К вашему вниманию информация о полезной функциональности по малобюджетным закупкам. В основу разработки лег рабочий кейс наших партнеров – компании производителя пищевых продуктов. В данном случае, сфера применения такого кейса не имеет отраслевых ограничений, потому что практически все компании имеют малобюджетные закупки на постоянной основе — от канцелярских товаров и воды в офис до плановых закупок для производства.
Закупка «мелочёвки» согласно корпоративного процесса закупок забирает столько же времени и ресурсов, как и закупка любой другой более весомой партии товара. Часто компании не берут во внимание такие закупки, читайте, ленятся проводить в системе закупок малобюджетку, по принципу: а сколько той воды мы выпьем, не верблюды же)). Но «воды мы выпьем» очень прилично (особенно летом в жару) и затраты на такие закупки то там, то там «по капле» могут набегать очень и очень существенные, а это значит, что вы должны знать реальную картину по объему таких закупок и их долю в общем закупочном обороте, иметь возможность контроля целесообразности закупки и цену закупки.
Поэтому, мы разработали функциональность, которая максимально быстро может собирать и проводить заявки на закупки малобюджетных товаров (товаров категории С) с предварительно настраиваемым бюджетом, например, в 5 тыс. грн.
Что нужно, что бы процесс на малобюджетную закупку был запущен автоматически
Требуется наличие трех модулей системы APS SMART (REQUEST, TENDER, ORDER) – для работе с Заявками, Тендерами и Заказами, и интеграция с вашей учетной системой (любого класса). А также заранее выбранный поставщик по таким категориям закупок. Как правило, на такие закупки поставщик уже давно выбран компанией.
Краткий процесс создания закупки
Из УС Заказчика автоматически выгружаются заявки на товары с бюджетом закупки <= 5000 грн. в APS Smart на этап заявки «Исполнение».
Если параметры заявки: цены по номенклатурным позициям, валюта (грн.), наличие поставщика (контрагента) соответствуют условиям создания автозаказа, то в системе закупок автоматически создается заказ (заказы) на этапе «Завершено» (настраиваемо) в количестве, равном количеству мест поставок в исходной заявке.
После чего заказы при необходимости передаются в УС Заказчика.
Вот, собственно, и весь процесс, но, поверьте, «головняка» у закупщиков он снимает порядком.
Преимущества использования функциональности
- Минимальное использование ресурсов при создании заявки и заказа
- Ускорение процесса обработки заявок
- Отсутствие ошибок при создании как заявки, так и заказа (сквозной автоматический процесс)
- Фиксация всех закупок организации в системе
- Контроль расходов малобюджетных закупок
- Аналитика номенклатурных позиций, контроль целесообразности и актуальности цен.
Обращайтесь за дополнительной информацией и консультациями!
