НОВИНКИ ВЕРСИИ 3.1. Новый уровень компетенции и оптимизации рабочих процессов управления закупками и поставками, в том числе закупок через тендерные процедуры.
Друзья, анонсируем новинки системы управлeния закупками APS SMART, версия 3.1.
В данной версии много разработок, которые были сделаны по просьбам и предложениям наших клиентов. Это очень хороший показатель того, что система активно используется, а также пополняется функциями, которые нужны профессионалам закупок для ежедневного обеспечения их деятельности и генерации прибыли компаний. Итак, помодульно:
ЗАЯВКИ
Поштучные заказы не в тренде. В модуле Заявки, в форме «Заявки на исполнении» добавлена возможность массового создания заказов на поставку из заявок на исполнении, имеющая название «Создать заказы из заявок». Простыми словами: для циклических/периодических заказов на поставку теперь нет необходимости каждый раз создавать отдельно заказ, особенно если известны поставщик и цена, и таких поставок – десятки; теперь достаточно один раз нажать на кнопку.
ТЕНДЕРЫ
Персональное приглашение для поставщика. Для закрытых тендеров, находящийся на этапах «Подготовка документации», «Корректировка критериев» или «Прием предложений», добавлена возможность приглашения контрагентов по e-mail. Т.е. если заказчик видит, что по какой-то причине есть недостаток предложений от поставщиков, он может пригласить потенциальных поставщиков дополнительно.
Скачивание архивов документов. Во вкладке «Прикрепленные файлы» в тендере в Кабинете Закупщика добавлена кнопка «Скачать все документы контрагентов», с помощью которой закупщик или согласующий может скачать все файлы (ответы на критерии файлового типа), прикреплённые контрагентами в тендере во время подачи предложения. Результат скачивания: архив с файлами с разбиением по индивидуальным папкам для каждого контрагента. Поштучное скачивание каждого документа под каждого контрагента уже не требуется.
Типы закупки RFx. В Паспорте тендера добавлена возможность конкретизации для типа закупки RFx:
- RFP (Request for proposal = Запрос предложения);
- RFQ (Request for quotation = Запрос цены);
- RFI (Request for information = Запрос информации).
Это удобно и для закупщика, и для поставщика (особенно для компаний, занимающихся международными закупками). По типу закупки сразу понятно, что требуется от контрагента, если это «запрос предложения» — то разговор уже предметный, а если это «запрос информации», Ваше право предоставить информацию или нет.
CPV. CPV справочник – международный справочник товаров и услуг уже давно прочно вошел в жизнь закупок и продаж. Это привычный инструмент определения товарной категории.
В нашей системе, в Паспорте тендера добавлена область «Категории CPV». Пользователь может выбрать в ней от 1-й до 5-ти категории CPV по которой он работает.
Эта информация будет отображена на платформе агрегированных закупок, где публикуются закупки всех наших заказчиков. Поэтому закупщику рекомендуется корректно и максимально полно заполнить этот раздел – ведь потенциальные поставщики достаточно часто ищут закупочные процедуры по кодам CPV.
Закупка по приведенной цене. Мы ранее писали о такой интересной и нужной функциональности как закупка по приведенной стоимости. Теперь такая возможность реализована и для проведения Аукциона/Редукциона.
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ
По многочисленным просьбам заказчиков:
В Интерфейсе Кабинета закупщика — реализована настраиваемая возможность отображения панели «Сводная аналитика» или вкладки «Список активных задач». Может настраиваться индивидуально, например, руководитель быстрее всего захочет сразу увидеть на экране последние актуальные данные по аналитике, а рядовой менеджер-закупщик – свои текущие задачи.
Датирование Поставки. Для атрибута тендера введено понятие условия — «Дата поставки из заявки».
Работает это таким образом: если тендер создаётся из заявок и в тендере есть атрибут «Дата поставки» с вышеуказанным условием (например, поставка через 10 дней после даты завершения тендера), то для позиций тендера значением атрибута будет автоматически подставлено значение даты (этих 10 дней) для поставки позиции из заявки.
