Оптимизация закупок: эффективное управление

Оптимизация закупочной деятельности предприятия: цели, способы, возможности

 

Рынок – практически синоним слова «конкуренция». Стать более конкурентоспособным – это возможность завоевать и удержать лидирующие позиции, иначе говоря – быть успешным. Одним из факторов, влияющих на конкурентность и успех, является оптимизация бизнеса и его процессов (в этом случае мы говорим об устойчивых отлаженных бизнесах, потому что на этапе старта определяющими будут другие факторы). Руководство таких компаний давно пришло к пониманию того, что оптимизация закупочных процессов и закупочной деятельности в целом (в особенности для производственных предприятий) обеспечивает долгосрочные, т.е. стратегические, преимущества — а значит, играет большую роль в видении и построении будущего компании.

 

Оптимизация закупок – это процесс организации и регулирования закупочной деятельности, которая позволяет снизить затраты на закупки, в том числе издержки на снабжение/обеспечение производства. «Идеальная» оптимизация достигается как за счёт прямых, так и косвенных факторов.

 

Автоматизированная система управления закупками APS SMART успешно решает задачи оптимизации закупок для всех отраслей и масштабов бизнеса на украинском рынке: общая сумма экономии за весь период внедрения к началу 2020 года составила более 15 миллиардов гривен.

 

Управление закупками и снабжением: прямая оптимизация затрат

 

К возможностям «прямой» оптимизации затрат на закупку относятся:

1. Снижение затрат за счет консолидации потребностей;
2. Снижение затрат через эффективное управление запасами;
3. Повышение эффективности закупок через автоматизацию тендерных процедур.

 

Консолидация закупок

 

Консолидация закупок – это сбор заявок от разных подразделений с последующей закупкой общего объёма требуемых товаров. Экономия достигается за счёт разницы оптовых и розничных цен – крупные закупки приносят больше выгоды. Ведь, кроме цен, оптовые поставщики могут предложить более удобные условия поставки. Такое решение отлично работает для компаний с большим количеством территориально-рассредоточенных подразделений (агро- и промышленные холдинги, строительные корпорации).

 

Автоматизация тендерных закупок

 

Оптимизация закупочной деятельности практически невозможна (и однозначно не так эффективна) без автоматизации. Часто её внедрение начинается с автоматизации тендерных процессов, что позволяет:

• учитывать все критерии (в том числе неценовые) при выборе поставщика (победителя тендера);
• формировать, хранить и использовать для принятия решений о закупках «историю» поставщика (факторы полноты и достоверности документации тендера, соблюдения условий поставок и контракта в целом и пр.);
• контролировать процедуры и полномочия для согласования тендерных заявок в соответствии с политикой компании в части классификации и делегирования закупок;
• контролировать соблюдение плана закупок;
• формировать отчеты и данные в реальном времени.

 

Автоматизация тендерных операций подразумевает налаженное взаимодействие с внутренними заказчиками (подразделениями и филиалами) и, как правило, централизованное управление закупочными процессами.

 

Автоматизация тендеров от APS SMART ускоряет время проведения тендера и заключения контракта на 50-75% и снижает затраты на заключение договоров и закупки в целом до 30%.

 

Управление запасами и логистика

 

Правильное управление запасами и поставками позволяет избежать излишних закупок (того, что уже есть на складе) и снизить затраты на логистическую составляющую: например, своевременное перераспределение ресурсов между филиалами, один из которых вынужден систематически закупать то, что хранится и не используется на другом, может оказаться более выгодным. Для принятия таких решений необходимо иметь сводные данные о потребностях и запасах в разрезе всех внутренних заказчиков.

 

Централизация закупок

 

Эффективное управление запасами и консолидация закупок обеспечиваются путём централизации закупочных функций. Централизация также повышает прозрачность операций. Иногда это может привести к созданию отдельной организационной структуры. Однако, это не означает тотального контроля «центра» – разным подразделениям могут быть делегированы различные полномочия в соответствии с их компетенциями: закупки сырья для производства, комплектующих для техники, услуг по обеспечению офисов и др. могут частично осуществляться отделами или филиалами в зависимости от объёмов и согласно утверждённому закупочному плану. Комплексная централизация управления закупками обеспечивает:

• мониторинг складских запасов на всех складах в реальном времени;
• быстрое согласование и консолидацию потребностей;
• максимальную эффективность и прозрачность тендерных процедур;
• учёт и контроль поставок и связанных расходов;
• фиксацию, единообразие и системность процедур и процессов закупки.

 

Понимание закупок как сквозного бизнес-процесса, увязанного с другими процессами обеспечения жизнедеятельности компании, даёт существенную итоговую экономию издержек и затрат.

 

Главными результатами централизации для целей стратегического управления и развития предприятия являются:

1. Достоверное прогнозирование потребностей для составления плана закупок;
2. Гибкое операционное управление закупками и снабжением в масштабе всей компании;
3. Доступность необходимой информации для стратегического анализа и планирования;
4. Построение целостной и функциональной системы управления взаимоотношениями с поставщиками (srm).

 

Опыт внедрения системы управления закупками APS SMART показывает, что экономия от рациональной централизации может составить десятки миллионов гривен в первый же год. Автоматизированная система SRM APS SMART предоставляет широкие возможности для управления закупками и поставщиками в масштабе всей компании. 

 

Управление поставщиками. Роль SRM в оптимизации закупок 

 

Один из аспектов управления взаимоотношениями с поставщиками, на котором базируется построение стратегии такого управления – это классификация и сегментация поставщиков. Разделение поставщиков на стратегических (тех, на ком «завязано» обеспечение основных бизнес-процессов) и «операционных» (замена которых не играет существенной роли) помогает правильно распределить функции и порядок взаимодействия лиц, ответственных за организацию и проведение разных закупок, обобщить и регламентировать закупочные процедуры, мониторить и своевременно реагировать на изменения в деятельности ключевых поставщиков.

