КЕЙСЫ НАШИХ КЛИЕНТОВ: Автоматизация управления закупками для сети ресторанов быстрого питания. Непроизводственные закупки

Автоматизация закупок является важным процессом не только для крупных промышленных компаний или агропредприятий, но и сегмента HoReCa (Hotel, Restaurant, Cafe), в частности для сегмента сетевых операторов рынка быстрого питания.

Специфика деятельности таких предприятий требует постоянного и бесперебойного обеспечения ресторанов продуктами и материалами, а управление закупками требует эффективных инструментов сбора заявок, согласования, мониторинга безопасности и номенклатурного учета.

Основные закупочные кластеры для HoReCa

Основными кластерами закупок для сетей быстрого питания являются:

1. Непроизводственные закупки – офисные нужды, товары материально-технического обеспечения (ТМЦ), услуги охраны, клининга, рекламы и т. д.
2. Закупки товаров FMCG – продукты питания для производства и услуг в рамках деятельности ресторанов или других точек питания.

Специфика: регулярность заказов как необходимость систематических закупок для обеспечения бесперебойной работы сети.

Основные вызовы, с которыми сталкиваются операторы рынка быстрого питания, включают сложности в сборе и согласовании заявок на закупки, консолидацию такой информации, планирование планомерных закупок, а также поддержание прозрачности и безопасности данных.

Для решения этих задач и призвана автоматизированная система автоматизации закупок.

Автоматизация непроизводственных закупок и причастных к ним бизнес-процессов для ресторанов быстрого питания на примере клиентского кейса

В качестве примера успешного применения SRM системы управления закупками приводим кейс нашего клиента – оператора сети ресторанов, владеющего более 100 заведениями быстрого питания.

Основные задачи проекта:

• автоматизация сбора потребностей на закупку и их согласование;
• оптимизация управления закупочной номенклатурой;
• создание торговых процедур по закупке товаров и услуг под непроизводственные нужды;
• контроль безопасности закупочных процессов.

Благодаря профессиональным подходам наших специалистов – дипломированных CIPS* экспертов, специалистов внедрения, аналитиков и разработчиков, а также благодаря целенаправленности команды заказчика удалось реализовать проект, в котором были удачно совмещены новые автоматизированные решения и уже устойчивую техническую инфраструктуру заказчика; максимум задач заказчика на этом этапе проекта были закрыты практически минимальным набором модулей SRM-системы APS Smart.

Было введрено:  

• Модуль Тендер (аукционы/редукционы: закупки товаров и услуг для обеспечения офисных нужд (вода, кофе, канцелярские товары), ТМЦ, услуги охраны, клининга, маркетинга и рекламы и т. д.).
• Модуль Заявка: адаптирован к организационной структуре и бизнес-процессам заказчика; сбор потребностей и внедрение маршрутизации согласований закупок в соответствии с суммами, категориями товаров, ролей согласующих лиц и т.п.
• Оптимизация учета номенклатуры: автоматический matching номенклатурных справочников (корпоративных и справочников ДСТУ и CPV).
• Усиление контроля безопасности закупок. Интеграция с Active Directory для обеспечения безопасности данных, а также DepositSign для хранения квалифицированной электронной подписи (КЭП) и электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В результате заказчик получил управляемую, безопасную и консолидированную систему управления закупками, функционирующую с помощью оптимального набора ПО.

_______
* CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) – самое большое в мире сообщество профессиональных закупщиков и самая профессиональная система образования по закупкам. Программа Diploma in Procurement and Supply – самый высокий квалификационный уровень, который может получить специалист по закупкам на основе профессионального опыта. 

Предложение APS для компаний, работающих в HoReCa

Автоматизация закупок может значительно упростить процессы для предприятий, оперирующих крупными сетями торговых точек.

Среди ключевых преимуществ:

1. Поддержка централизованных закупок для торговых точек (в т. ч. региональных): усовершенствованная система позволит более эффективно управлять закупками и минимизировать хаотические и неструктурированные закупки для всех точек сети.
2. Нормирование ТМЦ и минимизация издержек: стандартизация закупок продуктов и материалов под главные операционные процессы поможет улучшить процессы и понизить издержки.
3. Оптимальный подбор закупочных ресурсов (технологии и персонал):
   Участие во внедрении наших экспертов по закупкам поможет обеспечить высокую эффективность и соответствие закупочных процессов заказчика к международным стандартам; подобрать оптимальную конфигурацию технических средств для максимального покрытия задач заказчика.
4. Для уменьшения количества тендеров и повышения эффективности процессов предлагается внедрение функционала редукциона с обеспечением переторга между поставщиками перед заключением заказа.
5. Стратегическое партнерство с поставщиками: автоматизация позволяет более эффективно выстраивать долгосрочные отношения с ключевыми поставщиками. К примеру, выбор пула поставщиков на 6–12 месяцев с возможностью проведения переторга перед заключением договоров.
6. Прозрачность и безопасность: внедрение автоматизированной системы закупок способствует повышению прозрачности процессов, что снижает риск мошенничества и ошибок.

Внедрение надежных решений для безопасности данных обеспечит защиту от несанкционированного доступа.

Автоматизация закупок HoReCa, сетей быстрого питания является необходимым шагом для повышения эффективности, безопасности и прозрачности их процессов. Внедрение современных инструментов и интеграция с существующими системами позволит компаниям снизить издержки, повысить производительность и укрепить стратегические партнерства с поставщиками, повысить общую прибыль.