Бачте, яка у нас сьогодні назва у статті цікава. Якщо з першим словосполученням про закупівлі постійного асортименту з певною періодичністю якось зрозуміло, то що таке «вічний» тендер та ще з елементами sourcing і benchmark здогадатися складно. Давайте по порядку.
Класичний закупівельний процес
Класичний закупівельний процес (purchasing і procurement) спеціалістам зрозумілий, а в нашій системі APS Smart реалізований повним циклом: з’являється потреба на закупівлю, оформляється через заявки, задовольняється тендером і далі реалізується процес надбання за обставинами та відповідно до бізнес-процесів підприємства.
Основним моментом тут, звісно, є виникнення потреби закупівлі. Немає потреби у закупівлі товарів чи послуг – нічого не відбувається, нічого не закуповується. Але логічно припустити, що у підприємства існують періодичні потреби на закупівлю, часто це один і той же асортимент.
Щодо класики сорсінгу (sourcing in supply chain) – це комплекс дій (стратегія), що реалізує компанія для забезпечення своїх потреб у пошуку, набутті, забезпеченні своїх потреб. Тобто, якщо спростити –за ваших потреб ви організовуєте закупівлю й шукайте постачальників потрібних вам товарів (виконуєте sourcing).
Як це реалізується зараз
Класично – повторним створенням нових заявок та/або нових тендерів зі сторони замовника. І, відповідно, запрошенням до торгів старих постачальників і пошуком нових контрагентів.
У нас в APS Smart для спрощення та полегшення роботи успішно використовуються механізми:
- автоматичного та напівавтоматичного створення заявки/тендеру із зовнішньої системи;
- копіювання заявок та тендерів;
- автостворення заявок у forecast-і.
Це добре. Але, якщо поглянути на реальні потреби реальних замовників дещо з іншого боку, то ситуація виглядає цікавіше.
Припустимо, що у підприємства виникають деякі потреби, при цьому:
- періодичне створення заявок/тендерів стає неефективним;
- підприємство має постійну необмежену потребу у чомусь;
- періодична потреба вкрай некерована: виникає стохастично і вимагає миттєвої задоволеності;
- потреба існує постійно, але час і обсяги не зрозумілі до певного моменту або в принципі варіативні в залежності від ціни, наприклад. Знайомі ситуації?
Саме такі та подібні ситуації стали підґрунтям для реалізації в нашій системі нестандартного варіанту сорсінгу з пошуку та набуття контрагентів і постачання товарів – «навпаки».
Як працює sourcing «навпаки»
У випадках, як зазначено вище, найбільш оптимальною є “перевернута” схема процесу закупівлі: потреба постійно існує, доступна до ознайомлення контрагенту; при цьому фактична закупівля або продаж може здійснюватися через “зріз” ситуації на певний момент часу. Причому момент створення цього “зрізу” залишається цілком у зоні відповідальності сторони, що ініціює, що означає автоматичне покладання на бік контрагента обов’язку підтримувати свої пропозиції щодо потреби в актуальному стані. Під актуальністю тут розуміється як цінову пропозицію, так й готовність поставити (чи забрати) товар чи надати послугу відповідно до умов, зафіксованим на даний момент “зрізу”.
Чесно скажемо, що ось ця постійна готовність контрагента – це найвужче місце у цьому процесі. Але, той постачальник, який хоче максимально розширювати свої можливості збуту, буде підтримувати актуальність своїх пропозицій.
Як реалізується «вічний» тендер
На практиці, принаймні на верхньому рівні, реалізація періодичних закупівель постійного асортименту, виглядає таким чином:
- публікується довготривала закупівельна або продажна процедура типу RFx;
- контрагенти мають можливість заходити до неї, подавати-відкликати-коригувати свою пропозицію;
- в якийсь момент часу автор процедури робить “зріз” процедури: наприклад, створенням копії – нової процедури на етапі Прийом пропозиції або вище з пропозиціями контрагентів, що є на момент зрізу. Далі здійснюється вибір постачальника і відбувається закупівля;
Або ж просто ;
- довготривала ж процедура залишається незмінною і продовжує існувати (бути доступною) надалі, майже «вічно».
Практичні різновиди процедури «вічного» тендера
Проста процедура довготривалого тендеру – це коли контрагенту доводиться підтримувати в актуальному стані лише ціну за позиціями. Підходить, наприклад, для потреб надання послуг (де кількість = 1 або дорівнює якійсь постійній). Контрагент може одноразово ввести відповіді на зазначені умови (загальні критерії), а ціни корегувати час від часу. Актуальність ціни також можливо зрозуміти за датою подання пропозиції.
Складна – коли контрагенту доводиться підтримувати в актуальному стані не лише ціну за позиціями, а й мати доступною певну кількість для продажу. Особливо це добре для закупівлі ТМЦ.
Робота з «вічними» тендерами у Кабінеті Замовника і Кабінеті Контрагента APS SMART та неавторизованих користувачів
У КЗ такого типу тендери (у формі «sourcing») або, як ми їх назвали «вічні», створюються на відпрацьовуються у звичному форматі RFx з певними особливостями. Наприклад, у момент створення дата початку прийому пропозицій автопідставляється нинішня дата, дата закінчення прийому пропозицій – така сама дата, але наступного року (це ж довготривала процедура). Все інше – критерії, документи, погодження як і у звичайному тендері. А от далі – на етапі прийому пропозицій (розділ “Робота з тендером”) у автора тендера з’являється можливість “Зафіксувати пропозиції” (Capture proposals), тобто зняти перші інформаційні зрізи з пропозицій. Таким чином, замовник отримує такий собі bеnchmark (еталонний) порівняльний показник, аналіз) ринку, цін, постачальників на поточний час.
Припустимо, процедура sourcing висіла рік, продовжувалася за потреби, і раптом втратила сенс. Тоді автор тендера переводить її (або автоматично переводиться у зв’язку із закінченням терміну прийому пропозицій) на Обробку даних, далі до Вибору рішення.
У Кабінеті Контрагента у вкладці “Комерційні тендери” такого типу тендери відображаються (таб Sourcing) по різному, в залежності від того – це авторизований, чи не авторизований контрагент
Для неавторизованого: таб показується, якщо хоча б один тендер типу sourcing є на прийомі пропозицій. Якщо ні – таб пустий. Після завершення – відображається в Архіві поряд з рештою тендерів.
Для авторизованого: sourcing процедура показується, якщо для контрагента вона нова або він подав у ній пропозицію, а потім відкликав. Якщо подав – то процедура переміщається в Поточні з міткою “Я беру участь”, тобто як для звичайних тендерів. Завершені процедури в “Завершені” або “Архів” залежно від ступеня участі контрагента у цій процедурі.
Процедура-результат раптово з’являється як така, в якій вони подали пропозицію.
Короткі висновки
Ви вже зрозуміли, що такий спосіб проведення тендерів на закупівлю товарів на постійній основі з не чітким планування факту самої закупівлі досить добре оптимізує процес довготривалих закупівель, економить ресурс на постійне створення та оновлення тендерів, дозволяє робити бенчмарк поточної ситуації ринку, простежувати і аналізувати фактаж у довготривалому виражені.
Гарних закупівель! Звертайтеся!
