Актуальность в условиях карантина: ЭДО как инструмент для удалённых коммуникаций
Продолжая тему нашей предыдущей публикации об удалённой работе на карантине из-за пандемической ситуации с covid-19, мы хотим ее продолжить с акцентом на еще одном необходимом инструменте (можно даже сказать «лекарстве») от многих проблем деловой жизни – об электронном документообороте (ЭДО), в частности об электронном документообороте для закупок.
Системы электронного документооборота давно и прочно вошли в нашу деловую и личную жизнь. Уже много говорилось о преимуществах электронных документов над их бумажными аналогами, да, что есть – то есть: колоссальная экономия ресурсов (финансовых и природных), времени, усилий по созданию, хранению и обсечению безопасности, а теперь добавилась еще и функция по обеспечению удалённых коммуникаций во время карантина. Карантин, как и любое ограничительное мероприятие, в очередной раз доказал полезность использования онлайн-инструментов: бизнес остановить нельзя, а ограничения требуют внесения изменений в работу привычных бизнес-процессов.
Электронный документооборот для закупок: автоматизация тендерной и закупочной документации в системе APS SMART
Можно говорить о системах автоматизации документооборота (ЭДО, СЭД, СЭДО) как об отдельных и специализированных решениях и сервисах (ДокПроф, Medoc, Vchasno, Paperless и др.), так и об их функциях в рамках других решений (как часть ERP, WMS, TMS, CRM, SRM). В данном случае, мы говорим об ЭДО в рамках нашей системы автоматизации управления закупками SRM APS SMART.
Автоматизированная система APS SMART оперирует цифровыми документами, которые обеспечивают полный цикл закупочного процесса от создания потребности на закупку (Модуль APS Заявка) до фактической поставки на склад (Модуль APS Заказ и Приёмка). Соответственно, все торговые и тендерные операции (Модуль APS Тендер) тоже обеспечиваются электронной документацией, а если потребуется, то и квалифицированной электронной подписью.
C начала карантина мы наблюдаем повышенный интерес у наших заказчиков к модулям APS SMART APS Заказ, APS Контракт. Управленцы компаний чётко понимают, что бережное отношение не только к своим финансовым ресурсам, но и к персоналу, к их здоровью – тоже «крутой» бизнес. Тем более, если заказ и контракт можно создать и подписать не выходя из дома (офиса).
За последние полгода в системе APS SMART было создано более 49 тыс. электронных заявок, около 5 тыс. контрактов, 17 тыс. заказов и проведено 34 тыс. электронных тендеров.
Электронный документооборот APS SMART — это широкие возможности для сквозного документарного обеспечения закупочной деятельности (от заказа до контракта), с обеспечением безопасности и контроля прохождения электронных документов, в том числе с использованием цифровых подписей, возможностью групповой работы, удобным редактированием документации непосредственно в системе (не выходя из рабочей области), архивацией и отсутствием потерь документов, а также широкими возможностями «делиться» и «принимать» разную электронную документацию по средствам интеграции с другими системами компании, например — учетными, типа 1С, SAP – например, как в проекте автоматизации управления закупками для Компании Lifecell, где была сделана «бесшовная» интеграция систем SRM и SAP, и теперь единая документация доступна для акцептированных пользователей в обеих системах.
Делайте закупки и будьте здоровы!
Дистанционное внедрение автоматизации закупок APS SMART: + 38(067)829-08-77
