Продовжуючи тему про бенчмаркінг в закупівлях, ми хочемо розповісти про використання методів бенчмаркіга, як способу для визначення нових можливостей скорочення витрат у закупівлях, та чим Вам у цьому випадку може допомогти автоматизована система APS SMART.
Що таке бенчмаркінг
Як пише Wiki – бенчмаркінг (еталонне оцінювання, англ. Benchmarking) – порівняльний аналіз на основі еталонних показників як процес визначення, розуміння та адаптації наявних прикладів ефективного функціонування з метою поліпшення власної роботи. Аналіз включає два процеси: оцінювання та співставлення (порівняння).
Простими словами, бенчмаркінг – це порівняння з кращим. Бенчмаркінг допомагає стимулювати закупівлі і дозволяє оцінити потенціал зниження витрат. Крім того, дає орієнтир у переговорах з постачальниками: до якого рівня вартості потрібно прагнути.
Використання елементів бенчмаркінгу у поточних закупівлях
Якщо сильно узагальнити і міркувати про бенчмаркінг як про порівняльний аналіз відповідно до умовного еталону, то виявиться, що навіть у нашому звичайному житті ми постійно застосовуємо цей інструмент, наприклад, порівнюючи ціни на продукти у маркеті (цей кефір дешевший, ніж кефір моєї улюбленої ТМ), купуючи сімейний автомобіль, оцінюємо порівнюючи з «еталоном» ( «Мерседес» – круто, але його вартість висока. Хочемо машину не гіршу за комфортом, безпекою і красою, але дешевшу).
У закупівлях для компанії так само. Реальний приклад: закупівля автомобіля для однієї з компаній-клієнтів. Була потрібна надійна робоча машина, не представницького класу, марка авто не мала значення. Для такого робочого автомобіля сформували кваліфікаційні вимоги та критерії (цінові і не цінові): який має бути обсяг двигуна, коробка передач, витрата палива, вартість авто, вартість обслуговування, інші додаткові витрати, тощо. Та провели закупівлю без прив’язки до конкретної ТМ, як ми говоримо – «мультивендорно».
Отримали КП від різних авто дилерів, чиї автомобілі на їхню думку, відповідали до сформованих критеріїв замовника. Після порівняння та оцінки (бенчмарку) характеристик, цін і вартості володіння в часі (total cost of ownership) вибрали автомобіль, який найбільшою мірою підходив до вимог компанії. Тобто закупівля була проведена на основі раніше сформованих вимог відповідно до еталонної потреби.
В результаті, наш клієнт придбав не тільки потрібний йому автомобіль, але й отримав аналіз ринку у рамках категорії від різних брендів, дізнався про нових потенційних постачальників, визначився з ціною (реально оцінив свої можливості).
Компанія- замовник, проводила закупівлю у формі онлайн тендера. Їм вдалося заощадити 20% від початкової вартості потрібного товару, а у фіналі отримати ще + 3,5% економії від кращої ціни у обраного дилера (постаралися професіонали-закупівельники APS).
Бенчамаркінг інструмент, який можна використовувати не тільки для оцінки товарної категорії, окремого товару, а й для складу товару (продукту) з метою зміни характеристик товару. Особливо це може бути затребувано для виробничників. Життєвий цикл товарів скорочується, диференціація збільшується, все складніше отримувати економію за рахунок обсягів закупівель. Потрібно шукати можливості для поліпшення та здешевлення продуктів.
У разі такої потреби, вибірку конкуруючих продуктів відправляють декільком постачальникам для подальшого компонентного аналізу. Постачальники нададуть пропозиції щодо продукту в цілому, та по його компонентах. Порівнюючи кращі пропозиції, вибирається найкращий варіант компоновки. Аналізуючи таку інформацію, закупник розуміє які існують витрати на виробництво у постачальників і яка може бути середня ринкова вартість продукту.
Після оцінки пропозицій, можна визначити свою потенційну економію, знайти постачальника з найнижчою ціною, зробити реконфігурацію продукту, використовуючи складники з найнижчими вартостями. Відповідно, з’являється можливість визначити зменшення виробничих та цільових витрат.
Приклад, один з наших замовників – девелопер і розробник «розумних будинків», провів бенчмаркінг складу контролера. Контролер – це технічний пристрій, що дозволяє керувати розумним будинком, простими словами – це мозковий центр, з’єднаний з панеллю управління, сенсорами, устаткуванням та іншими приладами.
В процес вибору включили продукти від прямих постачальників і продукти від їх конкурентів з країн, з менш витратним виробництвом. Для шаблонів калькуляції собівартості використовувалися компоненти контролера – технічні плати різного типу. У постачальників запросили визначення витрат на основні елементи продукту і послуги з їх доставки. Через кілька тижнів результати показали потенційну економію з можливістю зберегти оптимальну функціональність приладів.
Потенційна економія на весь продукт склала від 3% до 7% у залежності від типу комплектуючих і 12% – на додаткові непрямі витрати (в даному випадку на логістику).
Таким чином, бенчмаркінг складу продукту є дієвим закупівельними інструментом, що дозволяє отримати суттєву економію.
RFI (Request for Information) або Запит на інформацію
Крім створення стандартного тендеру у системі APS SMART є можливість провести окреме дослідження ринку, зробити Запит на інформацію (англ. Request for Information, RFI) – в бізнесі, форма стандартного звернення для отримання розцінок і умов надання послуг. RFI в даному випадку виступає як «інструмент» бенчмаркінгу.
Ось, приклад, як виглядає запрошення учасникам в такий RFI тендер на нашій тендерній платформі Salesbook.
Перший етап такого тендера – Кваліфікація постачальників. На цьому етапі постачальники надають загальну інформацію про свою компанію, її досвід з реалізації аналогічних проектів і наявність необхідних ресурсів для якісного виконання робіт. Після завершення Кваліфікаційного етапу, компаніям, які подали свої пропозиції, надається детальний проект об’єкта для розрахунку вартості (будівництва). Далі – стандартний процес торгів і вибору постачальника для будівництва об’єкта.
Такі RFI запити дозволяють визначиться замовнику щодо бюджета (порівняти реальність зі своїми можливостями), визначити коло можливих постачальників. Також це популярний інструмент для аналізу і оцінки послуг виробництва окремих партій товарів, аудитів, замовлення робіт (будівництво, ремонт і т.п.).
В SRM системі APS SMART є всі можливості для проведення аналізу ринку та торгів різного роду. Крім того, система сама проаналізує пропозиції від постачальників і запропонує автоматичне рекомендоване рішення, а вашому закупнику тільки залишиться або підтвердити таке автоматичне рішення, або зробити свій вибір у ручному режимі.
Вам може бути цікава стаття: Методика категорійного менеджменту як інструмент підвищення ефективності в закупівлях
