Потрібна автоматизація закупівель?
APS SMART - cистема автоматизації закупівельного процесу на підприємстві
Управління закупівлями компанії, підприємства або організації один з найбільш важливих процесів, від ефективності і якості виконання якого залежить конкурентоспроможність бізнесу і його фінансовий стан. Сьогодні закупівлі стають однією із стратегічних функцій в операційній діяльності будь-якої компанії і займають ключове місце в ланцюжку створення цінності для своїх клієнтів. Автоматизація закупівель є істотним внеском у побудову оптимальної операційної моделі підприємства.
Ті компанії, що вже зараз автоматизують свої закупівельні процеси, створюють єдину інформаційну закупівельну систему і базу даних, отримують очевидну конкурентну перевагу на ринках, що швидко змінюються. Саме вони можуть набагато швидше і ефективніше управляти ризиками і реагувати на нові ринкові виклики.
Ми, як лідери в області IТ- систем для автоматизації управління закупівелями, прекрасно усвідомлюємо найбільш важливі і актуальні виклики для розвитку і вдосконалення бізнесу своїх клієнтів. Саме тому ми надаємо своїм партнерам послуги з впровадження інтелектуальної системи автоматизації закупівель, а також пропонуємо професійну експертизу у сфері оптимізації закупівельної діяльності для досягнення максимального економічного ефекту.
Реалізація нашого проекту може включати необхідний консалтинг, аудит, трансформацію й подальшу автоматизацію бізнес процесів закупівель, професійне навчання закупників, контроль виконання ключових показників ефективності співпраці.
Завдання APS SMART
Основне покликання системи APS SMART – створити єдине інформаційне середовище для усіх етапів і процесів закупівельної діяльності компанії, від прогнозування потреби до приймання і обліку поставок, усередині компанії та в роботі зі зовнішніми контрагентами-постачальниками. Автоматизація відділу закупівель – лише частина загального процесу операційного управління компанією.
Повну автоматизацію і контроль бізнес-процесів закупівель забезпечує комплексна робота всіх модулів системи: управління заявками, тендерами/редукціонами, контрактами та поставками.
Таким чином, система забезпечує взаємодію всіх підрозділів, залучених до закупівельних процесів: бухгалтерії, складу, юридичного, служби безпеки, тощо.
Модулі APS SMART
Модульна система забезпечує гнучке налаштування моделей робочих процесів відповідно до внутрішньої політики і процедур компанії, що робить її універсальною для будь-якого бізнесу. При цьому система виступає консолідатором даних усіх інформаційних потоків і має можливість автоматично генерувати аналітику і звітність в різних розрізах.
Кожен модуль стандартизує процедури і спрощує взаємодію та контроль на одному з етапів закупівельного процесу. Крім того, окремі модулі забезпечують роботу в “єдиному вікні” з розділеним доступом до документів, інтеграцію з обліковими системами підприємства і можливість самостійного адміністрування системи.
Головні переваги системи
Готове бізнес-рішення
з прогнозованою та доведеною ефективністю
Єдина платформа
для всього процесу закупівель, від заявки до замовлення
Професійна експертиза
та гарантований
результат
Архітектура
- Можливість централізації та консолідації закупівель з урахуванням повного циклу закупівель.
- Більше 16 робочих модулів, за допомогою яких повністю контролюється процес життєвого циклу закупівлі.
- Впровадження повної автоматизації ланцюжка закупівель: Аналітика – Бюджет закупівель – План закупівель – Заявка – Контроль складу – Тендер – Аукціон – Контракт – Замовлення-Приймання – Контроль доставок – Контроль платежів – API (інтеграція).
- Архітектура рівня ERP.
- Робота з одиничною позицією та прив’язка до номенклатурного довідника замовника.
- Гнучкі моделі погоджень та маршрутизації з повідомленнями користувачам. Застосовується у всіх модулях системи.
