Продолжая тему об бенчмаркинге в закупках, мы хотим рассказать об использовании методов бенчмаркига, как о способе для определения новых возможностей для сокращения затрат в закупках, и чем Вам в этом случае может помочь автоматизированная система APS SMART.
Что такое бенчмаркинг
Как пишет Wiki — бенчмаркинг (эталонное оценивание, англ. benchmarking) — сопоставительный анализ на основе эталонных показателей как процесс определения, понимания и адаптации имеющихся примеров эффективного функционирования с целью улучшения собственной работы. Анализ включает в себя два процесса: оценивание и сопоставление.
Простыми словами, бенчмаркинг — это сравнение с лучшим. Бенчмаркинг помогает стимулировать закупки и позволяет оценить потенциал снижения затрат. Кроме того, дает ориентир при переговорах с поставщиками: к какому уровню стоимости нужно стремиться.
Использование элементов бенчмаркинга в текущих закупках
Если сильно обобщить и рассуждать о бенчмаркинге, как о сравнительном анализе по отношению к условному эталону, то окажется, что даже в нашей обычной жизни мы постоянно применяем данный инструмент, например, сравнивая цены на продукты в маркете (этот кефир дешевле, чем кефир моей любимой ТМ), оценивая по сравнению с «эталоном» при покупке семейного автомобиля («Мерседес» — круто, но мы не потянем по деньгам. Хотим машину не хуже по комфорту, безопасности и красоте, но дешевле).
В закупках для компании также. Реальный пример — покупка автомобиля для одной из компаний-клиентов. Была нужна надежная рабочая машина, не представительского класса, марка авто не имела значения. Для такого рабочего автомобиля сформировали квалификационные требования и критерии (ценовые и не ценовые): объем двигателя, коробка передач, расход топлива, стоимость авто, стоимость обслуживания, другие дополнительные затраты и т.п. И провели закупку без привязки к конкретной ТМ, как мы говорим — «мультивендорно».
КП получили от разных авто дилеров, чьи авто по их мнению, подходили под критерии компании-закупщика. После сравнения и оценки (бенчмарк) характеристик, цен и стоимости владения во времени (total cost of ownership) выбрали автомобиль, который наиболее полно подходил под требования компании. Т.е. закупка была произведена на основе ранее сформированных требований к (эталонной) потребности.
В результате, наш клиент приобрел не только нужный ему автомобиль, но и получил анализ рынка в рамках категории от разных брендов, узнал новых возможных поставщиков, определился с ценой (реальная оценка свои возможностей).
Компания-заказчик, проводила закупку в форме онлайн тендера. Им удалось сэкономить 20% от начальной стоимости нужного товара, а в финале получить еще +3,5% экономии от лучшей цены у выбранного дилера (профессионалы- закупщики APS постарались).
Бенчамаркинг инструмент, который можно использовать не только для оценки товарной категории, отдельного товара, но и для состава товара (продукта) в целях изменения характеристик товара (потребности). Особенно это может быть затребовано для производственников. Жизненный цикл товаров сокращается, дифференциация увеличивается, все сложнее получать экономию за счет объемов закупок. Нужно искать возможности для улучшений и удешевлений продуктов.
В случае такой потребности, выборку конкурирующих продуктов отправляют нескольким поставщикам для последующего компонентного анализа. Поставщики предоставят предложения по продукту в целом, и по его компонентах. Сравнивая лучшие предложения, выбирается лучший вариант компоновки. Анализируя такую информацию, закупщик понимает какие есть издержки на производство у поставщиков и какая среднерыночная стоимость продукта.
После оценки предложений, можно определить свою потенциальную экономию, найти поставщика с самой низкой ценой, сделать реконфигурацию продукта, используя компоненты с самыми низкими стоимостями. Соответственно, появляется возможность определить самые низкие производственные и целевые затраты.
Пример, один из наших заказчиков – девелопер и разработчик «умных домов», провел бенчмаркинг состава контроллера. Контроллер – это техническое устройство, позволяющее управлять умным домом, простыми словами — это мозговой центр, соединенный с панелью, сенсорами, оборудованием и другими приборами.
В процесс выбора включили продукты от прямых поставщиков и продукты от их конкурентов из стран, где производство менее затратное. Для шаблонов калькуляции себестоимости использовались компоненты контроллера – технические платы разного типа. У поставщиков запросили определение затрат на основные элементы продукта и услуги по их доставке. Через несколько недель результаты показали потенциальную экономию с возможностью сохранить оптимальную функциональность приборов.
Потенциальная экономия на весь продукт составила от 3% до 7% в зависимости от типа комплектующих и 12% — на дополнительные непрямые расходы (в данном случае логистика).
Таким образом, бенчмаркинг состава продукта является действенным закупочным инструментом, позволяющим получить существенный % экономии.
RFI (Request for Information) или Запрос на информацию
Кроме создания стандартного тендера в системе APS SMART есть возможность провести отдельное исследования рынка, сделать Запрос на информацию (англ. Request for Information, RFI) — в бизнесе, форма стандартного обращения для получения расценок и условий оказания услуг. RFI в данном случае выступает как «инструмент» бенчмаркинга.
Пример, как выглядит приглашение участникам в такой RFI тендер на нашей тендерной платформе Salesbook.
Первый этап такого тендера — Квалификация поставщиков. На этом этапе поставщики предоставляют общую информацию о своей компании, ее опыт в реализации аналогичных проектов и наличие необходимых ресурсов для качественного выполнения работ. После завершения Квалификационного этапа, компаниям, которые подали свои предложения, направляется детальный проект объекта для расчета стоимости строительства. Далее – стандартный процесс торгов и выбора поставщика для строительства объекта.
Такие RFI запросы позволяют определится заказчику по бюджету (сравнить с со своими возможностями), определить круг возможных поставщиков. Также это популярный инструмент для анализа и оценки услуг производства отдельных партий товаров, на аудиты, по работам (строительство, ремонт и т.п.).
В SRM системе APS SMART есть все возможности для проведения анализа рынка и торгов разного рода. Кроме того, система сама проанализирует предложения от поставщиков и выдаст автоматическое рекомендуемое решение, которое вашему закупщику только останется или подтвердить, или сделать свой выбор в ручном режиме.
Вам может быть интересна статья: Методика категорийного менеджмента как инструмент повышения эффективности в закупках
