Начинаем новый год с интересного кейса. Автоматизация закупок для энергетической компании. Очень мощный проект с хорошими результатами.
Украинские компании закупают все – начиная с производственного сырья, оборудования и комплектующих, маркетинговых или юридических услуг, и заканчивая товарами для офиса типа канцелярии или воді/кофе/чая. В определенной степени процессы закупок несколько отличаются для государственных и коммерческих компаний. Для государственных компаний они регламентируются Законом «О публичных закупках» и должны быть опубликованы на открытой тендерной платформе Prozorro.
Как показывают опросы, среди коммерческих и государственных компаний до сих пор еще есть компании, у которых закупочные процессы остаются не автоматизированными или автоматизированными частично.
Автоматизированный полный цикл закупок уже внедрили или планируют внедрить компании, которые сознательно и поступательно двигаются вперед, используя инновационные подходы и современные решения, к таким относится и наш клиент — ведущая энергетическая компания Украины.
Предпосылки внедрения проекта для энерго компании
APS SMART – система автоматизации управления закупками полного цикла, которая создана для применения в сфере закупок коммерческих и государственных предприятий.
Сотрудничество APS с Заказчиком – лидером энергетической отрасли Украины началось еще в 2022-23 годах. Основной стратегической целью, которую преследовал Заказчик, было перевести закупочные процессы компании в единую закрытую систему полного цикла с учетом отраслевых особенностей, перспектив развития и масштабирования проекта. Особая акцентуация делалась на возможности контроля и прозрачности закупок по всей вертикали структуры и ее закупочных процессов; на централизацию управления, онлайн взаимодействия подразделений; автоматизированном сборе потребностей на закупке; мониторинга и контроля закупочных цен; автоматизации планирования закупок, актуализации и контроля бюджетов закупок.
Полную реализацию проекта: воспроизведение концепта заказчика, разработку дополнительной функциональности, интеграцию с ERP и платформой Prozorro, внедрение и масштабирование на рабочие подразделения провела команда АPS. На внедрение и отработку основных процессов понадобилось чуть больше года.
Реализация проекта в энерго отрасли. Основное
Предварительно до запуска проекта, команда Заказчика основательно проработала все задачи, которые они хотели реализовать, а руководство Заказчика имело политическую волю вносить эти изменения в рабочие процессы и перестраивать их в соответствии с современными требованиями. Кроме этого, понимая сложность проекта, его масштабы экспертами APS был проведен консалтинг закупочных процессов корпорации, что явилось основой успешной дальнейшей работы.
Реализация сбора потребностей и планирование закупок для государственной корпорации
Для автоматизации сбора потребностей и планирования закупок APS было разработано и интегрировано логическое решение: Закупочная Заявка-Годовой План.
Это обеспечило контроль «связи» заявок на закупку с годовым планом по всей структуре корпорации, их аккумуляцию, оперативную актуализацию, а также учет и контроль неплановых (аварийных) закупок. В результате время на согласование (актуализацию) заявок сократилось с 2-3 недель до 10 часов.
Реализация контроля закупок госпредприятия
В целях прозрачности и «противодействия заговору» был разработан многоуровневый автоматический контроль: на этапе заявки – на этапе Главного Управления – на этапе внутреннего тендерного комитета – а также присутствует возможность проведения внешнего аудита, контроля со стороны Службы безопасности компании.
Реализация автоматизации полного цикла закупок, включая публичные торги
Поскольку Заказчик является государственной компанией, то, соответственно, все его торговые процедуры проводятся на платформе Prozorro.
Архитектурой решения предусмотрено, что весь процесс закупок, сбора потребностей, согласование, проведение квалификации поставщиков проходит через систему APS Smart. Далее нужные данные передаются в Prozorro, где проходят публичные торги; после выбора победителя данные с результатами торгов возвращаются в систему APS Smart, где уже проводятся дальнейшие процессы реализации закупки (контактирование, заказ и т.д.).
Все процессы автоматизированных закупок поддерживаются электронным документооборотом и КЭП.
Результаты проекта автоматизации закупок энергетической компании
Всего проектом было охвачено 2 управления, 4 орг.единицы и 300 подразделений (ок.800 пользователей); 6 специализированных направлений закупок, ок.2000 закупочных категорий, 25000 активной закупочной номенклатуры.
Теперь наш Заказчик — ведущая энергетическая компания осуществляет автоматизированный управленческий контроль всех своих закупок, имеет возможность проводить централизованные и консолидированные закупки, контролировать закупочные цены по всем структурным единицам, эффективнее подходить к экономии бюджетов благодаря оптимизации планирования и автоматизации процессов; имеет возможность дополнительного канала по сбыту неликвидов через акуционы; документирует все действия и активности в электронном виде.
А главное, вся система закупок Заказчика построена как единая закрытая экосистема с автоматизированными непрерывными процессами, обеспечивающими полный контроль и прозрачность закупок компании.
«Это был достаточно не простой проект по его масштабам и задачам. Несмотря на все сложности благодаря совместной работе обеих команд: и Заказчика, и нас — разработчика, нам удалось успешно пройти путь от концепта до запуска в промышленную эксплуатацию целостной системы управления закупками», — комментирует Василий Богуш, директор проектов ТМ APS Smart, руководитель отдела внедрения компании Aladdin Systems.
