Одним из непроизводственных подразделений, весомых по характеру своей деятельности в компаниях, особенно крупных — является Служба Безопасности (СБ).
Широкий круг профессиональных обязанностей Служб Безопасности включает обеспечение безопасности производственных и непроизводственных процессов жизнедеятельности предприятия от неправомерных действий, в т.ч. организацию взаимодействия в рамках бизнес-деятельности, исключение любых несанкционированных действий и неправомерных доступов к информации, контроль соблюдения правил работы с коммерческой информацией, своевременное выявление и пресечение утечки информации и т.п. Обо всех этих аспектах мы можем говорить и в рамках закупочной деятельности.
О безопасности закупок в основном вспоминают, когда есть факты неправомерного использования средств компании в личных целях, коррупции, «договорняки» и т.п., но по большому счету, безопасность закупок — это гораздо больше. Наше программное обеспечение, разработанное для оптимизации управления закупками, помогает обеспечивать и безопасность закупок. В APS SMART заложены функции, которые помогают в профессиональной деятельности СБ, мониторингу, анализу и управлению закупками со стороны Служб Безопасности компаний.
Что из функционала мы можем предложить для эффективной работы СБ:
Модуль «Управление поставщиками» обеспечивает стратегическое управление и оперативное взаимодействие с поставщиками, а также контроль рисков:
- Поэтапный контроль поставщиков: проверка при регистрации, мониторинг в процессе работы;
- Рейтинг поставщиков и оценки рисков;
- Встроенные инструменты анализа;
- Единый контроль над разными предприятиями;
- Автоматическая отчетность и статистика по поставщикам;
- Готовые наборы критериев оценки контрагентов, статусы их работы;
- Возможности обеспечения стратегического партнерства с поставщиками.
Карточка Контрагента хранит всю информацию по контрагенту, документацию юрлица, лицензии, сертификаты, статусы и т.п.
Аналитика по поставщикам (обороты, тендеры (участие/победы/проигрыши).
Рейтинг контрагента, взятый с определённым весом, может добавляться к оценке предложения данного контрагента в конкретном тендере. Таким образом, его предложение может быть чуть-чуть хуже, чем лучшее по цене другого поставщика, но за счёт своего положительного рейтинга, который добавляется к рейтингу предложения, данный поставщик может быть выбран победителем.
SRM APS SMART интегрирована с онлайн сервисом проверки компаний YouControl. Имеется возможность получения досье на контрагента из 40 государственных реестров.
А также, в системе есть много smart настроек для работы с информацией, которые помогают Службам Безопасности выполнять свою работу:
- цикличные настройки сроков действия решений по поставщику (блокировки/разблокировки), статусы контрагента для закупщиков и статусы контрагента,
- логирование действий как сотрудников, так и поставщиков, доступы к информации только для лиц, с соответствующими правами,
- уведомления сотрудников СБ или других ответственных лиц о смене статусов или потребности проверки контрагента,
- настройка процесса проведения тендера, например невозможность движения тендера далее с выбора решения на его утверждение, если хотя бы один из поставщиков, выбранных победителем, не прошёл проверку СБ либо проверен с негативным результатом.
Как может помочь Службе Безопасности и закупкам APS SMART, комментирует Сергей Куринной, начальник службы безопасности «Велика Кишеня»:
Максимальный эффект от внедрения такого бизнес-инструмента как APS SMART достигается исключительно при наличии политической воли, поддержки и участия топ-менеджмента Компании. Встроенные инструменты позволили нам без труда интегрировать и усовершенствовать существующие закупочные процессы, что в значительной степени снизило реальные и потенциальные риски, связанные с влиянием “человеческого” фактора.
Торговые процедуры, весь процесс закупки и выбор поставщика проходит практически полностью автоматически. В результате, процессы стали прозрачными на всех этапах закупки, повысилась оценка эффективности закупщиков, снизились коррупционные риски, а также, что немаловажно, улучшилась конкурентная среда закупок – мы получаем лучшие предложения на рынке. Мы уходим от закупок у посредников, больше закупаем непосредственно у производителей товаров и услуг.
Благодаря изменению подхода к закупочным процессам, уровень доверия к нашей Компании как к заказчику вырос, что выражается в росте зарегистрированных и принимающих участие в тендерных процедурах поставщиков товаров и услуг.
На будущее мы рассматриваем возможность автоматизировать весь комплекс закупок от инициирования закупки до оплаты, пройти обучение и получить сертификаты APS SMART нашими специалистами, опробовать функционал APS Discovery для расширения пула поставщиков
Что дает использование APS SMART для подразделений закупок?
- Высокая операционная эффективность и экономия времени за счет автоматизации закупок;
- Высокое качество закупочных процессов за счет единства интеллектуальной системы закупок, базы данных и электронного документооборота;
- Повышение КПИ и обоснование вознаграждения;
- Помощь в оптимальном выборе среди альтернативных предложений;
- Эффективное взаимодействие с контрагентами и внутренними заказчиками;
- Защищенность перед аудитами;
- Онлайн аналитика и отчётность. Быстрое принятие управленческих решений.
Что дает APS SMART для собственников бизнеса, ТОП-менеджмента и Безопасности?
- Повышение качества закупок и снижение рисков;
- Повышение прозрачности процедур и их контролируемость;
- Улучшение финансовых и операционных показателей;
- Повышение конкурентоспособности;
- Технологичность процессов;
- Централизованный автоматизированный контроль всех региональных подразделений компании со стороны собственников, менеджмента и службы безопасности.
