Оценка эффективности закупок и их вклада в бизнес. ANALYTIC&KPI. SRM APS SMART

В современном мире, где скорость и точность принятия решений – ключевые факторы успеха, интеллектуальные системы управления приобретают все большее значение. Бизнес давно использует автоматизированные решения для анализа (BI/AI). Современные системы анализа развиваются очень быстро, ни для кого уже не удивительно использование элементов искусственного интеллекта (ШИ) в повседневной жизни, разработчики все глубже используют интеллектуализацию алгоритмов, роботов, программных средств.

Что такое автоматизированная бизнес-аналитика?

Автоматизированная бизнес-аналитика – это комплекс программных инструментов, позволяющих компаниям получать доступ к данным, проводить их аккумуляцию, анализ и получать полезную информацию для принятия бизнес-решений.

Обычно такие программы обеспечивают представление информации в удобных информационных панелях и средствах визуализации данных (дашборды), отражающих ключевые показатели в виде графиков и диаграмм.

Раньше, да и сейчас, для небольших объемов информации используют расчетные программы типа exel, для больших объемов нужны специальные технические средства и квалифицированный персонал.

Современные инструменты бизнес-анализа предоставляют больше возможностей для построения, автоматических расчетов, прогнозной аналитики, позволяя составлять не только статистические отчеты, но и основательные анализы, прогнозировать развитие ситуации. Современная бизнес-аналитика может отвечать на сложные бизнес-вопросы в реальном времени, предоставляя информацию в понятном виде и позволяет анализировать эффективность компании, выявлять тенденции и определять области, где показатели производительности неприемлемы.

Что может помешать использованию аналитики

Казалось бы это аксиома: для нормального ведения бизнеса нужно постоянно проводить мониторинг, анализировать результаты и на их основе принимать решения. Но давайте честно. Как часто Вы, как специалист, делаете аналитику своих рабочих процессов, показателей или, как часто обращаете внимание на дашборд, выводящий Ваш КПЭ? Не часто? Часто? Да, пожалуй, ситуации бывают разные. Большинство специалистов впоминают об аналитике либо ситуативно (что-то произошло), либо по необходимости (годовой отчет), либо таки чаще, потому что это их профессиональная обязанность (владельцы, ТОП-менеджеры, специалисты бизнес-анализа, профильные менеджеры и т.д.).

Но, как показывает практика, в целом автоматизированную (будем считать более правильную) бизнес-аналитику используют не так уж часто и не так, как хотелось бы, эффективно.

Есть несколько факторов, которые могут затруднить или даже нивелировать значимость автоматизированной бизнес-аналитики, спровоцировать не желание специалистов пользоваться ею. Почему такое может произойти? По «человеческим» и техническим причинам. К примеру:

Отсутствие четкой стратегии и целей компании может сделать систему бизнес-аналитики неэффективной. Поскольку компания может не иметь конкретного направления для анализа данных. А для наемных менеджеров точное понимание «сколько, чего, и за какие средства» не является критическим, а иногда даже «вредным» для собственных интересов.

Недостаточная поддержка руководства также является фактором, который может осложнить развитие и использование системы бизнес-аналитики. Если владельцы, ТОПы, другие руководители не понимают важности этой системы или, что чаще, не уделяют внимания и не выделяют ресуры для ее развития, это может ограничить ее потенциал и повлиять на результативность.

Недостаточное количество данных собираемых компанией. Это также может стать препятствием, если аналитические выборки компании бедны или качество данных не соответствует требованиям или с ними работают не очень квалифицированные специалисты. Соответственно и результат такого анализа не точен и не релевантен задаче.

Недостаточная автоматизация процессов компании (и закупок в частности) также может повлиять на эффективность системы бизнес-аналитики, поскольку, если компания не обеспечивает достаточную автоматизацию для сбора необходимых данных, результаты этих процессов/действий не оцифрованы, не учитываются, и построенный анализ на таких данных будет неверным.

Какие преимущества получает компания от применения автоматизированной бизнес-аналитики?

