Без преувеличения: планирование закупок – значительная часть управленческих процессов, фактически одна из основ правильного управления затратами, ресурсами и обеспечением производства.
Для крупных компаний вопрос требуется ли планирование и планирование закупок в частности не стоит, это бизнес-аксиома; в средних и небольших компаниях отношение к планированию как таковому часто очень приблизительное — по принципу, чтобы понимать «среднюю температуру по больнице», что касается планирования закупок, то часто вообще не усматривается в этом надобности.
Но, не будем наговаривать на весь smb бизнес, поскольку те компании, которые хотят долго и плодотворно работать на рынке, подходят к своим управленческим процессам системно и правильно, принимая за образец опыт отраслевых лидеров. Итак, о чем рассказывает опыт лидеров?
Планирование закупок основа для их успешной реализации и контроля затрат
Качественное планирование закупок позволяет компании своевременно получить необходимые для производственных нужд товары и услуги по оптимальным условиям.
В случае отсутствия планирования, поздней закупки, закупки «с колес» существуют большие риски переплатить (как за срочность, так и по причине отсутствия анализа предложений); не всегда гарантирована своевременная поставка, да и можно попасть на не добросовестного поставщика. В противном случае, если перестраховываться и закупать много вперед – это приведет к «замораживанию» средств в складских запасах, что тоже не правильно.
Так что, планируйте, колеги. Ваши затраты на планирование будут оправданы вашими доходами.
Планирование закупок крупных и средних компаний
Если говорить о планировании крупных и средних компаний, как уже отмечалось, крупные компании в основном планируют свои закупки, но основное ключевое отличие в объемах планирования – это количество номенклатуры.
Также, есть определенная зависимость от специфики бизнеса компании. У крупной компании может быть небольшое количество номенклатуры и не сложный процесс планирования (не частые поставки на несколько или один адрес), а у средней компании может быть большое количество номенклатуры и частые поставки на большое количество адресов.
Планирование закупок в коммерческих структурах
По нашему опыту, коммерческие структуры не очень сильно озабочены планированием закупок.
Далеко не все коммерческие компании имеют годовые планы закупок. Как правило, четко планируют крупные системные компании, особенно там, где есть доля иностранного капитала, соответствующие требования и опыт.
В основной массе, коммерческие компании ориентируются на свой бюджет, количество условно свободных средств, которые и определяют объем и номенклатуру закупок.
Однозначно, если компания планирует стать системной и прогнозировано эффективно работать, планирование закупок должно быть отлажено. Опыт рынка (даже в наших не простых условиях) показывает, что системных компаний, построенных по европейским правилам и требованиям, становится все больше, рынки сбыта переформовываются – соответственно, спрос на эффективные инструменты планирования закупок в будущем будут расти.
Планирование закупок для небольших компаний
К сожалению, 99,99% небольших компаний не занимаются планированием и ошибочно считают такие вещи избыточными.
Не соглашаемся. Даже простой план в виде таблички дает базу и возможность анализа затрат, достаточный ориентир для накопления нужного бюджета для оптимальной закупки, соответственно, это движение к стабильности, хоть и маленького, но бизнеса.
Господа «ФОПы», прислушайтесь.
Планирование закупок в государственных структурах
Государственные структуры, в отличие от коммерсов, обязаны иметь планы закупок. Этот процесс регламентируется нормативными актами о Государственных закупках и Законом «О публичных закупках».
Кратко об особенностях государственных (публичных) закупок можете узнать здесь.
Процесс планирования у государственников очень сложен, после утверждения плана закупок сразу идет процесс его постоянной актуализации. Большие массивы информации постоянно меняются, их обработка и отслеживание достаточно сложное.
В крупных государственных компаниях целые подразделения занимаются вопросами бюджетирования и планирования. Как правило, вся информация обрабатывается в Excel, некоторые компании имеют «самописные» программы по планированию. Профессиональных автоматизированных инструментов именно в области планирования закупок на сегодняшний день не существует (тут не берем во внимание очень дорогостоящие модули мировых брендов ERP-систем), исключение наше решение – SRM APS Smart (Модуль Планирования).
Базовые принципы – как создать план закупок
Планирование закупок проводится на основании планов производства, продаж, данных о прошлых закупках, их использовании, аккумулированной информации о текущих потребностях и имеющихся складских остатках.
