Оптимізація закупівельної діяльності підприємства: цілі, способи, можливості
Ринок – практично синонім слова «конкуренція». Стати більш конкурентоспроможним – це можливість завоювати і утримати лідируючі позиції, інакше кажучи – бути успішним. Одним з факторів, що впливають на конкретність та успіх є оптимізація бізнесу і його процесів (в цьому випадку ми говоримо про вже налагоджені бізнеси, тому що на етапі стартапів визначальними будуть інші фактори). Керівництво таких компаній давно прийшло до розуміння того, що оптимізація закупівельних процесів і закупівельної діяльності в цілому (особливо для виробничих підприємств) забезпечує довгострокові, тобто стратегічні переваги – а значить, грає велику роль у побудові майбутнього компанії.
Оптимізація закупівель – це процес організації та регулювання закупівельної діяльності, яка дозволяє знизити витрати на закупівлі, в тому числі витрати на постачання / забезпечення виробництва. «Ідеальна» оптимізація досягається як за рахунок прямих, так і непрямих факторів.
Автоматизована система управління закупівлями APS SMART успішно вирішує завдання оптимізації закупівель для всіх галузей і масштабів бізнесу на українському ринку: загальна сума економії за весь період впровадження на початок 2020 року склала більше 15 мільярдів гривень.
Управління закупівлями і постачанням: пряма оптимізація витрат
До можливостей «прямої» оптимізації витрат на закупівлю відносяться:
- Зниження витрат за рахунок консолідації потреб;
- Зниження витрат завдяки ефективному управлінню запасами;
- Підвищення ефективності закупівель через автоматизацію тендерних процедур.
Консолідація закупівель
Консолідація закупівель – це збір заявок від різних підрозділів з подальшою закупівлею загального обсягу необхідних товарів. Економія досягається за рахунок різниці оптових і роздрібних цін – великі закупівлі приносять більше вигоди. Адже, крім цін, оптові постачальники можуть запропонувати більш вигідні умови постачання. Таке рішення відмінно працює для компаній з великою кількістю територіально-розосереджених підрозділів (агро- і промислові холдинги, будівельні корпорації).
Автоматизація тендерних закупівель
Оптимізація закупівельної діяльності практично неможлива (і однозначно не така ефективна) без автоматизації. Часто її впровадження починається з автоматизації тендерних процесів, що дозволяє:
- враховувати всі критерії (в тому числі нецінові) при виборі постачальника (переможця тендеру);
- формувати, зберігати і використовувати для прийняття рішення про закупівлю «історію» постачальника (фактори повноти та достовірності документації тендеру, дотримання умов поставок і контракту в цілому та ін.);
- контролювати процедури і повноваження для узгодження тендерних заявок відповідно до політики компанії в частині класифікації та делегування закупівель;
- контролювати дотримання плану закупівель;
- формувати звіти і дані в реальному часі.
Автоматизація тендерних операцій передбачає налагоджену взаємодію з внутрішніми замовниками (підрозділами та філіями) і, як правило, централізоване управління закупівельними процесами.
Автоматизація тендерів від APS SMART прискорює час проведення тендеру і укладення контракту на 50-75% і знижує витрати на укладання договорів і закупівлі в цілому до 30%.
Управління запасами і логістика
Правильне управління запасами та постачанням дозволяє уникнути зайвих закупівель (того, що вже є складі) і знизити витрати на логістичну складову: наприклад, своєчасний перерозподіл ресурсів між філіями, наприклад, одна філія змушена систематично закуповувати те, що зберігається і не використовується на іншій, а перерозподіл такого товару може виявитися більш вигідним. Для прийняття таких рішень необхідно мати зведені дані про потреби і запаси в розрізі всіх внутрішніх замовників.
