У попередній нашій статті ми розповіли про можливості використання ризик-індикаторів у момент прийняття рішення в тендерних закупівлях, що проходять з допомогою системи автоматизованих закупівель APS Smart.
В системі на даний момент закладено 8 базових індикаторів (тендер/лот) на етапі затвердження рішення, що сигналізують про певні ознаки, які можна класифікувати як ризикові або ж помилкові. Набір індикаторів можна розширювати в залежності від потреб конкретного замовника, бізнесу, галузі, тощо.
Спеціалісти з закупівель розуміють, що застосування таких індикаторів, що спрацьовують автоматично дуже допомагає у роботі, економить час на аналіз для прийняття рішення. Особливо цінним і потрібним для використання індикаторів ризику є для «НЕ спеціалістів» з закупівель, на яких покладена роль узгодження закупівель, тобто фактична відповідальність за закупівлю, можливо не стільки за факт її здійснення, скільки за її якість, що інколи ще вагоміше для нормального функціонування бізнесу.
Цей матеріал ми вирішили подати у формі, що більше нагадує дайжест, позаяк хотіли б акцентувати увагу на інструментах, що будуть у нагоді задля зменшення потенційних закупівельних ризиків.
Чому важливо враховувати ризики
Чи потрібно казати, що від самого факту здійсненої закупівлі, його якості та вчасності залежить дуже багато? Мабуть, ні, але… давайте собі нагадаємо основні зони потенційних ризиків, усвідомимо глибину, масштаб, взаємопов’язаність та трансграничність цих факторів.
Зовнішні фактори ризику у закупівлях – політичні, економічні, екологічні, тощо
У своєму буденному житті до 2022 року, рідко хто з нас по серйозному думав про глобальність таких речей, власне, так до сих пір живе частина світу – без особливих заморочок. Війна, голод, екологічна катастрофа. Це десь далеко… Для України з 2022 роком це стало страшною реальність, болем та найбільшим викликом за своє існування як незалежної держави.
Військові дії, руйнування виробництва, знищення центрів вирощування та меліорації – в таких умовах український ринок живе, будує нові ланцюги постачання та збуту.
Що порадити закупівельнику? Тримаймося, друже!
Частіше робіть аудити та диверсифікуйте своїх постачальників, шукайте альтернативних (APS Discovery /APS Prozorro Hub), перевіряйте, аналізуйте ваші взаємостосунки (Кабінет постачальника, рейтингування постачальників), старайтеся виявити стабільніших, з доступною та надійною логістикою, екологічно орієнтованих та вкладайте довгострокові контракти на скільки це зараз можливо, і завжди майте план Б на всяк випадок.
Внутрішні фактори ризику у закупівлях – юридичні, репутаційні, фінансові, стратегічні
Винесений у заголовок перелік ризиків є дуже і дуже не повним, але навіть такий варіант ще раз нагадує про загальну пов’язаність: що перше – стратегія чи фінанси, репутація чи контракт, закон чи прибуток. Риторично, все через кому.
Друже, закупівельнику, щоб не втрачати орієнтири – покладайся на Закон, Правила і політику процедур закупівель твоєї компанії та здоровий глузд.
Шахрайство, відкати, підтасовка документів – це не про нас і не до нас. Автоматизовані закупівлі – захист від такого роду речей. Ми забезпечимо правильні прозорі закупівлі – від чіткої авторизації/протоколювання дій до автоматизованих торгів, електронного контрактування/платежу, електронного документообігу з КЕП, тощо.
На стратегічному рівні має бути, як мінімум, централізація закупівель та аналіз даних. Централізація допомагає побороти хаос і немотивовані витрати, а аналіз – контролювати та моніторити ситуацію, відповідно оперативно реагувати.
Автоматична статистика та аналітика у розрізі закупівель, номенклатури, постачальників. Як часто Ви туди заглядаєте? Це важливо, не тільки для ТОПів. Від вашого вибору правильних товарів чи послуг для закупівлі, правильної оцінки ризиків, що пов’язані постачальниками, точності прогнозування попиту, аналіз ринку, моніторингу залежить не тільки Ваш KPI, а й KPI компанії, її репутація та стабільність, і, знову таки, стабільність вашого робочого місця=вашого власного доходу.
А ще, не забувайте про комунікацію. З постачальниками, з нами – розробниками вашого ПЗ, між собою – фахівцями, бо як кажуть: «свій до свого по своє». Ми все разом подолаємо!
І на сам кінець, підтримуйте інвестування у нові технології, зокрема, у автоматизацію управління процесами закупівель та ланцюгами постачання – це допомагає. Перевірено ринком, часом та обставинами.
