У сучасному світі, де швидкість та точність прийняття рішень – ключові чинники успіху, інтелектуальні системи управління набувають все більшого значення. Бізнес давно використовує автоматизовані рішення для аналізу (BI/AI). Сучасні системи аналізу розвиваються дуже швидко, ні для кого вже не є дивним використання елементів штучного інтелекту (ШІ) навіть у повсякденному житті, розробники все глибше використовують інтелектуалізацію алгоритмів, роботів, програмних засобів.
Що таке автоматизована бізнес-аналітика?
Автоматизована бізнес-аналітика – це комплекс програмних інструментів, які дозволяють компаніям отримувати доступ до даних, проводити їх акумуляцію, аналіз та отримувати корисну інформацію для прийняття бізнес-рішень.
Зазвичай, такі програми забезпечують подання інформації у зручних інформаційних панелях та засобах візуалізації даних (дашборди), що відображають ключові показники у вигляді графіків та діаграм.
Раніше, та й зараз, для невеликих об’ємів інформації використовують розрахункові програми типу exel, для великих об’ємів потрібні спеціальні технічні засоби та кваліфікований персонал.
Сучасні інструменти бізнес-аналізу надають більше можливостей для побудови, автоматичних розрахунків, прогнозної аналітики, дозволяючи складати не тільки статистичні звіти, а й робити ґрунтовні аналізи, прогнозувати розвиток ситуації. Сучасна бізнес-аналітика може відповідати на складні бізнес-питання в реальному часі, надаючи інформацію у зрозумілому вигляді та дозволяє аналізувати ефективність компанії, виявляти тенденції та визначати області, де показники продуктивності є неприйнятними.
Що може стати на заваді використання аналітики
Здавалося б це аксіома: для нормального ведення бізнесу потрібно постійно проводити моніторинг, аналізувати результати, врешті, на їх основі приймати рішення. Але давайте чесно. Як часто, Ви, як спеціаліст, робите аналітику своїх робочих процесів, показників, або, як часто звертаєте увагу на дашборд, що виводить Ваш КПЕ? Не так часто? Часто? Так, мабуть, ситуації різні. Більшість спеціалістів згадує про аналітику або ситуативно (щось сталося) або за нагальної потреби (річний звіт), або трохи частіше, бо це є їхнім професійним обов’язком (власники, ТОП-менеджери, спеціалісти бізнес-аналізу, профільні менеджери, тощо).
Але, як показує практика, на загал автоматизовану (будемо вважати більш правильну) бізнес-аналітику використовують не так вже й часто і не так, як хотілося б, ефективно.
Є кілька факторів, які можуть утруднити, або ж навіть нівелювати значимість автоматизованої бізнес-аналітики, спровокувати не бажання спеціалістів користуватися нею. Чому таке може статися? З «людських» та технічних причин. Наприклад:
Відсутність чіткої стратегії та цілей компанії може зробити систему бізнес-аналітики неефективною. Оскільки компанія може не мати конкретного напрямку для аналізу даних. А для найнятих менеджерів точне розуміння «скільки, чого, і за які кошти» не є критичним, а інколи навіть, «шкідливим» для суто власних інтересів.
Недостатня підтримка керівництва також є чинником, який може ускладнити розвиток та використання системи бізнес-аналітики. Якщо власники, ТОПи, інші керівники не розуміють важливості цієї системи або ж, що частіше, не приділяють уваги та ресурсів для її розвитку, це може обмежити її потенціал та вплинути на результативність.
Недостатня кількість даних які збирає компанія. Це також може стати перешкодою, якщо аналітичні вибірки компанії бідні або якість даних не відповідає вимогам, або з ними працюють не дуже кваліфіковані спеціалісти. Відповідно й результат такого аналізу не точний, не релевантний.
Недостатня автоматизація процесів компанії (і закупівель зокрема) також може вплинути на ефективність системи бізнес-аналітики, позаяк, якщо компанія не забезпечує достатню автоматизацію для збору необхідних даних, то результати цих процесів/дій не оцифровані, не обліковуються, і будувати аналіз на таких даних буде хибним.
Які переваги отримує компанія від застосування автоматизованої бізнес-аналітики?
Використання автоматизованої бізнес-аналітики може покращити результати бізнесу.