Централізація закупівель
Ефективне управління запасами і консолідація закупівель забезпечуються шляхом централізації закупівельних функцій. Централізація також підвищує прозорість операцій. Іноді це може привести до створення окремої організаційної структури. Однак, це не означає тотального контролю «центру» – різним підрозділам можуть бути делеговані різні повноваження відповідно до їх компетенцій: закупівлі сировини для виробництва, комплектуючих для техніки, послуг із забезпечення офісів і ін. Можуть частково здійснюватися відділами або філіями в залежності від обсягів і згідно до затверджених закупівельних планів. Комплексна централізація управління закупівлями забезпечує:
- моніторинг складських запасів на всіх складах;
- швидке узгодження і консолідацію потреб;
- максимальну ефективність і прозорість тендерних процедур;
- облік і контроль поставок і пов’язаних витрат;
- фіксацію, однаковість і системність процедур і процесів закупівлі.
Розуміння закупівель як наскрізного бізнес-процесу, що пов’язане з іншими процесами забезпечення життєдіяльності компанії, дає істотну підсумкову економію витрат.
Головними результатами централізації для цілей стратегічного управління і розвитку підприємства є:
- Достовірне прогнозування потреб для складання плану закупівель;
- Гнучке операційне управління закупівлями і постачанням в масштабі всієї компанії;
- Доступність необхідної інформації для стратегічного аналізу і планування;
- Побудова цілісної і функціональної системи управління взаємовідносинами з постачальниками (srm).
Досвід впровадження системи управління закупівлями APS SMART показує, що економія від раціональної централізації може скласти десятки мільйонів гривень в перший же рік. Автоматизована система SRM APS SMART надає широкі можливості для управління закупівлями і постачальниками в масштабі всієї компанії.
Управління постачальниками. Роль SRM в оптимізації закупівель
Один з аспектів управління взаємовідносинами з постачальниками, на якому базується побудова стратегії такого управління – це класифікація і сегментація постачальників. Поділ постачальників на стратегічних (тих, на кому «зав’язано» забезпечення основних бізнес-процесів) і «операційних» (заміна яких не відіграє суттєвої ролі) допомагає правильно розподілити функції та порядок взаємодії осіб, відповідальних за організацію і проведення різних закупівель, узагальнити і регламентувати закупівельні процедури, моніторити і своєчасно реагувати на зміни в діяльності ключових постачальників.
Планування закупівель
Планування проводиться на підставі планів виробництва і продажу, даних про закупівлі та їх споживання за минулий плановий період, консолідованої інформації про поточні потреби і складські залишки. Бюджетування закупівель відбувається з урахуванням даних фінансового планування (графіка руху грошових коштів), виходячи з передбачуваної вартості на підставі інформації про минулі і поточні ринкові ціни. Річний план закупівель в автоматизованій системі є підставою для побудови маршрутів узгодження документації та контролю за закупівлями (їх доцільністю, своєчасністю) і витратами на них. Відхилення від плану в попередньому періоді стають відправною точкою для оцінки ефективності планування та подальшої оптимізації планованих поставок за умовами (термінів, сум і ін.) І постачальникам.
Планування бюджетів «присвячений» окремий модуль системи APS Budget. У комплесі з іншими можливостями системи управління закупівлями APS SMART він дозволяє автоматизувати контроль за дотриманням закупівельних планів і процедур, а також отримувати звітні дані для аналізу і коригування.
Оптимізація відділу закупівель
Не можна говорити про успіх в оптимізації у відриві від кадрової роботи з персоналом закупівель. «Оптимізацію персоналу» можна проводити одним або декількома способами одночасно:
- змінити (збільшити або скоротити) кількість співробітників;
- переглянути (розділити, поєднати, наділити повноваженнями для узгодження і делегування) функціональні обов’язки і / або організаційну модель підрозділу (структуру відділу);
- впровадити програму навчання (підвищення кваліфікації);
- автоматизувати роботу відділу.
Підвищення кваліфікації фахівців із закупівель
Успішні компанії приділяють велику увагу своїм співробітникам (простим закупникам, менеджерам, керівникам закупівель). На жаль, немає вищих навчальних закладів, де б навчали «на закупника», а навчання на спеціалізованій міжнародній програмі (CIPS) доступно не для всіх. Тому внутрішньо корпоративне навчання фахівців (тренінги, курси, семінари, участь у профільних заходах) і постійне підвищення їх кваліфікації – ще один важливий аспект оптимізації процесу закупівель на підприємстві.