Бюджетирование закупок
Выделение бюджета на закупки происходит с учетом данных финансового планирования (графика движения денежных средств), учитывая предполагаемую стоимость на основании информации о прошлых и текущих рыночных ценах.
Собственно, основным источником наполнения является бюджет компании, состоящий из потребностей всех подразделений. Как правило, бюджет составляют финансисты/экономисты исходя из информации, предоставленной от подразделений-инициаторов (внутренних заказчиков).
Для планирования бюджетов рекомендуем применять – APS Budget , модуль системы APS Smart, позволяющий автоматизировать контроль за соблюдением закупочных планов и процедур, а также получать отчетные данные для анализа и корректировки.
Как создать простой план закупок
Для создания условно просто плана закупок нужно структурировать ваши расходы и потребности, разделить их по типам и категориям, отдельным потребностям (реклама, коммунальные расходы, другое). Заметим, что детализация плана должна быть сбалансированной, слишком детализированный план может быть громоздким и не удобным в использовании, а слишком суженный – недостаточно информативным.
В плане все потребности консолидируются и затем «разносятся» по подразделениям.
Продумайте идентификацию. Каждая потребность должна иметь свой уникальный идентификатор, посредством которого отслеживается весь цикл ее «жизни». По этому же идентификатору отслеживается процесс актуализации данных (редактирование, отмена и т.д.).
А дальше, «все просто» – закупка, заказ, поставка.
Нормативная база, инструментарий плана закупок
При создании годового плана закупок обязательно примите во внимание нормативные требования, применяемые в вашей отрасли, бизнесе, компании. Например, правила и политика закупок компании, процессы согласования закупок, нормативы установления лимитов на закупку, денежных порогов, инструкции по отчетности и т.д.
Особенно это касается государственных компаний, но и любая другая компания должна соблюдать определенные нормативы и правила.
Мониторинг и контроль планов закупок, документирования
Первоочередной контроль Годового плана закупок осуществляет руководство подразделения, в целом руководство компании, а также может подключаться внутренний аудит.
Частой практикой является организация контроля с помощью мониторинга системы KPI для руководства подразделения.
Для контроля правильного использования ресурсов, предотвращения несанкционированных расходов следует разработать систему внутреннего контроля, проработать процессы согласования и утверждения, идентификации (персонализации) активностей персонала, обязательного протоколирования действий и документирования.
Правильное документирование закупок и не только рекомендуем проводить в специализированном программном продукте. Пригодится наша система/модуль APS Docs.
При отсутствии автоматизированных систем документооборота (EDI) документируйте план хотя бы в Excel или в другой среде.
APS SMART для планирования закупок, возможности
Модуль APS Smart — APS Planning обеспечивает:
- Контроль закупок в соответствии с утвержденным планом в разрезе позиций и запланированных средств, структуры компании;
- Контроль процедуры закупок;
- Учёт ориентировочных периодов проведения процедур;
- Ведение учета зарезервированных и использованных средств;
- Учёт остатков средств в разрезе пунктов плана;
- Возможность привязки заявок к пунктам плана;
- Возможность привязки к справочникам ДК.
Годовой план закупок в APS Planning является основанием для построения маршрутов согласования документации и контроля закупок, расходов на них.
Отклонения от плана в предыдущем периоде становятся отправной точкой для оценки эффективности планирования и последующей оптимизации планируемых поставок в соответствии с условиями, сроками, стоимостью поставки; а также для оценки поставщиков.
Преимущества APS PLANINNG-APS SMART
APS Planinng – электронный специализированный многофункциональный продукт, созданный профессионалами в закупках и финансах с использованием многолетнего опыта работы в различных отраслях и рынках.
Применяя APS Planinng, Заказчик получит:
- Контроль плановых и внеплановых закупок;
- Резервирование средств;
- Генерацию отчетности;
- Поддержку структуры компании в разрезе планирования;
- Интеграцию с бюджетами и проектами;
- Интеграцию с внутренними системами Заказчика.
На рынке сегодня нет реальной альтернативы APS Planinng среди других электронных средств управления бюджетированием и планированием закупок. Приглашаем обсудить наши возможности для вашего бизнеса!