Зокрема, дозволяє отримання більш деталізованої та агрегованої інформації, що дозволяє користувачам ефективно аналізувати великі обсяги даних, включаючи структуровані та неструктуровані типи. Автоматизована бізнес-аналітика дозволяє краще розуміти взаємозв’язок між даними, враховувати нюанси, винятки та знаходити приховані тенденції.
Автоматизована аналітика допомагає ухвалювати операційні та стратегічні рішення більш обґрунтовано. У поточній роботі – швидко (автоматично) виконувати типові операції.
Можливості прогнозування на основі автоматизованих алгоритмів дозволяють користувачам легше виявляти тенденції та приймати виваженіше рішення. Також, за потреби, приймати запобіжні заходи, позаяк автомат може швидко виявляти негативні тенденції у поточних даних, фактично, у режимі реального часу.
Крім того, інтелектуальна бізнес-аналітика може надавати адаптивні/рекомендаційні рішення для користувача, завдяки здатності знаходити відповідні дані та надавати рекомендації, як забезпечити найкращий/оптимальний результат.
Автоматизована бізнес-аналітика для закупівель
Однозначно – ефективні закупівлі без аналізу не реальні. Закупівельникам усіх рівнів у допомогу пропонуємо Модуль APS Analytic&KPІ, що є складовою SRM системи управління закупівлями APS SMART.
Модуль є особливо цінним інструментом для власників бізнесу, ТОП-менеджерів, закупівельників, спеціалістів Служби Безпеки та інших зацікавлених сторін.
Модуль пропонує широкий спектр можливостей для аналізу, налаштовується під задачі компанії – це інструмент для прийняття оперативних та стратегічних рішень, оптимізації бізнес-процесів.
Зупинимося на основних можливостях АПС Аналітики:
Візуалізація та гнучкі налаштування
Модуль надає зручну та продуману візуалізацію даних, що дозволяє користувачам швидко отримувати потрібну агреговану інформацію.
За потреби дані можна експортувати у файли стандартних форматів.
Гнучкі налаштування дозволяють адаптувати Модуль під унікальні потреби кожного замовника.
Готові Набори Показників
Модуль надає готові набори ключових показників з різних аспектів закупівель, таких як закупівельні процеси, контракти, постачання, інше.
Аналіз показників діяльності корпорації з поділом та поданням інформації на будь-якому рівні ієрархії.
Це дозволяє користувачам швидко та з легкістю отримувати доступ до основних показників без необхідності додаткового налаштування.
Зведена аналітика, відображається за наступними параметрами:
- ринкова вартість всіх закупівель, що відбулись, в грошовому виразі;
- фактична сума всіх закупівель, що відбулись, в грошовому виразі;
- показник економії по всіх закупівлях, що відбулись, в грошовому та відсотковому виразі;
- кількість зареєстрованих контрагентів в системі;
- кількість категорій товарів, робіт та послуг, по яких можуть відбуватись закупівельні процедури;
- кількість номенклатурних позицій, по яких можуть відбуватись закупівельні процедури.
Автоматично формуються звіти за наступним показникам (критеріям):
- статуси процесів та їх кількість;
- ринкова та фактична вартість всіх закупівель та показник економії;
- аналітика по кількості, активності та статусам контрагентів;
- аналітика по кількості та активності номенклатурних позицій;
- аналіз обороту та економії в розрізі юридичних осіб;
- аналітика роботи користувачів системи в розрізі кількості та статусів процесів, обороту та економії;
- динаміка цін по конкретних номенклатурних позиціях за заданий період часу.
Вбудовані Методики та Інструменти
Модуль включає в себе вбудовані методики та інструменти для проведення аналізу закупівель, що забезпечують високоякісний аналіз даних, необхідний для прийняття обґрунтованих стратегічних та тактичних рішень.
Наприклад, матриця Краліча, операційна оцінка, баланс ціна-якість, глобальний рейтинг; APS Discovery (Сервіс Рекомендацій), APS Prozorro Hub, APS Spend та інші.
Виявлення Критичних та Стратегічних Категорій Витрат
Можливість виявлення критичних та стратегічних категорій витрат допомагає фокусуватися на ключових аспектах бізнесу.