 

Планирование закупок

 

Планирование проводится на основании планов производства и продаж, данных о закупках и их потреблении за прошлый плановый период, консолидированной информации о текущих потребностях и складских остатках. Бюджетирование закупок происходит с учётом данных финансового планирования (графика движения денежных средств), исходя из предполагаемой стоимости на основании информации о прошлых и текущих рыночных ценах. Годовой план закупок в автоматизированной системе является основанием для построения маршрутов согласования тендерной документации и контроля за закупками (их целесообразностью, своевременностью) и затратами на них. Отклонения от плана в предыдущем периоде становятся отправной точкой для оценки эффективности планирования и последующей оптимизации планируемых поставок по условиям (срокам, суммам и др.) и поставщикам.

 

Планированию бюджетов «посвящён» отдельный модуль системы APS Budget. В увязке с остальными возможностями системы управления закупками APS SMART он позволяет автоматизировать контроль за соблюдением закупочных планов и процедур, а также получать отчётные данные для анализа и корректировки.

 

Оптимизация отдела закупок

 

Нельзя говорить об успехе в оптимизации в отрыве от кадровой работы с персоналом закупок. «Оптимизацию персонала» можно проводить одним или несколькими способами одновременно:

• изменить (увеличить или сократить) количество сотрудников;
• пересмотреть (разделить, совместить, наделить полномочиями для согласования и делегирования) функциональные обязанности и/или организационную модель подразделения (структуру отдела);
• внедрить программу обучения (повышения квалификации);
• автоматизировать работу отдела.

 

Повышение квалификации специалистов по закупкам

 

Успешные компании уделяют большое внимание своим сотрудникам (простым закупщикам, менеджерам, управленцам закупок). К сожалению, нет высших учебных заведений, где бы учили «на закупщика», а обучение по специализированной международной программе (CIPS) доступно не всем. Поэтому внутрикорпоративное обучение специалистов (тренинги, курсы, семинары, участие в профильных мероприятиях) и постоянное повышение их квалификации – еще один важный аспект оптимизации процесса закупок на предприятии.

 

Аутсорсинг закупок

 

Заказчик торгов может делегировать проведение закупок стороннему подрядчику – например, при отсутствии у него тендерных специалистов. Конечно, все существенные критерии для проведения тендера в этом случае должны быть задокументированы. На аутсорс также могут быть отданы не все закупки, а только «непрофильные» для бизнеса – логистика, проведение ивентов, закупка маркетинговых материалов (POS), клининг и т.п. Это хорошо работает для сфер бизнеса, где есть часть основного бизнеса (например, торговля топливом), и есть часть вспомогательная (HoReCa на АЗС).

 

APS SMART поможет подобрать квалифицированных закупщиков в штат Вашей компании – или обеспечит профессиональный аутсорсинг Ваших закупок, в полном соответствии с требованиями, политиками и спецификой Вашего бизнеса.

 

Оптимизация системы закупок. APS SMART – опыт и результаты внедрения

 

Наша компания занимается автоматизацией управления закупками на базе мировых стандартов уже много лет. Это деятельность многогранная и многоаспектная. При помощи SRM системы APS SMART, опыта наших экспертов закупочной деятельности, наших сотрудников, мы полностью покрываем все направления качественного построения и оптимизации системы закупок в любой компании – от гигантских холдингов до небольших фермерских хозяйств.

 

Что же мы можем вам предложить? И частично, и в комплексе – множество возможностей в рамках единого решения:

 

• Прямая оптимизация всех ваших тендерных процессов: аукцион/редукцион, торги на понижение. Оптимизация процесса проведения тендеров: работа с тендерной документацией, копирование тендеров, архивы тендеров;
• Онлайн электронные торги, позволяют одновременно торговать в режиме многолотовости и многопозиционности (до 1 тыс. позиций в 1 лоте);
• Централизация и консолидация закупок. Обслуживание холдингов с территориально-распределенной структурой организацией бизнеса. Централизация закупок от подразделений, закупки консолидированных объёмов с целью экономии на стоимости, с последующим разделением закупленных товаров по местам поставок (по ценам, на которые при отдельной закупке вряд ли можно было бы рассчитывать);
• Интеграция данных по закупкам с учетными и другими системами компаний, от 1С до SAP, в том числе и для государственных закупок;
• Аналитика закупок в любых разрезах, KPI. Архивы закупок/торгов и всех событий, с ними связанных;
• Оптимизация управления запасами. Модуль Заявки на закупку предусматривает проверку и управление остатками запасов (минимизация «лишних» закупок), есть возможность кастомизации системы для учета буферных запасов и товарных запасов в пути;
• Оптимизация работы с поставщиками, управление поставщиками при помощи наборов оценочных критериев;
• Планирование закупок. От выявления потребности на закупку до контракта, заказа и поставки. Возможность автозаказа с расчетом потребности и учетом срока поставки (на базе формул потребления производства). Связь с планами производства;
• Аутсорсинг закупок. Любые закупки «за вас». Отдайте профессионалам то, что забирает у вас время, сосредоточьтесь на главном – на своём бизнесе!
• Онлайн цифровизация сообщества закупщиков (рассылки и информация по фактически любым современным электронным каналам). Мы всегда на связи!
• Обучение и рекрутинг закупщиков. Мы подготовим или подыщем для вашей компании лучших профессионалов.

 

И это – только базовые возможности. Вы можете начать с небольшого: дорогу осилит идущий. Осуществляйте закупки оптимально, рационально и правильно!

 

Контакты консультантов по внедрению: + 38(067)829-08-77