Частина 2. Дослідно-промислова експлуатація srm системи: інші організаційні та технічні моменти
У нашій попередній статті (Впровадження SRM-рішення APS SMART: дослідно-промислова експлуатація, ч.1) ми розповіли про етапи проведення дослідно-промислової експлуатації у проекті автоматизації закупівельної діяльності – тому, що повне і правильне проведення дослідного періоду промислової експлуатації гарантує в майбутньому використання вашої інформаційної srm системи з максимальною ефективністю.
Окрім огляду загального контуру процесу впровадження: “розгортання системи – налаштування – перенесення на продуктив (реальне середовище роботи) – навчання персоналу”, ми хочемо акцентувати увагу на інших організаційних і технічних моментах, від яких залежить успішна робота обох команд (нашої та Замовника), а також фінальне рішення про прийом системи до експлуатації.
- Збереження об’єктивного балансу залученості користувачів до окремих процесів. Це стосується не лише лінійного персоналу, а й керівництва.
Наприклад, один топ-менеджер хотів бачити абсолютно всю інформацію по закупівлях у компанії. Для нього налаштували систему з урахуванням усіх можливих доступів. Та коли на його пошту почало приходити по декілька сотень документів у день, це стало заважати нормальній роботі. Отже, надмірна кількість інформації або даних такий самий негативний чинник, як і недостатність інформації.
- Аналіз і оперативне (пере)налаштування процесів. Основна мета дослідно-промислової експлуатації – наступити на всі “граблі” і швидко їх “вирівняти” на технічному і на бізнес-рівні рішення. І робити це треба оперативно, з розумінням впливу результату змін на весь процес в цілому.
Також, вимагається враховувати моменти роботи деяких функцій системи, які неможливо перевірити відразу після установки і налаштування. Передусім, це може стосуватися генерації аналітичних звітів. Необхідно накопичити певний набір даних, на підставі яких можна згенерувати звіт, а потім звірити правильність результатів.
- Виконання вимог Замовника щодо доопрацювань у системі та/або щодо використання додаткових сервісів. У технічних термінах це називається “кастомізація системи під бізнес-процеси Замовника”.
Можливості нашого програмного продукту дозволяють реалізувати практично будь-яке побажання, але раціональність у підходах тут найкращий порадник.
- Моніторинг змін у регламентах підприємства, які можуть впливати на автоматизовані процеси, коректне відпрацювання задач відповідно до нових змін.
Наприклад, компанія оновила Регламент проведення закупівель, відповідно, закладені нові правила роботи мають знайти своє відображення і у системі.
- Навчання. Кожне впровадження передбачає безкоштовне навчання персоналу Замовника (1 сесійний день). Також надається вся призначена для користувачів документація для роботи у системі.
Цього цілком достатньо для свідомих і правильно мотивованих співробітників. Але є й такі, хто безвідповідально відноситься до навчання за принципом ППЗ (“прогуляв”-“проспав”-“забув”). Замовникові потрібно бути готовим до того, що, автоматизуючи закупівлі, він отримує не лише прозорі процеси, а й певне тестування свого персоналу, в першу чергу, на чесність і відповідальність.
- Форс-мажорні обставини. Форс-мажори це не лише в загальноприйнятому розумінні – пожежі, повені і т.п., а й такі чинники, як наприклад, тривала відсутність Інтернету, незаплановані простої проектних робіт з вини третіх сторін і навіть позапланова перевірка державним органом у Замовника. Це саме ті речі, що неможливо внести до плану-графіку робіт.
Разом із Замовником намагаємося передбачити, уникнути, підготувати план “Б”.
Так, впровадження автоматизації – процес непростий, але фахівці команди APS з радістю допоможуть у освоєнні та застосуванні нового, інноваційного інструменту автоматизації закупівельної діяльності.
