В нашей предыдущей статье мы разбирались какие электронные торговые/тендерные площадки, биржи и системы управления закупками существуют, для чего они созданы, и какие между ними отличия. И определили, что главное отличие электронных торговых площадок от автоматизированных систем управления закупкам, в их целевом назначении. Для площадки – это проведение торов, для системы – автоматизация внутренних процессов и документооборота компании по управлению закупками/продажами.
Теперь поговорим об автоматизации закупок «по серьезному».
В сфере управления — деятельность, направленная на формирование стратегии взаимодействия с контрагентами, оптимизацию закупочных бизнес-процессов, планирование и контроль бюджетов, анализ результатов закупок (в т.ч. по работе с поставщиками) — называется «supplier relationship management» SRM).
«…те, кто способен работать, руководствуясь принципами SRM, могут создать огромную ценность для своего бизнеса». (Jonathan Webb, Forbes).
Преимущества SRM методологии
Быстрота и обоснованность решений. С помощью количественных и качественных данных, можно быстро выявлять риски, возможные уязвимые места в цепочке поставок, управлять всей цепочкой, повышать прозрачность закупок, аргументированно реагировать на аудиты.
Снижение прямых затрат. Прямые затраты значительно уменьшаются за счет консолидации потребностей на закупку и централизации закупочной деятельности; за счет автоматизации и увеличения скорости проведения тендерных процедур, сокращения закупочного цикла, а также за счет более эффективного управления запасами.
Постоянное развитие и совершенствование бизнес-процессов. Большинство процессов, независимо от того, насколько хорошо они выстроены, обычно можно всегда улучшить. Открытые и хорошие взаимоотношения между закупщиками и поставщиками способствуют обогащению идеями по совершенствованию продуктов и услуг, инновациями в общих процессах по взаимодействию, а также влияют и на развитие самих программных продуктов. В свою очередь, мы как разработчики ИТ-систем и продуктов, давно поняли, что наши клиенты и закупщики и поставщики – это наши учителя.
Win-Win аутсорсинг. Аутсорсинг закупок еще одна сфера где SRM принципы незаменимы. Доверительные отношения с лучшими поставщиками у проверенных «закупочных операторов», позволяет компаниям передавать им некритичные задачи по закупке на аутсорс. Это снижает нагрузку на внутренние отделы, высвобождает ресурсы для достижения более важных целей в бизнесе.
SRM автоматизированные системы
SRM системы — cпециализированный класс программных продуктов/систем, который обеспечивает автоматизированное управление поставщиками и полным циклом закупочной деятельности компании.
Управление взаимодействием с поставщиками
Закупки/сбыт не могут существовать без двух основных составляющих: собственно, сами закупки и их равноправные партнеры — поставки. Без одних не будет вторых.
Один из аспектов управления взаимоотношениями с поставщиками, на котором базируется SRM стратегия – это классификация и сегментация поставщиков. Разделение поставщиков на стратегических (тех, на кого ложится обеспечение основных бизнес-процессов) и операционных (замена которых не сыграет существенной роли) помогает правильно распределить функции и порядок взаимодействия лиц, ответственных за организацию и проведение закупок, обобщить и регламентировать закупочные процедуры, анализировать и своевременно реагировать на изменения в деятельности ключевых поставщиков.
В SRM APS SMART есть специализированный модуль «Управления поставщиками», который обеспечивает:
- Поэтапный контроль и мониторинг поставщиков: проверка при регистрации, контроль и мониторинг в процессе работы;
- Рейтингирование поставщиков, оценки рисков;
- Встроенные методики и инструменты анализа (матрица Кралича, операционная оценка, баланс «цена-качество» и т.п.);
- Единый контроль над разными предприятиями структуры;
- Автоматическая отчетность и статистика по поставщикам (контрагентам);
- Готовые наборы критериев оценки контрагентов, статусы их работы;
- Возможность получения досье на контрагента из 40а гос.реестров (YouControl).
Автоматизация «полного цикла» закупочной деятельности
Что такое «полный цикл» в закупках. Это когда в единой (автоматизированной) закупочной системе объединены все возможности и рабочие инструменты для операционной и стратегической деятельности компании в сфере закупок: консолидация и согласование потребностей, много форматные торги, контрактация и заказы, контроль оплат и поставок, взаимодействие с поставщиками, мониторинг KPI закупочного персонала, аналитика закупок и т.п. А также есть возможности информативного и аналитического расширения данных на смежные бизнес-процессы: управление запасами, планирование и бюджетирование, логистику, платежи и т.п. При этом сохраняется конфиденциальность и безопасность работы пользователей с данными и электронными документами, в т.ч. юридически значимыми.
Как Вы заметили, понятие «управление полным циклом закупочной деятельности» очень широкое, оно охватывает не только закупки, но и смежные сферы деятельности компании, а также, если потребуется, то и другие области жизнедеятельности компании. И что бы разворачивать решения подобного рода, нужен опыт, квалификация и постоянная инновационная деятельность. Это «автоматизация по серьёзному», и мы с гордостью можем сказать, что такой серьезной SRM системой есть наш продукт APS SMART.
Ключевые преимущества SRM APS SMART
- Гибкая настройка продукта под существующие бизнес-процессы и организационную структуру компании;
- Поддержка холдинговой структуры бизнеса, покрытие всех юридических лиц, региональных подразделений, обеспечение (де-)централизованной функции закупок;
- Быстрое расширение функциональности продукта для автоматизации всей цепочки закупок в компании: от появления потребности до склада;
- Размещение продукта как на серверах Заказчика, так и в облаке с управлением со стороны Заказчика доступом сотрудникам и третьим лицам;
- Работа как с номенклатурными справочниками Заказчика, так и в привязке к CPV-справочнику;
- Работа с единичными номенклатурными позициями (ERP архитектура);
- 100% электронный закупочный документооборот (включая КЭП) с гибкой системой согласования решений в закупках; наличие Telegram бота для согласований документов;
- Полный набор всех необходимых закупочных процедур с квалификацией поставщиков и неограниченным количеством туров, лотов, номенклатурных позиций;
- Полностью автоматизированная комплексная оценка предложений поставщиков (с любой иерархией ценовых и неценовых критериев), включая приведенную стоимость;
- Набор многофакторных онлайн торгов и комбинаторика при выборе поставщиков по позициям, лотам, всему тендеру, с разделением объемов между поставщиками и т.п.;
- Создание всех последующих закупочных процедур в один клик (интеллектуальный опыт);
- Широкая база проверенных поставщиков с интеллектуальным поиском, интеграция с YouControl;
- Управление собственной базой поставщиков с проверкой Службы безопасности;
- Полная онлайн аналитика закупок в любом разрезе и за любой период времени;
- Бесшовная интеграция продукта с любыми учетными системами Заказчика.
Мы автоматизируем вас по серьезному! Обращайтесь!
Еще статьи по теме:
