В условиях динамичного развития рыночных отношений происходит жесткая конкурентная борьба, цены формируются под влиянием рыночных сил и зависят от спроса и предложения, проблема рационального использования ресурсов становится все более актуальной.
Расходы и оптимизация их уровня являются важным фактором повышения эффективности деятельности предприятия, и одновременно, повышения его конкурентоспособности.
Управление затратами – один из важнейших факторов достижения предприятием высокого экономического результата своей деятельности. Управление затратами не существует как отдельный процесс, это сложная дисциплина, охватывающая многие взаимосвязанные бизнес-сферы, процессы и действия.
Особым центром внимания, постоянно работающим с затратами, являются закупки. По сути: система закупок равна структуре затрат.
Управление затратами в закупках — это всеобъемлющий процесс, касающийся всех закупочных действий: что, как, когда и для чего были осуществлены расходы ресурсов в течение всего цикла закупок, от возникновения потребности, ее «погашения» и финальной оплаты, до поставки на склад приобретенного товара. Это процессы сбора, аккумуляции, сопоставления, группирования и анализа данных о затратах – целью которых является получение фактов и данных аналитических или статистических, которые помогли бы получить наиболее оптимально ценные/качественные товары и услуги, одновременно релевантные к потребности, при этом, увеличивая эффективность, контролируя процессы, управляя взаимосвязями с контрагентами/поставщиками и т.д.
На низшем звене бизнеса управление затратами осуществляется достаточно просто, но благодаря широкому охвату и взаимосвязанным видам деятельности, достижение эффективного управления затратами может быть сложной и непростой задачей, особенно если бизнес насчитывает десятки или сотни организационных субъектов, деятельность которых распределена на многочисленные бизнес- подразделения и географически разнесенные локации.
Конечно, есть много специализированных автоматизированных систем, обеспечивающих управление затратами, но правильное сочетание децентрализованных и централизованных функций/данных является нелегкой задачей, к тому же, как много компании имеют полностью автоматизированные системы управления затратами? К сожалению, не так уж и много. До сих пор существуют практики ручного вмешательства в счета/фактуры, незапланированные расходы, несанкционированные договоренности, использование нескольких разрозненных систем управления, это препятствует эффективным стратегиям управления. Поэтому внедрение правильных процессов, политик и систем для контроля за затратами бизнеса является достаточно серьезной задачей.
Но, комплексно управлять расходами, в том числе и в закупках, все же возможно. С помощью автоматизированных решений, специально разработанных для надлежащего решения текущих задач, управления затратами, а также в целях развивающихся стратегических приоритетов.
Задачи APS Spen
SRM APS SMART – система управления закупками и цепями снабжения полного цикла, которую целесообразно использовать не только как систему автоматизации закупок, но и как систему контроля и оптимизации затрат, повышения ценности бизнеса. Это решение адаптивного типа может применяться для любого бизнес-сегмента или организационной формы компании.
Помимо функций управления закупочными процессами, организации торгов, SRM APS SMART содержит ряд инструментов управления затратами, которые помогают управлять расходами в закупках на новом уровне – этот комплекс мы называем APS Spend.
APS Spend помогает решить следующие задачи по управлению затратами:
- Сократить расходы, найти точки экономии или указать на точки превышенния затрат;
- Повысить контроль и влияние на расходы;
- Повысить эффективность закупочных процессов;
- Улучшить управление и работу с поставщиками;
- Стандартизировать и оптимизировать закупочную документацию (в т.ч. работу с контрактами).
Возможности APS Spend
Комплекс APS Spend — это многоформатный и полиаспектный инструментарий, нацеленный на выполнение задач по управлению закупками, управлению затратами, оценки и контроля контрагентов, отслеживания разного рода КПИ, поиска точек экономии и других возможностей для эффективного процесса закупок.
APS Spend обеспечивает автоматизированный анализ затрат, прозрачность данных, основательную бизнес-аналитику, доступ к аналитическим отчетам и статистике, от анализа единичной позиции до корпоративного представления, аккумулирует данные на всех уровнях «от возникновения потребности до контрактования» на протяжении всего цикла закупок и взаимосвязанных с ним процессах (планы-потребности-торги/закупки-поставщики-контракты).
Аналитические выборки массивов данных для удобства пользователя графически визуализированы. С помощью таких виджетов (графиков, диаграмм) можно быстро «в один экран» оценить большие массивы данных, быть в курсе тенденций затрат, экономной и т.д.
Возможности APS Spend для оценки, анализа и управления затратами очень широки, выбор конкретных инструментов зависит от задач потребностей заказчика/пользователя системы. В этой статье мы отметим основные, направленные на аналитику затрат, оценку динамики, оценку экономии, возможности планирования. Фактически все эти инструменты применяются не только для оценки управления закупками, расходами, но и для управления контрагентами и цепями снабжения в целом.
Анализ затрат
Возможен от одной товарной единицы до общего представления — в разрезе категории, поставщика, юридического лица, подразделения, периода и т.д.
ТОП 10 номенклатур и контрагентов по обороту. Разбивка конкретной категории на номенклатурные позиции с оборотами по каждой позиции.
Аналитика категорий. Обороты по категориям
ТОП 10 номенклатур и контрагентов. Обороты по поставщику (график и просмотр детализированных данных)
Фильтрация по периоду
Динамика цен по номенклатурной позиции
ABC анализ. Кривая Лоренца (оценка степени неравенства в распределении доходов)
Матрица Кралича (анализ портрета закупок и определение стратегии закупок).
Аналитика экономии
Отслеживание экономии по обороту/компаниям
Сводная аналитика
Консолидированные показатели по закупкам и затратам. Визуализация и фильтрация данных
Планирование как основа контроля затрат
Бюджетный план затрат
Консолидированный отчет по центрам расходов. Дополнение к годовому плану
Поиск новых возможностей для экономии с APS Spend
Набор инструментов APS Spend является ключевым компонентом успешного операционного управления и стратегического планирования. Благодаря APS Spend можно анализировать данные в соответствии со специализацией заказчика на операционном и стратегическом уровнях.
Система подскажет те узкие места, на которые нужно обратить внимание (например, высокий уровень затрат, проблемный поставщик или номенклатура, не оптимальные условия контракта, и т.д.), это позволит быстро внести изменения в операционные действия и выстроить соответствующую стратегию закупок компании в дальнейшем, выработать такие способы экономии, которые наиболее эффективно будут работать в условиях сложных рыночных реалий.
Помните, небольшое сокращение расходов может повысить прибыльность бизнеса в такой степени, какую можно достичь только благодаря астрономическому увеличению продаж. Хотите снизить закупочные затраты? Мы знаем, как это сделать.
