Недавно мы публиковали статью, где обозначили основные моменты ситуации с планированием закупок на рынке.
Краткое резюме: планирование, и в частности, закупок требуется для любой компании, независимо от отрасли, величины бизнеса и подчинения. Особое внимание хотим обратить на государственные компании, где закупочные процессы строго регламентированы законодательством, а реальный «роудмеп» такого процесса достаточно сложен.
Планирование закупок APS SMART для государственного сектора
SRM APS SMART адаптирована под требования к организации процесса закупок в государственном секторе, поддержке существующих регламентов и правил.
APS SMART позволяет полностью автоматизировать все закупочные процессы публичных закупок: план закупок – заявочную кампанию – проведение торгов на ProZorro, посредством интеграции с аккредитованной площадкой – электронный документооборот/заключение договора по итогам торгов, согласование заказов – контроль выполнения (оплаты и поставки). Также доступна аналитика.
Данные в системе могут использоваться для аудитов и проверок, передаваться в учетную систему предприятия.
В рамках ПО APS Smart для планирования закупок разработан отдельный модуль APS Planning, который призван обеспечить прогнозирование, учет и контроль ТМЦ и услуг на закупку, мониторинг их расходов; модуль автоматизирует все этапы планирования от сбора потребностей от инициаторов – определение параметров закупки – утверждение участниками – до публикации на Прозорро, и при необходимости, предоставляет возможность внесения необходимых корректировок.
Годовой план закупок в государственных компаниях: AS IS vs TO BE
В конце года государственные компании начинают процесс с планирования закупок. Уполномоченные за планирование начинают аккумулировать и прорабатывать информацию от инициаторов закупок, потребностей в закупках, цены, складские остатки и т.д.
Данная информация систематизируется, консолидируется и согласовывается всеми участниками процесса. В результате компания получает проект годового плана закупок (ГПЗ). Далее согласованный ГПЗ публикуют на платформе публичных закупок Prozorro для внимания всех заинтересованных.
Процесс создания и актуализации РПЗ очень непрост, включает много составляющих и факторов, регламентированный как на законодательном уровне, так и внутренними нормативными документами. Особенно это сложно, когда на предприятии из системной автоматизации есть только учетно-бухгалтерская система/складская система и электронная почта. Практически всю информацию приходится прорабатывать вручную, из разных файлов и систем, а это большой объём работы для огромного количества сотрудников, на которых возлагается очень серьезная ответственность.
Вот наглядная иллюстрация как происходит создание ГПЗ без автоматизации:
Но ведь может быть и по-другому. Конечно, мы об автоматизации. Консолидированный сбор и автоматизированная проработка информации, сохраненное время и нервы персонала, полезная информация для уполномоченных и проверяющих лиц.
Ключевые эффекты автоматизированного процесса планирования (создание ГПЗ): эффективность, системность, экономия, контроль и прозрачность.
Разница понятна. Правильно автоматизированный процесс всегда будет более эффективным.
Поэтому, коллеги, кто задействован в процессах государственных закупок, и кому эта тема профессионально близка, обращайтесь, наши менеджеры подробнее расскажут о возможностях и преимуществах автоматизации для государственных предприятий.
