В предыдущей статье мы рассказали о возможностях использования риск-индикаторов в момент принятия решения в тендерных закупках, проходящих с помощью системы автоматизированных закупок APS Smart.
В системе на данный момент заложено 8 базовых индикаторов (тендер/лот) на этапе утверждения решения, сигнализирующих об определенных признаках, которые можно классифицировать как рисковые или ошибочные. Набор индикаторов можно расширять в зависимости от потребностей конкретного заказчика, бизнеса, отрасли и т.д.
Специалисты по закупкам понимают, что применение таких срабатывающих автоматически индикаторов очень помогает в работе и экономит время на анализ для принятия решения. Особенно нужные для использования индикаторов риска для «НЕ специалистов» по закупкам, на которых возложена роль согласования закупок, то есть фактическая ответственность за закупку, возможно не столько за факт ее осуществления, сколько за ее качество, что иногда еще более весомо для нормального функционирования бизнеса.
Этот материал мы решили представить в форме, больше напоминающей дайжест, так как хотели бы акцентировать внимание на инструментах, которые пригодятся для уменьшения потенциальных закупочных рисков.
Почему важно учитывать риски
Нужно ли говорить, что от самого факта произведенной закупки, его качества и своевременности зависит очень многое? Пожалуй, нет, но… давайте напомним основные зоны потенциальных рисков, осознаем глубину, масштаб, взаимосвязанность и трансграничность этих факторов.
Внешние факторы риска в закупках – политические, экономические, экологические и т.д.
В своей обыденной жизни до 2022 года, редко кто из нас по серьезному думал о глобальности таких вещей, собственно, так до сих пор и живет часть мира – без особых заморочек.
Война, голод, экологическая катастрофа. Это где-то далеко… Для Украины с 2022 годом это стало страшной реальностью, болью и самым большим вызовом за свое существование как независимого государства.
Военные действия, разрушение производства, уничтожение центров выращивания и мелиорации – в таких условиях украинский рынок живет, строит новые цепи поставок и сбыта.
Что посоветовать закупщику в такой ситуации? Трымаймося, друже!
Чаще делайте аудиты и диверсифицируйте своих поставщиков, ищите альтернативных (APS Discovery / APS Prozorro Hub), проверяйте, анализируйте ваши взаимоотношения (Кабинет поставщика, рейтингование поставщиков), старайтесь выявить более стабильных, с доступной и надежной логистикой, экологически ориентированных, заключайте долгосрочные контракты на сколько это сейчас возможно, и всегда имейте план Б на всякий случай.
Внутренние факторы риска в закупках – юридические, репутационные, финансовые, стратегические и т.п.
Вынесенный в заголовок перечень рисков очень и очень неполный, но даже такой вариант еще раз напоминает об общей их связанности: что первое – стратегия или финансы, репутация или контракт, закон или прибыль. Риторически, все через запятую.
Друже, закупщик, чтобы не терять ориентиры – полагайся на Закон, Правила и политику процедур закупок твоей компании, а также здравый смысл.
Мошенничество, откаты, подтасовка документов – это не о нас и не к нам. Автоматизированные закупки – защита от такого рода вещей. Мы обеспечим правильные прозрачные закупки — от четкой авторизации/протоколирования действий до автоматизированных торгов, электронного контрактования/платежа, электронного документооборота с КЭП и т.д.
На стратегическом уровне должны быть, как минимум, централизация закупок и анализ данных. Централизация помогает побороть хаос и немотивированные издержки, а анализ – контролировать и мониторить ситуацию, соответственно оперативно реагировать.
Автоматическая статистика и аналитика в разрезе закупок, номенклатуры, поставщиков. Как часто Вы туда заглядываете? Это важно не только для ТОПов). От вашего выбора правильных товаров или услуг для закупки, правильной оценки рисков, связанных поставщиками, точности прогнозирования спроса, анализа рынка, постоянного мониторинга зависит не только Ваш KPI, но и KPI компании, ее репутация и стабильность, и, опять же, стабильность вашего рабочего места = вашего собственного дохода.
А еще, не забывайте о коммуникации. С поставщиками, с нами – разработчиками вашего ПО, между собой – специалистами, как говорят: «свій до свого по своє». Мы вместе всё преодолеем! И наконец, поддерживайте инвестирование в новые технологии, в частности, в автоматизацию управления процессами закупок и цепями поставок– это помогает. Проверено рынком, временем и обстоятельствами.
