю прив’язок/відв’язок позицій заявки до бюджетного плану із перерахунком залишку резерву.
При цьому зберігається зв’язок з “Групою компаній”, по якій проходить бюджетування, “Статтею бюджету” та “Періодом бюджетування” (рік, квартал, місяць), а також власне з самим “Бюджетом”, та його “Залишками” у випадку, якщо вже була проведена тендерна закупівля якоїсь позиції. Тобто, якщо тендер відбувся, у Бюджетному плані автоматично буде перерахована й відображена вся інформація. Круто? Ми теж так вважаємо.
О, так! ми, звичайно, врахували можливість/неможливість права доступу до таких серйозних речей як фінанси – прив’язувати позиції заявки до бюджетного плану має право тільки автор заявки!
Бажаємо, щоб Ваші Плани були реалізованими, а всі Ваші бажання співпадали з Вашими можливостями, а система автоматизації закупівель APS SMART стане в цьому надійним помічником Вашого бізнесу!
