Автоматизация закупок является важным процессом не только для крупных промышленных компаний или агропредприятий, но и сегмента HoReCa (Hotel, Restaurant, Cafe), в частности для сегмента сетевых операторов рынка быстрого питания.
Специфика деятельности таких предприятий требует постоянного и бесперебойного обеспечения ресторанов продуктами и материалами, а управление закупками требует эффективных инструментов сбора заявок, согласования, мониторинга безопасности и номенклатурного учета.
Основные закупочные кластеры для HoReCa
Основными кластерами закупок для сетей быстрого питания являются:
- Непроизводственные закупки – офисные нужды, товары материально-технического обеспечения (ТМЦ), услуги охраны, клининга, рекламы и т. д.
- Закупки товаров FMCG – продукты питания для производства и услуг в рамках деятельности ресторанов или других точек питания.
Специфика: регулярность заказов как необходимость систематических закупок для обеспечения бесперебойной работы сети.
Основные вызовы, с которыми сталкиваются операторы рынка быстрого питания, включают сложности в сборе и согласовании заявок на закупки, консолидацию такой информации, планирование планомерных закупок, а также поддержание прозрачности и безопасности данных.
Для решения этих задач и призвана автоматизированная система автоматизации закупок.
Автоматизация непроизводственных закупок и причастных к ним бизнес-процессов для ресторанов быстрого питания на примере клиентского кейса
В качестве примера успешного применения SRM системы управления закупками приводим кейс нашего клиента – оператора сети ресторанов, владеющего более 100 заведениями быстрого питания.
Основные задачи проекта:
- автоматизация сбора потребностей на закупку и их согласование;
- оптимизация управления закупочной номенклатурой;
- создание торговых процедур по закупке товаров и услуг под непроизводственные нужды;
- контроль безопасности закупочных процессов.
Благодаря профессиональным подходам наших специалистов – дипломированных CIPS* экспертов, специалистов внедрения, аналитиков и разработчиков, а также благодаря целенаправленности команды заказчика удалось реализовать проект, в котором были удачно совмещены новые автоматизированные решения и уже устойчивую техническую инфраструктуру заказчика; максимум задач заказчика на этом этапе проекта были закрыты практически минимальным набором модулей SRM-системы APS Smart.
Было введрено:
- Модуль Тендер (аукционы/редукционы: закупки товаров и услуг для обеспечения офисных нужд (вода, кофе, канцелярские товары), ТМЦ, услуги охраны, клининга, маркетинга и рекламы и т. д.).
- Модуль Заявка: адаптирован к организационной структуре и бизнес-процессам заказчика; сбор потребностей и внедрение маршрутизации согласований закупок в соответствии с суммами, категориями товаров, ролей согласующих лиц и т.п.
- Оптимизация учета номенклатуры: автоматический matching номенклатурных справочников (корпоративных и справочников ДСТУ и CPV).
- Усиление контроля безопасности закупок. Интеграция с Active Directory для обеспечения безопасности данных, а также DepositSign для хранения квалифицированной электронной подписи (КЭП) и электронной цифровой подписи (ЭЦП).
В результате заказчик получил управляемую, безопасную и консолидированную систему управления закупками, функционирующую с помощью оптимального набора ПО.
_______
* CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) – самое большое в мире сообщество профессиональных закупщиков и самая профессиональная система образования по закупкам. Программа Diploma in Procurement and Supply – самый высокий квалификационный уровень, который может получить специалист по закупкам на основе профессионального опыта.
Предложение APS для компаний, работающих в HoReCa
Автоматизация закупок может значительно упростить процессы для предприятий, оперирующих крупными сетями торговых точек.
Среди ключевых преимуществ:
- Поддержка централизованных закупок для торговых точек (в т. ч. региональных): усовершенствованная система позволит более эффективно управлять закупками и минимизировать хаотические и неструктурированные закупки для всех точек сети.
- Нормирование ТМЦ и минимизация издержек: стандартизация закупок продуктов и материалов под главные операционные процессы поможет улучшить процессы и понизить издержки.
- Оптимальный подбор закупочных ресурсов (технологии и персонал):
Участие во внедрении наших экспертов по закупкам поможет обеспечить высокую эффективность и соответствие закупочных процессов заказчика к международным стандартам; подобрать оптимальную конфигурацию технических средств для максимального покрытия задач заказчика. - Для уменьшения количества тендеров и повышения эффективности процессов предлагается внедрение функционала редукциона с обеспечением переторга между поставщиками перед заключением заказа.
- Стратегическое партнерство с поставщиками: автоматизация позволяет более эффективно выстраивать долгосрочные отношения с ключевыми поставщиками. К примеру, выбор пула поставщиков на 6–12 месяцев с возможностью проведения переторга перед заключением договоров.
- Прозрачность и безопасность: внедрение автоматизированной системы закупок способствует повышению прозрачности процессов, что снижает риск мошенничества и ошибок.
Внедрение надежных решений для безопасности данных обеспечит защиту от несанкционированного доступа.
Автоматизация закупок HoReCa, сетей быстрого питания является необходимым шагом для повышения эффективности, безопасности и прозрачности их процессов. Внедрение современных инструментов и интеграция с существующими системами позволит компаниям снизить издержки, повысить производительность и укрепить стратегические партнерства с поставщиками, повысить общую прибыль.