Надається інформація для прийняття прорахованих рішень щодо оптимізації витрат та підвищення ефективності.
Економія та витрати по закупівлях, що відбулися. Візуалізація у вигляді діаграм, в грошовому виразі, у розрізі:
- відповідальні особи, які проводили процедури;
- юридичні особи, які проводили процедури;
- категорії товарів, робіт або послуг, по яким проводились процедури;
- роки та квартали, в які проводились процедури.
Оперативний Контроль та Аналіз
Модуль дозволяє проводити оперативний контроль за категоріями, номенклатурами та постачальниками з високою часткою оборотів.
Забезпечує оперативний аналіз та контроль проведеної роботи, що сприяє швидкому виявленню та вирішенню поточних питань.
Автоматично вираховується та відображається детальна корпоративна аналітику у вигляді графіків, діаграм та у числовому виразі по наступним даним:
- структура обороту по юридичним особам;
- структура економії по юридичним особам;
- кількість активних та неактивних контрагентів та номенклатурних позицій в розрізі юридичних осіб;
- зведений графік обороту та економії у розрізі юридичних осіб.
Також, відображається детальна інформація у вигляді графіків, діаграм та у числовому виразі, по кожній юридичній особі/підрозділу/контрагенту по наступним даним:
- обороти по кожній категорії закупівель;
- кількість активних контрагентів та номенклатурних позицій у розрізі категорій;
- топ-10 номенклатурних позицій по обороту та кількості постачальників;
- топ-10 контрагентів по обороту та кількості номенклатурних позицій;
- топ-3 груп товарів, робіт та послуг по обороту категорій та кількості контрагентів;
- топ-3 груп товарів, робіт та послуг по обороту категорій та кількості номенклатурних позицій;
- структуру найбільших груп у розрізі категорій;
- зведену інформацію по групам у розрізі обороту, контрагентів та номенклатур.
Оптимізація та Підвищення Ефективності, КПЕ
Дозволяє аналізувати ефективність ресурсу закупівель та його внесок в результативність бізнесу, що сприяє підвищенню конкурентоспроможності компанії.
Автоматично розраховується та відображається зведена інформація по роботі співробітників, у вигляді графіків та діаграм а також у числовому та грошовому виразах з урахуванням наступних даних:
- бюджет заявок на закупку та їх кількість у розрізі відповідальних осіб;
- кількість оброблених заявок на закупку, проведених процедур закупівлі та їх оборот в розрізі відповідальних осіб;
- статистику проведених процедур закупівель у розрізі кількості та з урахуванням ручного вибору переможців по кожній відповідальній особі;
- оборот процедур закупівель та кількість переможців в розрізі відповідальних осіб;
- показники економії по кожній відповідальній особі;
- структурні діаграми по авторам заявок; виконавцям заявок;
- структурні діаграми по проведеним процедурам закупівлі з урахуванням обороту, їх кількості, контрагентів, номенклатур в розрізі авторів.
Облік та аналіз КПЕ. Модуль дозволяє оптимізувати завантаження персоналу за допомогою показників КПЕ (ключові показники ефективності).
Світові закупівельні практики
Модуль враховує світові закупівельні практики з аналізу закупівель, допомагаючи адаптувати стратегії закупівель компанії до найкращих стандартів галузі та ринку.
За допомогою Модуля ви можете робити поточний бенчмаркінг ринку, постачальників, товарів та впевненіше себе почувати на локальному ринку.
Модуль APS Аналітика – це не тільки інструмент для збору та аналізу даних, а й стратегічний партнер для тих, хто бажає впровадити сучасні засади та методи управління закупівлями, ефективно оптимізувати бізнес-процеси.
Шановні закупівельники, якщо у вашій компанії вже впроваджено систему управління закупівлями, налаштовані автоматизовані закупівельні процеси, з використанням Модуля APS Analytic&KPI, Ви можете не тільки аналізувати ефективність роботи закупівельного підрозділу, а й на прикладі реальних даних розуміти який внесок роблять закупівлі у бізнес, аргументовано підвищувати значимість закупівель для компанії, оптимізації власну поточну роботу та робити успішну кар’єру!
Звертайтеся, розповімо детальніше, наведемо приклади працюючих бізнес-кейсів!
