Консорциумные закупки: эффективный инструмент для оптимизации затрат. Новый сервис от APS

Закупочные процессы играют ключевую роль в обеспечении стабильной работы и конкурентоспособности компаний, независимо от их масштаба. Любой бизнес потенциально стремится минимизировать затраты и получить лучшие условия от поставщиков и работать с максимумом эффективности закупочных стратегий.

Одним из наиболее эффективных решений для этой цели является консолидация закупок в формате консорциума. Как говорится: «Гуртом можна і море загатити».

О возможности реализации консолидированных закупок через Централизованные закупочные организации (ЦЗО), в том числе для торгов на Prozorro, мы уже писали раньше, сегодня рассказываем о новом сервисе APS – консорциумных закупках.

Что такое консолидированные закупки в формате консорциума?

Консолидированные закупки – механизм объединения потребностей нескольких компаний для проведения совместных тендеров или торгов. Благодаря такому подходу предприятия могут получить существенные преимущества, в частности, снижение затрат, улучшенные условия поставки и автоматизацию закупочного процесса.

Закупочный консорциум APS – это виртуальное объединение нескольких заказчиков с целью получения наилучшей цены закупки в процессе торгов, проводимой с помощью закупочных экспертов и с применением электронных сервисов платформы APS Smart. 

Почему следует использовать консорциум закупок от APS?

В процессе сотрудничества заказчики получают:

1. Экономию средств – акумуляция объемов закупок позволяет получить значительные скидки от поставщиков. В среднем это до 15% экономии бюджета.
2. Автоматизацию процессов – использование цифровых платформ, таких как APS Smart, упрощает и ускоряет все этапы закупок.
3. Снижение административной нагрузки – расходы по тендерам, юридическое сопровождение и аудит распределяются между участниками консорциума.
4. Увеличение переговорной силы – совместные закупки позволяют получить лучшие условия оплаты, доставки и обслуживания.
5. Контроль качества – тщательный анализ поставщиков и прозрачность процессов помогают избежать неэффективных затрат.
6. Экспертизу – с закупкой работают опытные специалисты, закупочные эксперты из команды APS.
7. Удобство. Как показывает опыт APS Smart, максимальную выгоду от консорциумных закупок можно извлечь в закупках простых категорий товаров, в категориях с однотипными характеристиками (например, газ, нефть, электроэнергия); когда у компании в определенных категориях закупки малоэффективны.
8. Эффективность.Особенно целесообразно использование для малого и среднего бизнеса; а также для любого бизнеса в случаях небольших объемов закупок; нерегулярных закупках или при наличии больших количеств сезонных заказов, когда наем отдельного специалиста на постоянную занятость нецелесообразен, также когда присутствует дефицит персонала в подразделении закупок.

Как работает механизм консорциума по закупкам?

Несколько простых шагов, за которыми скрыта сложная менеджерская, операционная и административная работа на результат.

1. Формирование виртуального консорциума – предприятия объединяются для совместных закупок.
2. Консолидация заказов – анализ потребностей участников и определение общих закупочных позиций для консолидации с целью получения лучших коммерческих условий от поставщиков.
3. Проведение торгов с помощью автоматизированной системы, которая помогает выбрать наилучшее (самое оптимальное) предложение на рынке.
4. Заключение контрактов и исполнение заказов – участники получают товары или услуги на выгодных условиях.

Пример из практики:

Анализ более 1300 закупок дизельного топлива (2024 г.) показал, что компании, не использующие консолидированные закупки, могут терять до 10 млн грн на 1000 тоннах топлива. Если Вы видите свои цены в верхней части графика – Вам следует подумать о консорциуме, поскольку ваши закупки не эффективны.

Консорциумный подход позволяет избежать таких убытков. Данные APS Smart показывают, что заказчики могут экономить от 20 до 50% времени на полном цикле закупок.

Вызовы и риски использования закупочной консолидации без необходимых факторов

На первый взгляд может показаться, что организация консолидации закупок (консорциума) простой процесс: договорились с несколькими партнерами и работаем. Но для эффективного результата нужно иметь больше соответствующих факторов: технический инструментарий, экспертный опыт проведения разноотраслевых закупок, обученный персонал, юридическую и административную поддержку.

Таким образом, следует учитывать:

• Юридическую и административную сложность – необходимость согласования договорных отношений между несколькими участниками консорциума.
• Необходимость внедрения ИТ-решений – для эффективного использования автоматизированных закупок нужны современные цифровые инструменты и владеющий ими персонал.
• Профессионализм персонала или его дефицит в закупочных подразделениях – актуально всегда, особенно для SMB, у которых нет отдельного отдела закупок.

Выводы

Консорциумные автоматизированные закупки являются эффективным способом оптимизации затрат и повышения конкурентоспособности компаний. Использование цифровых платформ, таких как APS Smart и опыта закупочных экспертов позволяет значительно упростить закупочные процессы, повысить их прозрачность и достичь существенной экономии средств. Обращайтесь!