До уваги користувачів системи управління закупівлями APS Smart. Презентуємо новий функціонал – «Замовлення та приймання закуплених товарів з партійним поділом» (Модуль APS Order (Замовлення).
Що таке партійний облік
Партійний облік – один із варіантів обліку, що широко використовується у складській справі. Відповідно, партія – це товари, що надійшли від одного постачальника за одним документом.
Цей практичний метод широко застосовується на підприємствах, передбачає облік та відстеження кожної партії товару, полегшує контроль за залишками, витратами та переміщенням продукції, спонукає закупати лише необхідні товари.
Методика обліку «по-партійно» дозволяє точно відслідковувати дату та час закупівлі, постачальника. Такий спосіб контролю особливо корисний для підприємств, що працюють з великою кількістю схожих товарів, особливо з обмеженим терміном придатності (м’ясо-молочні продукти, випічка, фармація, тощо).
Для спрощення та прискорення партійного обліку використовують різного роду ПЗ. На різних етапах це можуть бути: обліково-фінансові системи (ERP), складські WMS і навіть логістичні TMS, наразі, ми розкажемо про можливості партійного обліку у SRM-системі управління закупівлями на етапі створення замовлення та його приймання.
Замовлення товарів з партійним поділом у APS Smart
Функціонал Модуля APS Order (Замовлення) надає можливість формувати замовлення на закупівлю товарів партіями з обов’язковим прикріпленням документів, наприклад сертифікатів, специфікацій, тощо.
У цьому випадку партія визначається як товари, що отримані від одного постачальника за одним «приходним» документом. По замовчуванню система створює 1 партію на всю кількість позицій замовлення. При необхідності можна розподілити позиції на декілька партій.
Особливість роботи з таким замовленням: отримавши замовлення, постачальник, формує партії та додає до них документи напряму у закупівельній системі, використовуючи свій електронний кабінет. Замовник, на етапі приймання може перевірити ці документи, відповідність номенклатури партії; за потреби, погодити у відповідальної особи та надати дозвіл на приймання товару.
Процес замовлення передбачає інтеграцію з обліковою системою замовника, позаяк замовлення зазвичай формується у обліковій системі замовника, після чого дані передаються до системи закупівель APS Smart, саме там постачальник вносить інформація по номенклатурі, партійності та даті постачання (бронюються певні тайм слоти на доставку) та додаються необхідні документи у файловому вигляді.
Після проходження процесу узгодження, система відслідковує статуси перевірки (погодження) партії. На сам кінець, дані передаються у «зворотному» напрямку в ERP для подальшого обліку.
До розробки запланована ще одна цікава фішка – створення електронної черги на приймання від постачальників.
Формування партії на постачання відбувається від однієї номенклатурної позиції замовлення. Сумарна кількість по партіях повинна дорівнювати кількості позицій.
Для швидкої робочої двосторонньої комунікації замовник-постачальник є можливість обміну повідомленнями через внутрішній чат або ж подання повідомлення на електронну пошту.
Чому партійний облік у закупівлях важливий?
Такий підхід дозволяє швидко контролювати закупівлі, продаж, залишки і ефективно виконувати плани, раціонально розподіляючи кошти на закупівлю. Постійний моніторинг допомагає зменшити ризики та уникнути фінансових проблем.
У нашому випадку, замовник має унікальну можливість отримувати свої замовлення у партійному розрізі від постачальника, при цьому залучивши безпосередньо постачальника до формування партій та забезпечення відповідною документацією. Якісно і оперативно контролювати партійність, номенклатуру, таймінг постачання; суттєво збільшити швидкість опрацювання замовлень і приймання товару; додатково економити час та ресурси завдяки інтеграції системи обліку та системи закупівель для передачі-отримання даних.
Зацікавила інформація? Телефонуйте!
