Презентуємо новий інформативно-моніторинговий інструмент для закупівельників та осіб, що дотичні до процесів закупівель на підприємствах.
Що таке ризик-індикатори
Індикатори ризику — це критерії із заданими наперед параметрами, використання яких дозволяє автоматично здійснювати маркування закупівель (тендери/лоти), що містять ознаки порушень або помилок.
В системі APS Smart на даний момент присутні 8 базових ризик-індикаторів звершення/не здійснення події у Тендері на етапі «затвердження рішення». Також, завдяки гнучким налаштуванням, за потреби у замовника, можемо налаштовувати (кастомізувати) інші види індикаторів -ризику.
Мета створення ризик-індикаторів в APS Smart
Мета створення цього інструментарію – значне збільшення швидкості на оцінку ухвалення рішення. Попередження порушень або помилок, моніторинг корпоративних чи державних стандартів. Скорочення витрат часу відповідальних співробітників на пошук уточнюючої інформації (протоколи, рішення, правила та корпоративні стандарти закупівель, інформація з третіх систем, тощо).
Кому зі спеціалістів варто використовувати індикатори ризику
Звичайно закупівельникам, тендерним спеціалістам, а ще – співробітникам, що дотичні до погодження закупівель (т.н. «согласованти»): служба безпеки компанії, фінансисти/економісти, compliance, ТОПи, закупівельні аудитори, тощо.
Як працюють та перелік автоматичних індикаторів ризику в APS Smart
Індикатори ризику в APS Smart задіяні на етапі Затвердження рішення у розділі “Дії” (кнопка «Ризик-індикатори» (Риск индикаторы/Risk indicators). Кнопка доступна за умов наявності у користувача прав на “перегляд ризик-індикаторів” та доступу до тендера та етапу Затвердження рішення.
Ризик-індикатори вираховуються по поточному туру. При поверненні тендера з етапу Затвердження рішення на менший або при поверненні в активний стан перераховуються згідно з внесеними змінами.
За умов переключення користувачем на тур нижче при відкритті модального вікна, Ризик-індикатори перераховуються і інформація, що відображається відповідає тому туру по якому аналізується.
За умов якщо Ризик-індикатори розрахувати неможливо або вони довго розраховуються, з’явиться відповідне повідомлення з проханням зачекати.
Кнопка Ризик-індикатори викликає модальне вікно яке має назву “Результати перевірки». Інформація, що виводиться у модальному вікні “Результати перевірки” розділена на блоки “Тендер” та “Лот”, що вказує на те, в рамках чого, аналізувалась інформація. Відповіді представлені словами «так» і «ні», також кожна позиція має відповідне кольорове маркування піктограмами для зорової акцентуації.
Ризик-індикатори у блоці Тендер
Блок «Тендер» містить дві перевірки:
- “Фактичний період прийому пропозицій туру не менше вказаного в момент публікації процедури” – перевіряє чи сумарний фактичний час прийому пропозиції дорівнює або більше того, що був вказаний в момент публікації.
- “Тур був опублікований на М та більше годин” – перевіряє чи сумарний фактичний час прийому пропозиції в поточному турі дорівнює або більше встановленого параметру М (налаштовується).
Перевірки виконуються та відображаються для всіх типів тендерів (RFx, Аукціон/Редукціон) окрім Реєстрації закупки та для всіх прийнятих рішень по лоту ( Завершено з переможцем, Перенесено на наступний тур, Скасовано).
Ризик-індикатори у блоці Лот
Блок «Лот» містить 4 перевірки:
- 1. “Всі переможці лота мають найкращий рейтинг своїх пропозицій” – перевіряє чи переможець(і) по позиції(ях) лота мали найвищий рейтинг за результатами туру. У випадку відповіді “Ні” – обраний переможець контрагент має не найвищий рейтинг.
- “Всі переможці лота не мають статусу “Заблокований” на майданчиках екосистеми APS”- перевіряє контрагента переможця по лоту на наявність у нього статусу “Заблоковано” на підключених майданчиках APS.
- “Повної або часткової дискваліфікації пропозицій учасників по лоту не зафіксовано» – перевіряє наявність дискваліфікацій часткових або повних у лоті поточного туру у всіх поданих пропозиціях
- “Лот відмінений, в ньому немає не дискваліфікованих пропозицій учасників” – перевіряє наявність пропозицій по лоту, наявність дискваліфікованих повних або часткових за умов прийнятого рішення “Скасовано”. Відповідь “Так” – лот скасовано і по лоту не було подано пропозицій; лот скасовано і всі пропозиції були дискваліфіковані; відповідь “Ні” – лот скасовано і по лоту є подані пропозиції; лот скасовано і є часткова дискваліфікація.
Перевірка 1,2,3 виконуються та відображаються для всіх типів тендерів (RFx, Аукціон/Редукціон, Реєстрація закупки) та для прийнятого рішення по лоту “Завершено” з переможцем; перевірка 4 виконується та відображається для всіх типів тендерів (RFx, Аукціон/Редукціон, Реєстрація закупки) та для прийнятого рішення по лоту “Скасовано”.
Тож, шановні колеги, що виконують не просту місію відповідальності за погодження і закупівлю, інструмент саме для вас! Скористайтеся та полегшіть свою працю!
