Видите, какое у нас сегодня название в статье интересно. Если с первым словосочетанием о закупке постоянного ассортимента с определенной периодичностью как-то понятно, то, что такое «вечный» тендер да еще с элементами sourcing и benchmark догадаться сложно. Давайте по порядку.
Классический закупочный процесс
Классический закупочный процесс (purchasing и procurement) специалистам понятен, а в нашей системе APS Smart реализован полным циклом: появляется потребность в закупке, оформляется через заявки, удовлетворяется тендером и далее реализуется процесс приобретения по обстоятельствам и в соответствии с бизнес-процессами предприятия.
Основным моментом здесь, конечно, есть возникновение потребности закупки. Нет необходимости в закупке товаров или услуг – ничего не происходит, ничего не закупается. Но логично предположить, что у предприятия существуют периодические потребности на закупку и часто это один и тот же ассортимент.
Относительно классики сорсинга (sourcing in supply chain) – это комплекс действий (стратегия), реализуемый компанией для обеспечения своих потребностей в поиске, приобретении, обеспечении своих потребностей. То есть, если упростить – вам нужно, вы закупаете, то вы и «сорсите», ищите поставщиков и товары.
Как это реализуется сейчас
Классически – повторным созданием новых заявок и/или новых тендеров со стороны заказчика. И, соответственно, приглашением к торгам старых поставщиков и поиском новых контрагентов. У нас в APS Smart для упрощения и облегчения работы успешно используются механизмы:
- автоматического и полуавтоматического создания заявки/тендера по внешней системе;
- копирование заявок и тендеров;
- автосоздание заявок в forecast-е.
Это хорошо. Но если взглянуть на реальные потребности реальных заказчиков несколько с другой стороны, то ситуация выглядит интереснее.
Предположим, что у предприятия возникают некоторые потребности, при этом:
- периодическое создание заявок/тендеров становится неэффективным;
- предприятие имеет постоянную неограниченную потребность в чем-либо;
- периодическая потребность крайне неуправляемая: возникает стохастически и требует мгновенной удовлетворенности;
- потребность существует постоянно, но время и объемы не ясны до определенного момента или в принципе вариативны в зависимости от цены, например. Знакомые ситуации?
Именно такие и подобные ситуации стали основой для реализации в нашей системе нестандартного варианта сорсинга по поиску и приобретению контрагентов и поставке товаров – «наоборот».
Как работает sourcing «наоборот»
В случаях, как указано выше, наиболее оптимальна «перевернутая» схема процесса закупки: потребность постоянно существует, доступна к ознакомлению контрагента; при этом фактическая закупка или продажа может производиться через «срез» ситуации на определенный момент времени. Причем момент создания этого «среза» остается полностью в зоне ответственности инициирующей стороны, что означает автоматическое возложение на сторону контрагента обязанности поддерживать свои предложения по потребности в актуальном состоянии. Под актуальностью здесь понимается как ценовое предложение, так и готовность поставить (забрать) товар или оказать услугу в соответствии с условиями, зафиксированными на данный момент «среза».
Честно скажем, что вот эта постоянная готовность контрагента – это самое узкое место в этом процессе. Но тот поставщик, который хочет максимально расширять свои возможности сбыта, будет поддерживать актуальность своих предложений.
Как реализуется «вечный» тендер
На практике, по крайней мере на верхнем уровне, реализация периодических закупок постоянного ассортимента выглядит следующим образом:
- публикуется долговременная закупочная или продажная процедура типа RFx;
- контрагенты имеют возможность заходить в нее, подавать-отозвать-корректировать свое предложение;
- в какой-то момент времени автор процедуры делает «срез» процедуры: например, созданием копии — новой процедуры на этапе приема предложения или раньше с предложениями контрагентов, которые есть на момент среза. Далее выбор поставщика и закупка;
Или же просто;
- долговременная процедура остается неизменной и продолжает существовать (быть доступной) в дальнейшем, почти «вечно».
Практические разновидности процедуры «вечного» тендера
Простая процедура долгосрочного тендера – это когда контрагента приходится поддерживать в актуальном состоянии только цену по позициям. Подходит, например, для нужд предоставления услуг (где количество = 1 или равно какому-либо постоянному). Контрагент может единовременно ввести ответы на указанные условия (общие критерии), а цены корректировать время от времени. Актуальность цены также можно понять по дате представления предложения.
Сложная — когда контрагенту приходится поддерживать в актуальном состоянии не только цену по позициям, но и иметь доступное количество для продажи. Особенно это хорошо для закупки ТМЦ.
Работа с «вечными» тендерами в Кабинете Заказчика и Кабинете Контрагента APS SMART и неавторизованных пользователей
В Кабинете Заказчика такого типа тендеры (в форме «sourcing») или, как мы их назвали «вечные», создаются на отрабатываемые в привычном формате RFx с определенными особенностями. Например, в момент создания дата начала приема предложений автоподставляется нынешняя дата, дата окончания приема предложений – такая же дата, но в следующем году (это же длительная процедура). Все остальное – критерии, документы, согласования, как и в обычном тендере.
А вот дальше, на этапе приема предложений (раздел «Работа с тендером») у автора тендера появляется возможность «Зафиксировать предложения» (Capture proposals), то есть снять первые информационные срезы с предложений. Таким образом, заказчик получает некий bеnchmark (эталонный) сравнительный показатель, анализ) рынка, цен, поставщиков на текущее время.
Допустим, процедура sourcing висела год, продолжавшаяся при необходимости, и вдруг потеряла смысл. Тогда автор тендера переводит ее (или автоматически переводится в связи с истечением срока приема предложений) на Обработку данных, затем до Выбора решения.
В Кабинете Котрагента во вкладке «Коммерческие тендеры» такого типа тендеры отображаются (таб Sourcing) по разному, в зависимости от того – это авторизованный, не авторизованный ли контрагент
Для неавторизованного: таб показывается, если есть хотя бы один тендер типа sourcing на приеме предложений. Если нет – таб пуст. После завершения – отображается в Архиве среди остальных тендеров.
Для авторизованного: sourcing процедура показывается контрагенту если она новая или если контрагент подал в ней предложение, а затем отозвал. Если подал – то процедура перемещается в Текущее с меткой «Я участвую», то есть как для обычных тендеров. Завершенные процедуры в «Завершенные» или «Архив» в зависимости от степени участия контрагента в этой процедуре.
Процедура-результат внезапно появляется как таковая, в которой они подали предложение.
Краткие выводы
Вы уже поняли, такой способ проведения тендеров на закупку товаров на постоянной основе с не четким планированием факта самой закупки достаточно хорошо оптимизирует процесс долговременных закупок, экономит ресурс на постоянное создание и обновление тендеров, позволяет делать бенчмарк текущей ситуации рынка, отслеживать и анализировать данные в долготекущей перспективе.
Эффективных закупок! Обращайтесь!