Аутсорсинг закупівель
Замовник торгів може делегувати проведення закупівель сторонньому підряднику – наприклад, якщо у нього відсутні тендерні фахівці. Звичайно, всі істотні критерії для проведення тендера в цьому випадку повинні бути задокументовані. На аутсорс також можуть бути віддані не всі закупівлі, а тільки «непрофільні» для основного бізнесу – логістика, проведення івентів, закупівля маркетингових матеріалів (POS), клінінг і т.п. Це добре працює для сфер бізнесу, де є частина основного бізнесу (наприклад, торгівля паливом), і є частина допоміжна (HoReCa на АЗС).
APS SMART допоможе підібрати кваліфікованих закупівельників в штат Вашої компанії – або забезпечить професійний аутсорсинг Ваших закупівель, в повній відповідності до вимог, політики і специфіки Вашого бізнесу.
Оптимізація системи закупівель. APS SMART – досвід і результати впровадження
Наша компанія займається автоматизацією управління закупівлями на базі світових стандартів вже багато років. Ця діяльність багатогранна і багатоаспектна. За допомогою SRM системи APS SMART, досвіду наших експертів закупівельної діяльності, наших співробітників, ми повністю покриваємо всі напрямки якісної побудови і оптимізації системи закупівель в будь-якій компанії – від гігантських холдингів до невеликих фермерських господарств.
Що ж ми можемо вам запропонувати? І частково, і в комплексі є безліч можливостей в рамках єдиного рішення:
- Пряма оптимізація всіх ваших тендерних процесів: аукціон / редукціон, торги на зниження. Оптимізація процесу проведення тендерів: робота з тендерною документацією, копіювання тендерів, архіви тендерів;
- Онлайн електронні торги, дозволяють одночасно торгувати в режимі многолотовості і багатопозиційності (до 1 тис. позицій в 1 лоті);
- Централізація та консолідація закупівель. Обслуговування холдингів з територіально-розподіленою структурною організацією бізнесу. Централізація закупівель підрозділів, закупівлі консолідованих обсягів з метою економії на вартості, з наступним поділом закуплених товарів по місцях поставок (за цінами, на які у випадку окремої закупівлі навряд чи можна було б розраховувати);
- Інтеграція даних про закупівлі з обліковими та іншими системами компаній, від 1С до SAP, в тому числі для інтеграція про державні закупівлі;
- Аналітика закупівель в будь-яких розрізах, KPI. Архіви закупівель / торгів та всіх подій, з ними пов’язаних;
- Оптимізація управління запасами. Модуль Заявки на закупівлю передбачає перевірку та управління залишками запасів (мінімізація «зайвих» закупівель), є можливість кастомізації системи для обліку буферних запасів і товарних запасів в дорозі;
- Оптимізація роботи з постачальниками, управління постачальниками за допомогою наборів оціночних критеріїв;
- Планування закупівель. Від виявлення потреби на закупівлю до контракту, замовлення і поставки. Можливість автозамовлення з розрахунком потреби і урахуванням терміну поставки (на базі формул споживання виробництва). Зв’язок з планами виробництва;
- Аутсорсинг закупівель. Будь-які закупівлі «за вас». Віддайте професіоналам те, що забирає у вас час, зосередьтеся на головному – на своєму бізнесі!
- Онлайн цифровізація спільноти закупників (розсилки та інформація по фактично будь-яких сучасних електронних каналах). Ми завжди на зв’язку!
- Навчання та рекрутинг закупівельників. Ми підготуємо або підшукаємо для вашої компанії кращих професіоналів.
І це – тільки базові можливості. Ви можете почати з невеликого: дорогу підкорює той, хто йде. Здійснюйте закупівлі оптимально, раціонально і правильно!
Контакти консультантів по впровадженню: + 38 (067) 829-08-77
