2020 год по напряженности не стал исключением и для сферы закупок. Пандемия COVID-19 внесла коррективы во все сферы нашей жизни. Компании начали пересматривать стратегии развития, соответственно, закупки как часть бизнеса и базис в управлении кризисными ситуации не могли не реагировать на поступившие вызовы. Поначалу казалось, что ничего не изменилось, закупали и закупают, объемы не падают. Но если посмотреть глубже, то становится понятно, что бизнес в той или иной степени готовится к кризису, а значит и закупщики должны изменить подходы в работе, в управления рисками поставок и снабжения.
Закупочные подразделении как антикризисные центры компаний
Если говорим о закупках как о базисе управления кризисными ситуациями, то имеем ввиду, что подразделения закупок должны играть ведущую и более активную роль в управлении компании с целью оперативности оценки ситуации и скорости принятия решений. Это касается и глобальных компаний, где происходят закупки сырья на миллиарды, так и небольших компаний, для которых решение «простых» вопросов закупки необходимого обеспечения в офис, аренды помещения и т.п. экстраполируется на более четкое понимание трансформации всех расходов, в том числе, последующие оплаты работы персоналу, выплаты вознаграждений акционерам и т.п.
Управление рисками процессов снабжения
Правильное управление рисками процессов снабжения работает на будущую перспективу. В этом ключе можно говорить и о процессах консолидации потребностей на закупку/снабжение, процессах централизации закупок (там, где это требуется), и об управлении запасами и логистики, и конечно же об управлении поставщиками.
Наличие хороших и проверенных поставщиков очень весомо. Поэтому обязательно, с одной стороны инвестировать в сотрудничество с поставщиками, и с другой, прогнозировать свою работу в кризисной ситуации и гибко управлять бизнес-процессами.
Разработка гибкой стратегии развития
Мы понимаем, что в реалиях Украины не все компании имеют четко проработанные стратегии развития, а тем более стратегии по управлению рисками, особенно это касается средних и небольших компаний. Поэтому очень важно разработать гибкие адаптивные варианты для закупочных процессов (внешних и внутренних), с точки зрения управления рисками снабжения.
Вес закупочных подразделений в управлении бизнесом и синергия с другими подразделениями компании
Большинство компаний видит ценность закупок в том, чтобы уменьшить расходы. Но это достаточно маленькая часть бизнеса, на который влияют закупки. Понимание закупок как сквозного бизнес-процесса, связанного с другими процессами обеспечения жизнедеятельности компании, даёт существенную итоговую экономию издержек и затрат.
Для усиления закупочного отдела и внедрения изменений необходимо заручиться поддержкой топ-менеджмента внутри компании, продемонстрировать, насколько важны закупщики, какой вес имеет уровень обслуживания внутренних заказчиков и качество выполненной работы (закупленных товаров). Также не забываем об общей стоимости владения закупленных товаров (ремонт, утилизация, другие накладные расходы).
Если идти дальше, то закупки непосредственно связаны не только с краткосрочными, но и с дальнесрочными планами развития, от производства до выхода на новые рынки. Таким образом, закупки в синергии с другими подразделениями компании (производство, маркетинг, продажи) выполняют стратегическую роль, и от них зависит, насколько продвинутся КРИ других департаментов.
Куда двигаются закупки в мире? Современные подходы в автоматизации закупок
Мы, как люди, которые непосредственно работают в сфере автоматизации, уверены, что при нынешних темпах автоматизации 60-70% простых задач в закупках (аккумуляция заявок, документооборот закупок, простые тендеры) будут автоматизированы в течение следующих нескольких лет. Но эра «точечной» автоматизации давно прошла, а компании, которые автоматизировали полные циклы закупок экономят на 15-20% больше.
Автоматизация привлекательный инструмент для руководства компании, чтобы показывать наблюдательным советам/акционерам/независимым экспертам, каким образом развивается компания и какие результаты приносит.
Сейчас много говорят об использовании искусственного интеллекта, который внедряют в программные продукты, в т.ч. и во внутренние системы закупщиков. Некоторые компании уже создают целые автоматизированные экосистемы, в которых бОльшая часть процесса закупки происходит в автоматическом режиме: проверка потребности, создание заявки, создание закупки/тендера, связь с поставщиком, оплата, отслеживание статуса поставки и заказа. Инновации обязательный маст хэв нашей реальности и прочный залог на будущее.
Шесть причин, по которым компании из списка ТОП-100 доверяют услуги Аладдин Системс, читайте на нашем сайте.
Диджитализация закупок и персонал
Если говорить о персонале, обслуживающем закупки, простых закупщиках, то ситуация на рынке достаточно пёстрая. Автоматизация/диджитализация для некоторых из них это сложно, непонятно, даже угрожающе (система как конкурент для человека), система как способ борьбы с неправомерными действиями (коррупцией). То у других уже вызрело понимание, что продвинутый пользователь автоматизированной системы более востребован на рынке, а сама автоматическая система не конкурент, а помощник, особенно в обработке трудоемких и монотонных процессов, защита от «ручной» ошибки, доказательный инструмент выполнения КПИ.
Более подробно о цифровизации персонала, опыте, действительности и будущем.
Такие «автоматизированные» закупщики не просто «снабженцы» для коллег, а имеют возможность выполнять важную стратегическую роль — строить эффективную автоматизированную закупочную экосистему, помогать своей компании развиваться.