Использование автоматизированной бизнес-аналитики может улучшить результаты бизнеса.

В частности, получить более детализированную и агрегированную информацию, что позволяет пользователям эффективно анализировать большие объемы данных, включая структурированные и неструктурированные их типы. Автоматизированная бизнес-аналитика позволяет лучше понимать взаимосвязь между данными, учитывать нюансы, исключения и находить скрытые тенденции.

Автоматизированная аналитика помогает более обоснованно принимать операционные и стратегические решения. Для текущей работы — быстро (автоматически) выполнять типовые операции.

Возможности прогнозирования на основе автоматизированных алгоритмов позволяют пользователям легче выявлять тенденции и принимать более взвешенное решение. Также, при необходимости, принимать предупредительные меры, так как автомат быстрее выявит негативные тенденции в текущих данных, фактически, в режиме реального времени.

Кроме того, интеллектуальная бизнес-аналитика может предоставлять пользователям адаптивные решения, благодаря способности находить соответствующие данные и предоставлять рекомендации, как обеспечить наилучший/оптимальный результат.

Автоматизированная бизнес-аналитика для закупок

Однозначно – эффективные закупки без анализа не реальны. Закупщикам всех уровней в помощь предлагаем Модуль APS Analytic&KPI, как часть SRM системы управления закупками APS SMART.

Модуль является особенно ценным инструментом для владельцев бизнеса, ТОП-менеджеров, закупщиков, специалистов Службы безопасности и других заинтересованных сторон. Модуль предлагает широкий спектр возможностей для анализа, настраиваемого под задачи компании – инструмент для принятия оперативных и стратегических решений, оптимизации бизнес-процессов.

Остановимся на основных возможностях АПС Аналитики:

Визуализация и гибкие настройки

Модуль предоставляет удобную и продуманную визуализацию данных, позволяющую пользователям быстро получать нужную агрегированную информацию.

При необходимости данные можно экспортировать в стандартные форматы.

Гибкие настройки позволяют адаптировать модуль под уникальные потребности каждого заказчика.

Готовые наборы показателей

Модуль предоставляет готовые наборы ключевых показателей по разным аспектам закупок, таких как закупочные процессы, контракты, поставки, другое.

Анализ показателей деятельности корпорации с разделением и предоставлением информации на любом уровне иерархии.

Это позволяет пользователям быстро и легко получать доступ к основным показателям без необходимости дополнительной настройки.

Сводная аналитика отображается по следующим параметрам:

1. рыночная стоимость всех состоявшихся закупок в денежном выражении;
2. фактическая сумма всех состоявшихся закупок в денежном выражении;
3. показатель экономии по всем состоявшимся закупкам в денежном и процентном выражении;
4. количество зарегистрированных контрагентов в системе;
5. количество категорий товаров, работ и услуг, по которым могут проводиться закупочные процедуры;
6. количество номенклатурных позиций, по которым могут проводиться закупочные процедуры.

Автоматически формируются отчеты по следующим показателям (критериям):

1. статусы процессов и их количество;
2. рыночная и фактическая стоимость всех закупок и показатель экономии;
3. аналитика по количеству, активности и статусам контрагентов;
4. аналитика по количеству и активности номенклатурных позиций;
5. анализ оборота и экономии в разрезе юридических лиц;
6. аналитика работы пользователей системы в разрезе количества и статусов процессов, оборота и экономии;
7. динамика цен по конкретным номенклатурным позициям за заданный период времени.

Встроенные Методики и Инструменты

Модуль включает в себя встроенные методики и инструменты для проведения анализа закупок, обеспечивающих высококачественный анализ данных, необходимый для принятия стратегических и тактических решений.

Например, матрица Кралича, операционная оценка, баланс цена-качество, глобальный рейтинг; APS Discovery (Сервис рекомендаций), APS Prozorro Hub,  APS Spend и другие.

Выявление Критических и Стратегических Категорий расходов

Возможность выявления критических и стратегических категорий расходов помогает сфокусироваться на ключевых аспектах бизнеса.