Пароли для VIPов. В некоторых компаниях есть менеджеры, которые, по разным корпоративным причинам, могут не подпадать под общие политики Службы Безопасности. Для них реализована возможность регулирования периода смены пароля, индивидуально для каждого пользователя. Используя «Собственные настройки срока действия пароля», можно настроить срок действия пароля пользователя на свое усмотрение, например, срок неограничен или работает по заданному критерию.
Заказ из Контракта. В модели согласования заказа добавлено 2 новых условия: «Заказ из контракта без тендера» и «Заказ из контракта с тендером».
Будучи выбранным для группы согласующих, условное согласование «Заказ из контракта без тендера» срабатывает в заказе если ни одна из позиций заказа не проходила через тендер.
Условное же согласование «Заказ из контракта с тендером» срабатывает в заказе в случае, если хотя бы одна позиция заказа прошла через тендер.
ИНТЕГРАЦИЯ
Наша система умеет не только «забирать», но и «создавать» данные. Что во многом оптимизирует связанные процессы управления и организации.
В пуле методов интеграции реализован набор новых методов по работе с документами модуля «Контракты», позволяющих добавление:
- контракта;
- текста контракта;
- спецификации;
- позиций в спецификацию;
- дополнительного соглашения;
- файла к договору, спецификации или дополнительного соглашения.
ЗАКАЗЫ НА ПОСТАВКУ
Калькулирование показателей «количество-стоимость». Добавлена возможность редактирования полей «Цена» и «Количество» для позиций, позволяющая определить количество по позиции, в зависимости от стоимости (цены). По сути, создан некий «калькулятор», позволяющий при известной, фиксированной стоимости позиции определять оптимальный набор значений количества и цены (для Заказчиков, работающих по этой схеме).
Замена номенклатуры. Реализовано в позиции Заказа на этапах «Формирование» и «Приемка» при наличии у пользователя соответствующего права. Замена позиции возможна только на позицию из той же категории. В жизни это примерно может выглядеть так: был заказан кирпич красного цвета (один артикул), а в момент приемки оказалось, что он желтый (другой артикул). Если для заказчика данный факт это не проблема, то он спокойно принимает желтый кирпич на склад и в ручном режиме редактирует номенклатуру (естественно с соответствующим логированием и последующим согласованием этого факта).
ПОСТАВЩИК
IBAN (International Bank Account Number). Для удобства регистрации расчетных документов между контрагентами.
В классической форме регистрации контрагента добавлено поле международного номера банковского счета IBAN (International Bank Account Number), который, благодаря сокращению количества реквизитов, должен сделать более удобным процесс формирования расчетных документов, а также позволит гармонизировать украинское платежное пространство с европейским.
APS DISCOVERY (сервис рекомендаций)
Только живые контакты. В сервисе рекомендаций (APS Discovery) уменьшен объём данных, служащих источником для извлечения контактной информации – оставлены лишь актуальные тендера с активными контрагентами, «живость и активность» которых подтверждается их периодическими участием и победами в тендерах.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ЗАКУПОЧНЫХ ПРОЦЕССОВ
Последнее время много задач мы решаем по обеспечению безопасности закупочных процессов, рынок требует профессиональных подходов также и в этом вопросе. Об этом более подробно мы постараемся рассказать в нашей следующей статье. А пока – об улучшении функционала для Служб Безопасности компаний в версии 3.1.:
Модуль Заявка
Модифицирован и расширен «Отчет о состоянии закупки» в Заявке на этапе «Завершено». Добавлено два раздела:
- Журнал согласования (по текущей заявке);
- Комментарии СБ (данные берутся из карточки контрагента).
Последний упомянутый раздел отчета содержит три столбца:
- Наименование контрагента;
- Текущий статус СБ;
- Код ЕГРПОУ контрагента.
Модуль Тендеры
В модуле «Тендер» на этапе «Обработка данных» при выборе отображения «Представление по контрагенту» справа от наименования контрагента теперь отображается код ЕГРПОУ, что облегчает сотрудникам Службы Безопасности поиск и проверку контрагента.
Модуль Администрирование
Реализован инструментарий создания и использования собственных статусов СБ, персонально под потребности заказчика.
