15 мильярдів економії від автоматизації.
Ефективне управління закупівлями – актуальний бізнес-тренд 2019 року, який за останні роки тільки набирає обертів. Нестабільність економічної ситуації, що пов’язана з несприятливими зовнішніми політико-економічними факторами, змушує український бізнес шукати нові шляхи для оптимізації власних виробничих витрат. При цьому на закупівлі для потреб виробництва і обслуговуючих підрозділів доводиться від 50 до 80% всіх матеріальних витрат підприємства. Як наслідок – будь-яке зниження таких витрат безпосередньо впливає на норму прибутку компанії. Але щоб управляти і знижувати, спочатку необхідно виміряти. Легко виміряти кількісні показники вже стандартизованих закупівельних процедур – а що робити, якщо це безліч відділів і виконавців, кожен з яких має свої повноваження, процеси і виробничі потреби? До того ж не можна порушити безперебійність постачання підприємства: затверджений план має бути виконаний!
Наприклад, з такими труднощами зіткнувся один з провідних виробників ковбасних та м’ясних виробів на ринку України. Закупівлями в цілому займалося 100 осіб у 6 дочірніх підприємствах.
Підприємство регулярно потребує ПММ, запчастини, корми для худоби, ветпрепарати – всього понад 160 категорій, та працює з понад 6000 постачальниками.
Оцінка постачальників велася буквально ручкою у журналі. Різні підрозділи використовували різні облікові системи. Через це процеси закупівель були ускладненими і затягнутими.
Після запуску SRM APS SMART та інтеграції з обліковими системами, вдалося оптимізувати процес закупівель. За три роки економія на них склала 12% – 1,71 млрд грн.
Інтелектуальна система управління закупівлями APS SMART прийде на допомогу вашому бізнесу. Програма автоматизації закупівель APS SMART вже впроваджена більш ніж в 70 найбільших компаніях України. Загальний оборот угод, проведених через систему, склав близько 190 млрд. Гривень, а сукупний обсяг фінансової економії – більше 15 мільярдів гривень, як повідомляє провідний український портал LIGA.NET.
В процесі впровадження ми зіштовхувалися з типовими загальними і галузевими проблемами українських компаній, які, можливо, стоять зараз й перед вашим бізнесом, перешкоджаючи підвищенню його конкурентоспроможності. Необхідність вирішення поставлених завдань сприяла розробці нових функцій й алгоритмів автоматизації всіх бізнес-процесів закупівельної діяльності. В цілому за останній час можна виділити кілька глобальних трендів оптимізації закупівель.
Тренд 1. Централізація управління закупівлями.
Проблема, яку протягом минулих трьох років вирішували (і успішно вирішили в ході автоматизації) провідні українські холдинги. В основному характерна для багатопрофільної групи компаній, в складі якої різні автономно керовані підрозділи займаються закупівлями кожне для своїх потреб, без урахування цілісності мети і без загальної системи контролю. Впровадження системи «єдиного вікна» для управління процедурами закупівель дає вагомий фінансовий результат, в чому не раз переконалися наші клієнти:
За словами СЕО Trade Hub Максима Леонтьєва: “В рамках реорганізації своїх закупівель ми визначилися з концепцією організаційних змін, з технічним рішенням по автоматизації і, в подальшому, реалізували проект разом з APS SMART. Закупівельну функцію ми винесли в окремий підрозділ з чітким централізованим управлінням, що в подальшому дало нам повний контроль над закупівлями по всіх виробничих підрозділах групи компаній. В тому числі, за допомогою системи наші показники з економії закупівель істотно зросли, наприклад, тільки у серпні ми заощадили для компанії близько мільйона гривень”.
Тренд 2. Імплементація електронних торгів.