Предоставляется информация для принятия просчитанных решений по оптимизации затрат и повышению эффективности.

Экономия и расходы по состоявшимся закупкам. Визуализация в виде диаграмм, в денежном выражении, в разрезе:

• ответственные лица, проводившие процедуры;
• юридические лица, проводившие процедуры;
• категории товаров, работ или услуг, по которым проводились процедуры;
• годы и кварталы, в которые проводились процедуры.

Оперативный контроль и анализ

Модуль позволяет проводить оперативный контроль за категориями, номенклатурами и поставщиками с высокой долей оборотов.

Обеспечивает оперативный анализ и контроль проделанной работы, что способствует быстрому выявлению и решению текущих вопросов.

Автоматически высчитывается и отображается детальная корпоративная аналитика в виде графиков, диаграмм и числовом выражении по следующим данным:

1. структура оборота по юридическим лицам;
2. структура экономии по юридическим лицам;
3. количество активных и неактивных контрагентов и номенклатурных позиций в разрезе юридических лиц;
4. сводный график оборота и экономии в разрезе юридических лиц.

Также отображается подробная информация в виде графиков, диаграмм и в числовом выражении, по каждому юридическому лицу/подразделению/контрагенту по следующим данным:

1. обороты по каждой категории закупок;
2. количество активных контрагентов и номенклатурных позиций в разрезе категорий;
3. топ-10 номенклатурных позиций по обороту и количеству поставщиков;
4. топ-10 контрагентов по обороту и количеству номенклатурных позиций;
5. топ-3 групп товаров, работ и услуг по обороту категорий и количеству контрагентов;
6. топ-3 групп товаров, работ и услуг по обороту категорий и количеству номенклатурных позиций;
7. структуру крупнейших групп в разрезе категорий;
8. сводная информация по группам в разрезе оборота, контрагентов и номенклатур.

Оптимизация и повышение эффективности, КПЭ

Позволяет анализировать эффективность ресурса закупок и их вклад в результативность бизнеса, что способствует повышению конкурентоспособности компании.

Автоматически рассчитывается и отображается сводная информация по работе сотрудников, в виде графиков и диаграмм, а также в числовом и денежном выражениях с учетом следующих данных:

• бюджет заявок на закупку и их количество в разрезе ответственных лиц;
• количество обработанных заявок на закупку, проведенных процедур закупки и их оборот в разрезе ответственных лиц;
• статистику проведенных процедур закупок в разрезе количества и с учетом ручного выбора победителей по каждому ответственному лицу;
• оборот процедур закупок и количество победителей в разрезе ответственных лиц;
• показатели экономии по каждому ответственному лицу;
• структурные диаграммы по авторам заявок; исполнителям заявок;
• структурные диаграммы по проведенным процедурам закупки с учетом оборота, их количества, контрагентов, номенклатур в разрезе авторов.

Модуль Учета и анализа КПЭ (ключевые показатели эффективности) позволяет оптимизировать загрузку персонала.

Мировые закупочные практики

Модуль учитывает мировые закупочные практики анализf закупок, помогает адаптировать стратегии закупки компании к лучшим стандартам отрасли и рынка.

С помощью Модуля вы можете делать текущий бенчмаркинг рынка, поставщиков, товаров и увереннее себя чувствовать на локальном рынке.

Модуль APS Аналитика – это не только инструмент для сбора и анализа данных, это — стратегический партнер для желающих внедрить современные методы управления закупками, эффективно оптимизировать бизнес-процессы.

Уважаемые закупщики, если в вашей компании уже внедрена система управления закупками и настроены автоматизированные закупочные процессы, с использованием Модуля APS Analytic&KPI, Вы можете не только анализировать эффективность работы закупочного подразделения, но и на примере реальных данных понимать какой вклад вносят закупки в бизнес, аргументированно повышать значимость закупок для компании, оптимизировать собственную текущую работу, делать успешную карьеру!

Обращайтесь! Всё расскажем подробнее и приведем примеры работающих бизнес-кейсов.