Вниманию пользователей системы управления закупками APS Smart. Представляем новый функционал – «Заказ и приемка закупленных товаров с разделением на партии» (Модуль APS Order (Заказ)).
Что такое партионный учет
Партионный учет – один из вариантов учета, широко используемый в складском деле. Соответственно, партия – это товары, поступившие от одного поставщика по одному документу.
Этот практический метод широко применяется на предприятиях, предполагает учет и отслеживание каждой партии товара, облегчает контроль за остатками, затратами и перемещением продукции, побуждает закупать только необходимые товары.
Методика учета «по-партионно» позволяет точно отслеживать дату и время закупки, поставщика. Такой способ контроля особенно полезен для предприятий, работающих с большим количеством похожих товаров, особенно товаров с ограниченным сроком годности (мясомолочные продукты, выпечка, фармация и т.п.).
Для упрощения и ускорения партионного учета используют разного рода ПО. На разных этапах это могут быть: учетно-финансовые системы (ERP), складские WMS и даже логистические TMS, мы же расскажем о возможностях партионного учета в SRM-системе управления закупками на этапе создания заказа и его приемки.
Заказ товаров с партионным разделением в APS Smart
Функционал Модуля APS Order (Заказ) предоставляет возможность формировать заказы на закупку товаров партиями с обязательным прикреплением документов, например сертификатов, спецификаций и т. п.
В этом случае партия определяется как товары, полученные от одного поставщика по одному «приходному» документу. По умолчанию система создает одну партию на все количество позиций заказа. При необходимости можно разделить позиции на несколько партий.
Особенность работы с таким заказом: после заказа от заказчика, поставщик формирует партии и добавляет к ним документы напрямую в закупочной системе, используя свой электронный кабинет. Заказчик, на этапе приемки может проверить эти документы, соответствие номенклатуры партии; при необходимости согласовать у ответственного лица и предоставить разрешение на приемку товара.
Процесс заказа предусматривает интеграцию с учетной системой заказчика, поскольку заказ обычно формируется в учетке заказчика, после чего данные передаются в систему закупок APS Smart, и именно там поставщик вносит информацию по номенклатуре, партионности и дате поставки (бронируются определенные тайм слоты на доставку), также добавляются необходимые документы в файловом виде.
После прохождения процесса согласования система отслеживает статусы проверки (согласования) партии. В конце концов, данные передаются в «обратном» направлении в ERP для дальнейшего учета.
Запланирована к разработке еще одна интересная фишка – создание электронной очереди на приемку от поставщиков.
Формирование партии на поставку происходит от одной номенклатурной позиции заказа. Суммарное количество по партиям должно равняться количеству позиций. Для быстрой рабочей коммуникации заказчик-поставщик есть возможность обмена сообщениями через внутренний чат или подача сообщения на электронную почту.
Почему партионный учет в закупках важен?
Такой подход позволяет быстро контролировать закупки, продажи, остатки и эффективно выполнять планы, рационально распределяя средства на закупку. Постоянный мониторинг помогает снизить риски и избежать финансовых проблем.
В нашем случае, заказчик имеет уникальную возможность учитывать и получать свои заказы в партионном разрезе от поставщика, при этом непосредственно привлекая поставщика к формированию партий и обеспечению соответствующей документацией. Качественно и оперативно контролировать партионность, номенклатуру, тайминг поставок; существенно увеличить скорость обработки заказов и приемки товара; дополнительно экономить время и ресурсы благодаря интеграции системы учета и системы закупок для передачи-получения данных.
Заинтересовала информация? Звоните!