Часто автоматизація управління закупівлями підприємства починається зі звернення в нашу компанію щодо автоматизації операцій подачі тендерних заявок. Тендери «рулять» при здійсненні закупівель, у тому числі і тих, для яких немає законодавчо визначених обов’язкових тендерних процедур. А об’єднання в загальний ланцюжок всіх ланок закупівельного процесу: формування потреб, оформлення та погодження заявок, проведення тендеру та вибору постачальника, підписання контракту і приймання товару, – можна назвати, практично, втіленням мрії при 100% контролі цих процесів. До того ж реалізація закупівель повного циклу, від заявки до платежу, істотно скорочує витрати часу – економія на заявочній кампанії, запиті пропозицій та укладенні контрактів сягає 70%.
Що сприяє успішному проведенню тендера? Для укладення вигідного (і згодом неухильно виконаного!) Контракту на поставку необхідно забезпечити:
- участь необхідної кількості постачальників з конкурентними пропозиціями;
- можливість аналізу й оцінки діючих і майбутніх контрагентів, відповідно до їхньої історії участі у торгах та забезпечення поставок;
- урахування всіх умов майбутніх поставок.
Система APS SMART забезпечує можливість автоматичного режиму прийняття рішень щодо вибору переможця, виходячи з усієї сукупності цінових і нецінових критеріїв, і навіть піклується про те, щоб забезпечити належний рівень конкуренції в тендері. Також, для розширення бази постачальників, пропонує роботу з електронною платформою продажу і закупівель. Крім того, використання функціоналу електронних торгів здатне впливати і на дохідну частину: аукціони як новий канал продажу власної продукції можуть виявитися дуже ефективними. Так, ці зміни не відбудуться миттєво і потребуватимуть вкладень, але й ефект від впровадження, якщо підрахувати його у гривнях, вражає:
Великий агрохолдинг Астарта взяв під контроль всі заявочні і тендерні процедури на всіх своїх підприємствах і в усіх регіонах України і за поточний рік заощадив 4,8% коштів, що в грошовому еквіваленті для такого великого підприємства не мало.
Тренд 3. Supplier Relationship Management.
Останнім часом теза «купити дешевше» поступається місцем розумінню того, що побудова довгострокових взаємин із постачальниками в кінцевому підсумку приносить значно більше вигоди. При цьому поняття «управління взаємовідносинами з постачальниками» має на увазі не тільки ключових постачальників, але й всі поставки для забезпечення потреб компанії, в тому числі для управлінських та «другорядних» підрозділів – в такому випадку розробляються стандарти процедур закупівель, виходячи з їх пріоритетності, а також загальні рекомендації по роботі з транзакційними постачальниками (тобто такими, які не є стратегічними партнерами). Для стратегічних партнерських відносин велике значення має прогнозування та планування закупівель, а відкритість інформації сприяє взаємовигідним угодам. SRM (Supplier relationship management )- це гнучка система, що адаптується під поточні виклики: збільшення прибутковості компанії можна досягти не лише за рахунок неухильного скорочення витрат (адже таке скорочення має свої межі, і в свою чергу може негативно вплинути на продуктивність та на якість продукції), але й за рахунок відкриття «нових горизонтів», нехай навіть і в довгостроковій перспективі.
APS SMART – це комплексне програмне рішення класу SRM, система, з якою процес управління закупівлями виходить на якісно новий рівень:
Головні переваги системи – зниження витрат і 100% контроль витрат на постачання, до 20% фінансової економії за рахунок зниження цін на закупівлю, збільшення кількості постачальників, підвищення конкуренції, зниження складських запасів й економії робочого часу, а також кількості задіяних закупівельників.
Якщо перед вами стоїть завдання оптимізації управління закупівлями і постачанням, і проблеми економії на закупівлях – важливі для вашого бізнесу, телефонуйте нам негайно!
Команда APS SMART готова провести експертизу вашого закупівельного процесу і кваліфіковано відповісти на будь-яке поставлене питання на тему автоматизації закупівель.
До скорої зустрічі!