- Можливість розміщення системи як на сервері замовника, так і у хмарі.
Можливість узгодження в системі документів із постачальниками в окремому Кабінеті Постачальника (контракти, замовлення тощо).
Електронний документообіг. КЕП.
Довідники
- Підтримка багаторівневої класифікації (номенклатурних груп) у номенклатурному довіднику (до 5 рівнів).
- Налаштування консолідації заявок відповідно до галузі, групи, підгрупи; автоматичного вибору моделі узгодження заявок; аналітики.
Наявність довідника критеріїв оцінки, пов’язаного з номенклатурним довідником.
- Вибір з довідника необхідних номенклатурних позицій за вже заповненими критеріями оцінки (методологія “накопичений досвід”) – значно скорочує час закупівельника на підготовку тендерів.
Наявність зв’язку між внутрішнім нормативним довідником та довідником CPV.
Можливість для замовника працювати в системі з корпоративним номенклатурним довідником, а постачальникам – шукати торгові процедури замовника за більш уніфікованим для ринку CPV довідником.
Заявка на закупівлю
- Автоматична консолідація обсягів закупівель із будь-яким рівнем ієрархії організації дозволяє досягати більшої економії закупівель за рахунок об’ємів.
- Автоматичне створення тендерів із заявок (в “1 клік”) значно прискорює процес закупівель.
- Можливість створення із Заявки на закупівлю – Замовлення на постачання (Purchase Order,) формування автоматичної закупівлі у вже відібраних постачальників.
Редукціон/Аукціон
- Гнучке налаштування редукціону з відсутністю обмежень за часом торгів за умови активності постачальників.
- Можливість отримати більшу економію за рахунок необмеженої кількості ставок за ціною.
- Багатотурність редукціону (з урахуванням перенесення даних із попередніх етапів).
- Багатопозиційний редукціон (одночасні торги за кількома позиціями (товарами) у рамках однієї сесії редукціону).
- Для низки закупівель можливість заміни традиційного тендеру, задля значного скорочення ресурсу та часу закупівлі.
Тендер
Можливість гнучко реалізувати будь-яку необхідну для закупівельника конфігурацію тендера (“як у житті”).
Підтримка 3-рівневої структури критеріїв: загальні для всього тендера, для лота, для індивідуальних позицій.
Значне скорочення часу:
– на проведення складних тендерів (з допомогою скорочення кількості тендерів та його етапів).
– трудовитрат закупівельника при підготовці тендера та постачальника при внесенні даних за рахунок застосування рівня загальних критеріїв (критерії, що повторюються для позицій вносяться один раз).Багатолотовість тендеру. Можливість створювати будь-яку кількість лотів у тендері, з будь-якою кількістю позицій у лоті.
Підтримка багатотуровості з перенесенням даних (ціни, відповіді по позиціях постачальників, тощо) з попередніх етапів та підтримкою багатопозиційності.
Можливість проводити будь-який тендер з необмеженою кількістю турів та вибором потрібної процедури закупівлі в новому турі.
- Значна економія часу закупівельника у разі необхідності провести додатковий тур у тендері.
Підтримка автоматичного вибору моделі тендеру у залежності від галузі та бюджету закупівлі.
Різні типи торгів та закупівельних інструментів – закупівлі за «приведеною вартістю», закупівлі «у єдиного джерела постачання», «вічний» тендер (sourcing), автоматичний розрахунок ТСО (Total cost of ownership), тощо.
Вибір моделі узгодження (список і послідовність узгодження), розподілу груп критеріїв.
- Безпека та надійність залучення всіх необхідних для узгодження співробітників у процесі закупівлі.
Спеціалізовані сервіси з пошуку та інтелектуального підбору постачальників під конкретні закупівлі замовника (використовуються дані бізнес-середовища APS, Prozorro, Google).
Контракт/Замовлення
Автоматичне створення контракту/замовлення на підставі результату тендеру.
