Консалтинг та оптимізація бізнес-процесів закупівель підприємств

Чи можлива автоматизація закупівель без консалтингу? Так звісно. Але давайте скажемо чесно: можлива, але не так ефективна. Нюанси, це ті речі, які можуть вплинути на всю історію проекту.
Отже, реальний кейс з досвіду. Наш клієнт – багатопрофільна Група Компаній, в портфелі якої є і харчове виробництво, і логістика, і навіть будівництво, запросила наших фахівців для консалтингу та автоматизації своїх закупівель.
Факт в тому, що самі закупівлі в ГК проводилися правильно, але ось був такий «підлий» нюанс в цьому правильному процесі – розрізненість. Тобто кожне підприємство в Групі Компаній робило закупівлі тільки для себе, окремо. Таким чином, оптимізація бізнес-процесів закупівель ГК почалася з рекомендацій зі збору та централізації інформації від всіх підприємств Групи.
Коли після рекомендацій консалтингу і за допомогою автоматизації APS Smart була об’єднана інформація з облікових систем всіх родинних (афілійованих) компаній, то виявилося, що:
1. Не треба купувати те, що лежить без діла в спорідненої структурі. Для одних є потреба в закупівлі якогось товару, для інших – є зустрічна потреба в ліквідація своїх складських неліквідів.
В результаті, процес закупівлі на деякі позиції скоротився до мінімуму: створення оголошення про потреби – закриття потреби.
2. Консолідація. Кілька споріднених структур ГК, консолідуючи свою потребу тепер можуть отримати більш вигідні ціни від постачальників за рахунок величини обсягів закупівлі.
Тільки цей пункт дав 1,5% реальної економії на основні засоби.
3. Скорочення циклів проходження бізнес-процесів. За рахунок прискорення процесу «від заявки до поставки на склад» з 40 до 26 днів, операційне управління закупівлями стало більш гнучким і точним.
Одна справа закладати в ризики більш 1,5 місяці на поставку, інше – знати, що сировина прибуде через 3 тижні.
Крім цього, за допомогою консалтингу було знайдено 14 точок дублювання функцій (згідно методики RACI – оцінки участі різних ролей в процедурах та завдання щодо процесу). Ресурси, час той же актив.
І, нарешті, завдяки консалтингу на початку проекту було виявлено 68 точок ризику в процесах закупівель компанії, з яких (потім) 65 були закриті за допомогою автоматизації. Що позитивно позначилося на якості самих процесів, наприклад, під час перевірок Службою безпеки ГК, зауваження скоротилися на 93%.
Звичайно, автоматизуватися без консалтингу або з консалтингом, вирішувати Вам, але ми все ж за те, що нюанси повинні бути зрозумілі відразу. Вдалих закупівель!