Сегодня в государственных закупках Украины есть много задач: увеличение числа участников, усиление требований к прозрачности и соблюдение законодательства, а также необходимость быстрого реагирования на изменения на рынке. В ответ на эти запросы команда APS Smart разработала новую функциональность внешний RFI (Request for Information) — механизм сбора информации от потенциальных поставщиков, который обеспечивает высокую безопасность, удобство и полное соблюдение законодательных требований к проведению государственных тендеров.
Что такое RFI и почему это важно для государственных закупок
RFI (Request for Information, запрос на информацию) — это процедура, в ходе которой клиент собирает предварительную информацию о товарах, услугах или работах от поставщиков, чтобы сформировать разумную стратегию закупок. Обычно RFI используется в коммерческой среде для анализа рынка и выявления оптимальных предложений. Тем не менее, для предприятий, принадлежащих государству также важно иметь эффективный инструмент, который позволяет:
- Получить расширенную информацию о потенциальных исполнителях.
- Понять текущие рыночные цены и предложения.
- Собирать данные для дальнейшей тендерной процедуры в соответствии с требованиями законодательства.
С использованием внешнего RFI в отдельной среде закупок, государственные заказчики могут более эффективно изучать рынок, формировать реалистичные бюджеты и снизить риски на последующих этапах закупок.
Как работает внешний RFI в APS Smart
Система APS Smart предназначена для автоматизации и оптимизации процессов закупок как для коммерческих, так и для государственных организаций. Новый модуль RFI разработан на принципах прозрачности и безопасности, имеет специальные настройки для автоматизации процессов на государственных предприятиях.
Отдельный сервер для кабинета поставщика
APS Smart был разработан дополнительный инструментарий для повышения безопасности данных в специально выделенном сегменте сети (DMZ). Каждый поставщик получает личную учетную запись со своей собственной базой данных, изолированной от базы данных организатора.
Интеграция с основной системой
Были разработаны методы обмена данными между «внутренней» системой клиента (организатора) и «внешней» системой для поставщиков.
- Информация RFI передается в офис поставщика для подачи предложения.
- Клиент синхронизирует каталог поставщиков и его статусы в результате представленных предложений.
- Результаты сбора предложений для всех поставщиков возвращаются в основную систему клиента.
Контроль сроков и прозрачность
После публикации процедуры RFI в системе запрещено изменять дату или время, а также возобновить прием предложений. Это делает невозможным «корректировать» условия для отдельных участников и отвечает требованиям государственного регулирования.
Однотуровые процедуры вместо многотуровых
Государственный сегмент обычно имеет строгие ограничения на торги в несколько этапов. Система APS Smart предоставляет возможность использование торги без многотуровых процедур, которые упрощает процесс закупки и делает его более прозрачным.
Автоматическое определение предполагаемой стоимости
После завершения RFI лучшие цены записываются в приложении как фактические. Если клиент планирует выполнить полный тендер, система позволяет скопировать закрытую заявку RFI и автоматически поместить в ней полученное предполагаемое значение стоимости, которое определяется результатом RFI.
Маршрутизация процессов согласования
В APS Smart вы можете настроить дополнительные модели согласования для сбора информации. Это позволяет вам четко отделить процессы RFI от основных тендеров.
Иллюстрации: Процесс от взаимодействия «Организатор -Поставщик » в разных средах (DMZ и внутренний сегмент) до пошагового алгоритма сбора информации через RFI в системе APS Smart
Ключевые преимущества для государственных предприятий
Соответствие законодательству
Платформа APS Smart разработана с учетом украинского законодательства, регулирующего государственные закупки. В частности, обеспечено фиксацию времени, запрет несанкционированных изменений в ходе процедуры, надлежащий учет всех действий участников торгов.
Повышенная безопасность данных
Хранение данных в разных базах и отдельных средах (DMZ) сводит к минимуму риск утечки конфиденциальной информации. Это особенно важно для государственного сектора, где защита данных имеет высокий приоритет.
Прозрачность и подотчетность
Система делает невозможными скрытые правки и четко контролирует историю изменений. Все действия по RFI процедуре протоколируются, что позволяет в любое время проверить правильность прохождения этапов.
Оптимизация времени и ресурсов
Способность быстро сравнить предложения от разных поставщиков и принимать обоснованные решения до начала официального тендера помогает сэкономить время и деньги.
Гибкость настроек
APS Smart предлагает гибкие маршруты согласований и механизм копирования заявок, что значительно ускоряет подготовку к тендеру после RFI.
Практическое значение реализации для клиентов и поставщиков
- Удобство работы поставщиков: Поставщики получают интуитивно понятный офис, где они могут ознакомиться с условиями RFI и подавать предложения в удобное время.
- Сокращение бюрократии: все этапы фиксируются в электронной форме, что снижает бумажную волокиту и риск ошибок.
- Улучшенная аналитика: собранные предложения позволяют государственным предприятиям сформировать более точные бюджеты и, следовательно, улучшать управление государственными бюджетами.
Заключение
Использование внешнего RFI в интеллектуальной системе APS Smart дает государственным предприятиям уникальную возможность проанализировать рынок во времени и прозрачно, выполняя все законодательные требования. Развертывание дополнительной платформы для поставщиков с защищенной базой данных, четкими механизмами интеграции, а также гибкими настройками делают процесс сбора информации быстрее, безопаснее и эффективнее. В результате это помогает повысить эффективность государственных закупок и рациональнее использовать бюджетные средства.
Если вы хотите вывести процессы закупок на новый уровень прозрачности и эффективности, APS Smart — это именно тот инструмент, который поможет вам справиться с вызовами государственного регулирования и высокими требованиями современного рынка.