- Підтримка будь-яких типів контрактів (рамкові, специфікації тощо).
- Підтримка шаблонів контрактів.
- Гнучка модель узгодження контрактів/замовлень, включаючи КЕП.
- Можливість узгодження контрактів/замовлень із контрагентами, включаючи КЕП.
Електронний календар постачання з можливістю їх підтверджень від контрагентів.
Аналіз та оцінка пропозицій
- Повністю автоматична комплексна оцінка, розрахунок рейтингу та вибір постачальників на основі критеріально-бальної системи оцінювання (кваліфікаційні, технічні, фінансові критерії).
Автоматичний вибір кращого комбінованого рішення (вибір кращої комбінованої пропозиції за співвідношенням: найкраща пропозиція/мінімальна кількість постачальників.
- Ретроспективно-довідкова інформація щодо закупівілі: вартість, умови, постачальник.
- Автоматичний розподіл обсягів закупівель між переможцями тендеру.
Розрахунок вибору постачальника з урахуванням оптимальних умов постачання (доставка за маршрутом).
Аналітика, звітність
Автоматична комплексна звітність та аналітика закупівель у будь-якому розрізі: компанії, департаментів, персоналу, категорій, періодів, тощо.
KPI закупівельників.
Управління постачальником
- Модуль дозволяє проводити операційну оцінку діяльності постачальників, визначати ризики взаємодії з ними, а також ступінь їхнього впливу на бізнес замовника, допомогає у побудові стратегічної взаємодії.
Категорійний менеджмент. Матриця Кралича.
Попередня кваліфікація постачальників, інтеграція із сервісами перевірки контрагентів (Youcontrol, Opendatabot).
Онлайн анкетування постачальників.
Узгодження закупівельних процедур у месенджері Телеграм.
Мобільні додатки APS Mobile
Для Постачальника:
APS Supplier. Подання пропозицій постачальниками з мобільного пристрою.
Для Замовника:
- APS Buyer. Проведення/узгодження закупівель, робота з задачами, картками контрагентів.
Інтеграція
Можливість двосторонньої інтеграції з обліковими системами ERP (SAP, Oracle, Microsoft, 1C, експорт/імпорт в/з Excel, ін.). API.
Інтеграція з різноманітними довідниками замовника, в тому числі через Аctive directory.
Інтеграція заявки зі складськими запасами задля уникнення непотрібних закупівель.
Можливість інтеграції з іншими сторонніми системами та веб-сервісами.
Впровадження APS SMART вирішує ключове питання бізнесу:
збільшення прибутку і підвищення конкурентоспроможності компанії
- ТОП-продукт українського ринку
- Мінімальна вартість для продуктів аналогічного класу
- Мінімальний термін впровадження (серед продуктів даного класу)
SRM APS SMART - універсальний інструмент
для будь-якої галузі та розміру бізнесу,
в міжнародному масштабі
- Web-продукт, що не потребує локальної установки ПЗ
- Інтегрується з будь-якими системами обліку: 1С, SAP, Oracle та ін.
- Унікальна функціональність (світові best practice з урахуванням особливостей локальних ринків, мовна локалізація та можливість працювати у різних валютах)
- Охоплення всього спектру закупівель від дрібних до стратегічних
Галузеві рішення:
Консалтинг та експертиза
Ми спеціалізуємося на управлінні eфективністю та консалтингу закупівельного процесу і розробці інтелектуальних систем автоматизації закупівель. Процес впровадження системи APS SMART розпочинається з експертизи і оцінки очікуваної ефективності і проходить поетапно:
- Вивчення структури та процесів закупівель компанії
- Розробка стратегії управління закупівлями
- Оцінка очікуваної економії від автоматизації, побудова KPI
- Впровадження, навчання персоналу, технічний та консультаційний супровід
Хочете отримати
реальний результат у зростанні ефективності та якості закупівель?
Спочатку об’єктивний аудит та експертиза, потім – автоматизація!
