Одним з вагомих за характером своєї діяльності невиробничих підрозділів – є підрозділ Служби Безпеки (СБ).
Широке коло професійних обов’язків Служб Безпеки включає забезпечення безпеки виробничих і невиробничих процесів життєдіяльності підприємства від неправомірних дій, в т.ч. організацію взаємодії в рамках бізнес-діяльності, виключення будь-яких несанкціонованих дій та неправомірного доступу до інформації, контроль дотримання правил роботи з комерційною інформацією, своєчасне виявлення і припинення витоку інформації і т.п. Про всі ці аспекти ми можемо говорити і в рамках закупівельної діяльності.
Про безпеку закупівель в основному згадують, коли є факти неправомірного використання коштів компанії в особистих цілях, корупції, «договорняки» і т.п., але за великим рахунком, безпека закупівель – це набагато більше. Наше програмне забезпечення, розроблене для оптимізації управління закупівлями, допомагає забезпечувати й безпеку закупівель. В APS SMART закладені функції, які допомагають у професійній діяльності СБ: моніторинг, аналіз та управління закупівлями з використанням робочих функцій Служб Безпеки компаній.
Що з функціоналу ми можемо запропонувати для ефективної роботи СБ:
Модуль «Управління постачальниками» забезпечує стратегічне управління та оперативну взаємодію з постачальниками, а також контроль ризиків:
- Поетапний контроль постачальників: перевірка при реєстрації, моніторинг в процесі роботи;
- Рейтинг постачальників і оцінки ризиків;
- Вбудовані інструменти аналізу;
- Єдиний контроль над різними підприємствами;
- Автоматична звітність і статистика по постачальниках;
- Готові набори критеріїв оцінки контрагентів, статуси їх роботи;
- Можливості забезпечення стратегічного партнерства з постачальниками.
Картка Контрагента зберігає всю інформацію по контрагенту, документацію юридичної особи, ліцензії, сертифікати, статуси, тощо.
Аналітика по постачальниках (обороти, тендери (участі / перемоги / програші).
Рейтинг контрагента, взятий з певною вагою, може додаватися до оцінки пропозиції даного контрагента в конкретному тендері. Таким чином, його пропозиція може бути трохи гіршою, ніж найкраща за ціною іншого постачальника, але за рахунок свого позитивного рейтингу, який додається до рейтингу пропозиції, даний постачальник може бути обраний переможцем.
SRM APS SMART інтегрована з онлайн-сервісом перевірки компаній YouControl. Є можливість отримання досьє на контрагента з 40 державних реєстрів.
А також, в системі є багато smart налаштувань для роботи з інформацією, які допомагають Службам Безпеки виконувати свою роботу:
- циклічні настройки термінів дії рішень по постачальнику (блокування / розблокування), статуси контрагента для закупівельників і статуси контрагента зі сторони СБ,
- логування дій як закупників, так і постачальників; доступи до інформації тільки для осіб, з відповідними правами,
- повідомлення співробітників СБ або інших відповідальним особам про зміну статусів або потребу перевірки контрагента,
- відповідне налаштування процесу проведення тендеру: наприклад неможливість руху тендера далі з вибору рішення на його затвердження, якщо хоча б один із постачальників, обраних переможцем, не пройшов перевірку СБ або перевірений із негативним результатом.
Як може допомогти Службі Безпеки і закупівель APS SMART, коментує Сергій Курінний, начальник служби безпеки «Велика Кишеня»:
Максимальний ефект від впровадження такого бізнес-інструменту як APS SMART досягається виключно за наявності політичної волі, підтримки і участі топ-менеджменту Компанії. Вбудовані інструменти дозволили нам без труднощів інтегрувати і удосконалити існуючі закупівельні процеси, що в значній мірі знизило реальні і потенційні ризики, пов’язані з впливом «людського «фактору».
Торгові процедури, весь процес закупівлі і вибір постачальника проходить практично повністю автоматично. В результаті, процеси стали прозорими на всіх етапах закупівлі, підвищилася оцінка ефективності закупівельників, знизилися корупційні ризики, а також, що важливо, покращилася конкурентне середовище закупівель – ми отримуємо найкращі пропозиції на ринку. Ми йдемо від закупівель у посередників, більше закуповуємо безпосередньо у виробників товарів і послуг.
Завдяки зміні підходу до закупівельних процесів, рівень довіри до нашої Компанії як до замовника виріс, що виражається в зростанні зареєстрованих постачальників товарів і послуг, які беруть участь в тендерних процедурах.
На майбутнє ми розглядаємо можливість автоматизувати весь комплекс закупівель від ініціювання закупівлі до оплати, пройти навчання і отримати сертифікати APS SMART нашими фахівцями, випробувати функціонал APS Discovery для розширення пулу постачальників.
Що дає використання APS SMART для підрозділів закупівель?
- Висока операційна ефективність і економія часу за рахунок автоматизації закупівель;
- Висока якість закупівельних процесів за рахунок єдності інтелектуальної системи закупівель, бази даних і електронного документообігу;
- Підвищення КПІ і обґрунтування винагороди закупівельників;
- Допомога в оптимальному виборі серед альтернативних пропозицій;
- Ефективна взаємодія з контрагентами і внутрішніми замовниками;
- Захищеність перед аудитами;
- Онлайн аналітика і звітність. Швидке прийняття управлінських рішень.
Що дає APS SMART для власників бізнесу, ТОП-менеджменту і Служб Безпеки?
- Підвищення прозорості процедур та їх контрольованість;
- Покращення фінансових і операційних показників;
- Підвищення конкурентоспроможності;
- Підвищення якості закупівель і зниження ризиків;
- Технологічність процесів;
- Централізований автоматизований контроль всіх регіональних підрозділів компанії з боку власників, менеджменту і служби безпеки.
