Нещодавно ми публікували статтю, де окреслили основні моменти ситуації з плануванням закупівель на ринку.
Короткий підсумок: планування, зокрема, закупівель потрібне для будь-якої компанії, не залежно від галузі, величини бізнесу та підпорядкування. Особливу увагу хочемо звернути на державні компанії, де закупівельні процеси суворо регламентовані законодавством, а реальний «роудмеп» такого процесу досить складний.
Планування закупівель APS SMART для державного сектору
SRM APS SMART адаптована під вимоги до організації процесу закупівель у державному секторі, підтримку існуючих регламентів і правил.
APS SMART дозволяє повністю автоматизувати всі закупівельні процеси публічних закупівель: план закупівель – заявочну кампанію – проведення торгів на ProZorro за допомогою інтеграції з акредитованим майданчиком – електронний документообіг / підписання договору за підсумками торгів, погодження замовлень – контроль виконання (оплати і постачання). Також, доступна аналітика.
Дані в системі можуть використовуватися для аудитів та перевірок і передаватися в облікову систему підприємства.
В рамках ПЗ APS Smart для планування закупівель розроблений окремий модуль APS Planning, що призваний забезпечити прогнозування, облік та контроль ТМЦ та послуг на закупівлю, моніторинг їх витрат; модуль автоматизує всі етапи планування від збору потреб від ініціаторів – визначення параметрів закупівлі – затвердження учасниками – до публікації на Прозорро і, при потребі, надає можливість внесення необхідних корегувань.
Річний План закупівель у державних компаніях: AS IS vs TO BE
В кінці року державні компанії починають процес з планування закупівель. Уповноважені за планування починають акумулювати та опрацьовувати інформацію від ініціаторів закупівель, щодо потреб у закупівлях, цін, складських залишків, тощо. Дана інформація систематизується, консолідується та погоджується з усіма учасниками процесу. В результаті компанія отримує проект Річного плану закупівель (РПЗ). Далі, узгоджений РПЗ публікують на платформі публічних закупівель Prozorro до уваги всіх зацікавлених.
Процес створення та актуалізації РПЗ дуже не простий, включає багато складових та факторів, регламентований як на законодавчому рівні, так і внутрішніми нормативними документами. Особливо, коли на підприємстві з системної автоматизації присутня тільки обліково-бухгалтерська система/складська система та електронна пошта. Фактично всю інформацію приходиться опрацьовувати вручну, з різних файлів та систем, а це величезний обсяг роботи для великої кількості працівників, на яких покладається дуже серйозна відповідальність.
Ось наглядна ілюстрація як відбувається створення РПЗ без автоматизації:
Але ж може бути й по іншому. Звичайно, ми про автоматизацію. Консолідований збір та автоматизоване опрацювання інформації, збережений час та нерви персоналу, корисна інформація для уповноважених та перевіряючих осіб.
Ключові ефекти автоматизованого процесу планування (створення РПЗ): ефективність, системність, економія, контроль, прозорість.
Різниця зрозуміла. Правильно автоматизований процес завжди буде ефективнішим.
Тож, колеги, хто задіяний у процесах державних закуівель, і кому ця тема є професійно близькою, звертайтеся, наші менеджери детальніше розкажуть про можливості та переваги автоматизації для державних підприємств.
