Без перебільшення: планування закупівель – вагома частина управлінських процесів, фактично одна з основ правильного управління витратами, ресурсами та забезпеченням виробництва.
Для великих компаній питання чи потрібно планування взагалі, й зокрема, планування закупівлель не стоїть, це бізнес-аксіома; у середніх і невеликих компаніях, ставлення до планування, як такого, часто дуже приблизне – за принципом аби уявляти «середню температуру по лікарні», а що стосується закупівель, то й взагалі не вбачається в цьому потреба.
Але, не будемо наговорювати на весь smb бізнес, позаяк ті компанії, що хочуть довго та плідно працювати на ринку, підходять до своїх управлінських процесів системно і правильно, беручи за взірець досвід галузевих лідерів. Тож, про що розповідає досвід лідерів?
Планування закупівель це основа для їх успішної реалізації та контролю витрат
Якісне планування закупівель дає можливість компанії своєчасно отримати необхідні для виробничих потреб товари та послуги за оптимальними умовами.
В разі відсутності планування, пізньої закупівлі, закупівлі «з коліс» існують великі ризики переплатити (як за терміновість, так і з причини відсутності аналізу пропозицій); не завжди гарантоване вчасне постачання, та й взагалі можна натрапити на не добросовісного постачальника. В іншому випадку, якщо перестраховуватися і закупляти багато на вперед – це призведе до «заморожування» коштів в складських запасах, що теж не правильно.
Тож, плануйте, панове. Ваші витрати у часі на планування будуть виправдані вашими прибутками.
Планування закупівель великих і середніх компаній
Якщо говорити про планування великих і середніх компаній, і як вже зазначалося, великі компанії в основному планують свої закупівлі, але основна ключова відмінність в об’ємах планування – це кількість номенклатури.
Також, є певна залежить від специфіки бізнесу компанії. У великої компанії може бути невелика кількість номенклатури і не складний процес планування (не часте постачання на декілька або одну адресу), а у середньої компанії може бути велика кількість номенклатури та часті поставки на велику кількість адрес.
Планування закупівель у комерційних структурах
З нашого досвіду, комерційні структури не дуже ґрунтовно переймаються плануванням закупівель.
Далеко не всі комерційні компанії мають річні плани закупівель. Як правило, чітко планують великі системні компанії, особливо там, де є частка іноземного капіталу, присутні відповідні вимоги та досвід.
В основній своїй масі комерційні компанії орієнтуються на свій бюджет – кількість умовно вільних коштів визначає об’єм та номенклатуру закупівель.
Однозначно, якщо компанія планує стати системною та прогнозовано ефективною, потрібно налагоджувати планування закупівель. Позаяк, досвід ринку (навіть за дуже не простих умов нашого існування) показує, що системних компаній, побудованих за європейськими правилами та вимогами стає все більше, ринки збуту переформовуються – відповідно, попит на ефективні інструменти планування закупівель у майбутньому будуть зростати.
Планування закупівель для невеликих компаній
Нажаль, 99,99% малих компаній не займаються плануванням та помилково вважають такі речі зайвими.
Не погоджуємося. Навіть простий план у вигляді таблички дає базу та можливість аналізу витрат, достатній орієнтир для накопичення потрібного бюджету для оптимальної закупівлі, відповідно це рух до стабільності, хоч і маленького, але бізнесу.
Панове «ФОПи», прислухайтеся.
Планування закупівель у державних структурах;
Державні структури, на відміну від комерсів, зобов’язані мати плани закупівель. Цей процес регламентується нормативними актами з Державних закупівель та Законом «Про публічні закупівлі».
Коротко про особливості державних(публічних) закупівель можете дізнатится ось тут .
Процес планування у державників дуже складний, після затвердження плану закупівель відразу ж йде процес його постійної актуалізації. Великі масиви інформації постійно змінюються, їх обробка та відслідковування досить не проста справа.
У великих державних компаніях цілі підрозділи займаються питаннями бюджетування та планування. Як правило, вся інформація обробляється в Excel, деякі компанії мають «самописні» програми з планування. Професійних автоматизованих інструментів саме в царині планування закупівель на сьогодні не існує (до уваги не беремо дуже дороговартісні модулі світових брендів ERP-систем), як виняток наше рішення – SRM APS Smart (Модуль Планування (APS Planning).
Базові принципи – як створити план закупівель
Планування закупівель проводиться на підставі планів виробництва, продажу, даних про минулі закупівлі, їх використання, акумульованої інформації про поточні потреби та наявні складські залишки.
