Продовжуємо знайомити з нашим новим продуктом – системою (модулем) електронного документообігу APS DOCS.
У попередній статті ми вас познайомили з APS DOCS – сучасним інструментом управління роботи з документами, надійним помічником для збільшення швидкості проходження бізнес-процесів компанії.
Наша система має багатовекторну направленість у своєму цільовому призначенні. Сьогодні акцентуємо увагу на ще на одній стратегічній меті в операційному управлінні, де одну з головних ролей може взяти на себе СЕД APS DOCS, у формуванні єдиного інформаційного середовища компанії.
Якщо взяти за визначення «електронне інформаційне середовище компанії» як сукупність технічних (програмних) засобів зберігання, обробки і передачі інформації (даних чи документів), що створюються, курсують всередині, зберігаються та частково видаються на зовні у будь-якій компанії в рамках корпоративної культури і політики, то отримаємо контур компетенцій, в яких вам може прислужитись ПЗ APS DOCS.
Концепт СЕД APS DOCS
Коло компетенцій APS DOCS включає процеси автоматизації зовнішнього та внутрішнього документообігу різних цільових (фахових) напрямків, можливість інтеграції зі сторонніми сервісами та системами з метою передачі даних (CRM,ERP, HRM, сервіси миттєвої передачі електронних документів, тощо).
Кожен з процесів має широкі функціональні можливості, що покликані забезпечити організацію, структуризацію та управління роботою з документами в компанії.
Функціональні блоки APS DOCS для створення інформаційного середовища компанії
Налаштування та адміністрування, контроль виконання
Система APS DOCS включає засоби для самостійного адміністрування спеціалістами Замовника:
- можливість опису схем бізнес-процесів та схем руху документів без програмування з прив’язкою до конкретних об’єктів ПЗ: документ, резолюція, будь-який інший набір даних;
- можливість налаштування різних умов відбору (фільтрів) для наборів даних без програмування (за допомогою вбудованих інструментів);
- наявність універсального механізму налаштування доступу до об’єктів програмного забезпечення, перепризначення доступу, видача доступу на певний період.
Можливі рольові моделі користувачів:
Створення ієрархії резолюцій, можливість додавання резолюції на резолюцію. Контроль за виконанням дерева резолюцій.
Наявність різних ролей, що працюють з резолюціями/дорученнями:
- ініціатор;
- контролюючий;
- виконавець.
Контроль за виконанням документів:
- постановка документів на контроль;
- можливість багаторівневого контролю: на рівні групи/підрозділу/підприємства;
- автоматичний контроль за термінами та відповідальними на кожному етапі обробки документа;
- контроль за плановими та фактичними термінами виконання резолюції/доручення/документа в цілому;
- моніторинг невиконаних документів на всіх управлінських рівнях.
Система нагадувань та оповіщень:
- для виконавців;
- для керівників.
Довідники та класифікатори
Модуль підтримує можливості створення нових довідників компанії та класифікаторів, їх ведення та актуалізацію. В т.ч. з підтримкою ієрархії та успадкування елементів нормативно-довідкової інформації.
Зокрема, ведення довідника персоналу з підстановкою довідкових реквізитів персони у момент «підв’язки» даних співробітника у документ (ПІБ, посада тощо).
Ведення довідника контрагентів.
У рамках розмежування доступів користувачів є можливість розмежування доступу до елементів нормативно-довідкової інформації.
Безпека та інтеграція
Адміністрування та захист каналів передачі інформації:
- захист каналів передачі даних між компонентами рішення та зовнішніми системами;
- автентифікація користувачів згідно з протоколом LDAP;
- можливе підключення зовнішніх користувачів (в т.ч. для підписання документів).
Авторизація користувачів та захист інформації від несанкціонованого доступу:
- поділ ролей груп користувачів щодо доступу до інформації та функцій системи;
- формування індивідуального програмного меню для кожного користувача залежно від ролі у системі;
- автоматичне логування дій користувачів.
APS DOCS автоматично інтегрований з усіма іншими модулями програмного забезпечення APS SMART та, при потребі, інтегрується зі сторонніми онлайн-сервісами миттєвої передачі документів: Вчасно, Document.OnLine, Deals і т.п.
У модуль присутні вбудовані засоби для роботи з електронним підписом (ЕЦП) / кваліфікованим електронним підписом (КЕП) акредитованих ЦСК України.
Робота зі зовнішніми адресатами. Кабінет Контрагента
Спеціальний функціональний Кабінет з можливістю самостійної реєстрації та авторизації. Можливість створення контрагентом окремих документів для передачі Замовнику, підписання документів КЕП.
Робота з документами в рамках Кабінету:
- пошук документів
- шаблони документів
- налаштування повідомлень.
Результат впровадження APS DOCS
Єдиний інформаційний простір компанії, безпаперовий документообіг, а ще:
- Вивільнення ресурсів, зниження адміністративних витрат
- Мінімізація людського фактору, скорочення часу на діловодство, прискорення бізнес-процесів
- Онлайн доступ до інформації для всіх залучених співробітників, підрозділів та власників бізнесу
- Рольова модель доступу до інформації, контроль дій персоналу, конфіденційність
- Динамічне налаштування документообігу під бізнес-процеси, що змінюються та під законодавство.
Всі документи компанії в одному місці – безпечно, екологічно, доказово!