Бюджетування закупівель
Виділення бюджету на закупівлі відбувається з урахуванням даних фінансового планування (графіку руху грошових коштів), враховуючи передбачувану вартість на підставі інформації про минулі і поточні ринкові ціни.
Власне, основне джерело наповнення – бюджет компанії, який складається з потреб всіх підрозділів. Як правило, бюджет складають фінансисти/економісти на підставі інформації від підрозділів-ініціаторів (внутрішніх замовників).
Для планування бюджетів рекомендуємо застосовувати – APS Budget, модуль системи APS Smart, який дозволяє автоматизувати контроль за дотриманням закупівельних планів і процедур, а також отримувати звітні дані для аналізу і коригування.
Як створити простий план закупівель
Для створення умовно просто плану закупівель потрібно структурувати ваші витрати та потреби, поділити їх за типами та категоріями, окремими потребами (реклама, комунальні витрати). Зауважимо, що деталізація плану має бути збалансованою, занадто деталізований план може бути громіздким і не зручним у користуванні, а занадто звужений – недостатньо інформативним і
В плані всі потреби консолідуються і потім «розносяться» по підрозділах.
Продумайте ідентифікацію. Кожна потреба повинна мати свій унікальний ідентифікатор, з допомогою якого відслідковується весь цикл її «життя». За цим же ідентифікатором відслідковується процес актуалізації (редагування, відміни, тощо).
А далі, «просто» – закупівля, замовлення, постачання.
Нормативна база, інструментарій плану закупівель
При створенні річного плану закупівель, обов’язково візьміть до уваги нормативні вимоги , що застосовуються у вашій галузі, бізнесі, компанії. Наприклад, правила та політика закупівель компанії, процеси погодження закупівель, нормативи встановлення лімітів на закупівлю, грошових порогів, інструкції щодо звітності, тощо.
Особливо це стосується державних компаній, але й будь-яка компанія мусить дотримуватися певних нормативів та правил.
Моніторинг та контроль планів закупівель, документування
Першочерговий контроль Річного плану закупівель здійснює керівництво підрозділу, далі компанії, також може підключатись внутрішній аудит.
Частою практикою є організація контролю за допомогою моніторингу системи KPIs для керівництва підрозділу.
Задля контролю правильного використання ресурсів, запобігання несанкціонованим витратам варто розробити систему внутрішнього контролю, пропрацювати процеси погодження та затвердження, ідентифікації (персоналізації) активностей персоналу, обов’язкового протоколювання дій та документування.
Правильне документування закупівель і не тільки,рекомендуємо проводити у спеціалізованому програмному продукті. У нагоді стане наша система/модуль APS Docs .
За відсутності автоматизованих систем документообігу (EDI), документуйте план закупівель хоча б у Excel або в іншому середовищі.
APS SMART для планування закупівель, можливості
Модуль APS Smart – APS Planning забезпечує:
- Контроль закупівель відповідно до затвердженого плану у розрізі позицій та запланованих коштів, структури компанії;
- Контроль процедури закупівель;
- Врахування орієнтовних періодів проведення процедур;
- Облік зарезервованих та використаних засобів;
- Врахування залишків коштів у розрізі пунктів плану;
- Можливість прив’язки заявок до пунктів плану;
- Можливість прив’язки до довідників ДК.
Річний план закупівель в APS Planning є підставою для побудови маршрутів узгодження документації та контролю за закупівлями, витратами на них.
Відхилення від плану в попередньому періоді стають відправною точкою для оцінки ефективності планування та подальшої оптимізації планованих поставок у відповідності до умов, термінів, вартості постачання; а також оцінки постачальників.
Переваги APS PLANINNG-APS SMART
APS Planinng – електронний спеціалізований багатофункціональний продукт, що був створений професіоналами у закупівлях та фінансах з використанням багаторічного досвіду роботи у різних галузях та ринках.
Застосовуючи APS Planinng, Замовник отримає:
- Контроль планових та позапланових закупівель;
- Резервування засобів;
- Генерацію звітності;
- Підтримку структури компанії у розрізів планів;
- Інтеграцію з бюджетами та проектами;
- Інтеграцію з внутрішніми системами Замовника.
На сьогодні реальної альтернативи APS Planinng серед інших електронних засобів управління бюджетуванням та плануванням закупівель на ринку не існує. Запрошуємо обговорити наші можливості для вашого бізнесу!
