Консорціумні закупівлі: ефективний інструмент оптимізації витрат. Новий сервіс від APS

Закупівельні процеси відіграють ключову роль у забезпеченні стабільної роботи та конкурентоспроможності компаній незалежно від їхнього масштабу. Будь-який бізнес потенційно прагне мінімізувати витрати та отримати найкращі умови від постачальників та працювати з максимумом ефективності закупівельних стратегій.

Одним із найефективніших рішень з цією метою є консолідація закупівель у форматі консорціуму. Як кажуть: «Гуртом можна і море загатити».

Про можливість реалізації консолідованих закупівель через Централізовані закупівельні організації (ЦЗО) у тому числі для торгів на Prozorro ми писали раніше, сьогодні розповідаємо про новий сервіс APS – консорціумні закупівлі.

Що таке консолідовані закупівлі у форматі консорціуму?

Консолідовані закупівлі – це механізм об’єднання потреб декількох компаній для проведення спільних тендерів або торгів. Завдяки такому підходу підприємства можуть отримати суттєві переваги, зокрема зниження витрат, покращені умови постачання та автоматизацію закупівельного процесу.

Закупівельний консорціум APS – це віртуальне об’єднання декількох замовників з метою отримання найкращої ціни закупівлі у процесі торгів, що проводяться за допомогою закупівельних експертів та зі застосуванням електронних сервісів платформи APS Smart. 

Чому варто використовувати консорціумі закупівлі APS?

У процесі співпраці, замовники отримують:

1. Економію коштів – об’єднання обсягів закупівель дозволяє отримати значні знижки від постачальників. У середньому це до 15% економії бюджету.
2. Автоматизацію процесів – використання цифрових платформ, таких як APS Smart, спрощує та прискорює всі етапи закупівель.
3. Зниження адміністративного навантаження – витрати на тендери, юридичний супровід та аудит розподіляються між учасниками консорціуму.
4. Збільшення переговорної сили – спільні закупівлі дають можливість отримати кращі умови оплати, доставки та обслуговування.
5. Контроль якості – ретельний аналіз постачальників і прозорість процесів допомагають уникнути неефективних витрат.
6. Експертизу – з закупівлею працюють досвідчені фахівці, закупівельні експерти з команди  APS.
7. Вигоду. Як показує досвід APS Smart, максимальну вигоду від консорціумних закупівель можна отримати  у закупівлях простих категорій товарів, у категоріях з однотипними характеристиками (наприклад, газ, нафта, електроенергія); коли у компанії є малоефективні закупівлі у певних категоріях.
8. Ефективність. Особливо доцільно  для малого та середнього бізнесу, для будь-якого бізнесу  у випадках, коли є невеликі обсяги закупівель; нерегулярні закупівлі або велика кількість сезонних замовлень, а найм окремого спеціаліста на постійну роботу недоцільний, також коли присутній дефіцит персоналу у підрозділі закупівель.

Як працює механізм консорціуму у закупівлях?

Кілька простих кроків за якими прихована складна менеджерська, операційна та адміністративна робота на результат.

1. Формування віртуального консорціуму – підприємства об’єднуються для спільних закупівель.
2. Консолідація замовлень – аналіз потреб учасників і визначення спільних закупівельних позицій  для консолідації з метою отримання кращих комерційних умов від постачальників.
3. Проведення торгів за допомогою автоматизованої системи, яка допомагає обрати найкращу  (найоптимальнішу) пропозицію на ринку.
4. Заключення контрактів та виконання замовлень – учасники отримують товари або послуги за вигідними умовами.

Приклад з практики:

Аналіз понад 1300 закупівель дизельного палива (2024 р.) показав, що компанії, які не використовують консолідовані закупівлі, можуть втрачати до 10 млн грн на 1000 тон палива. Якщо Ви знаходите свої ціни в верхній частині графіку – Вам слід подумати про консорціум позаяк ваші закупівлі не ефективні.

Консорціумний підхід дозволяє уникнути таких збитків. Дані APS Smart показують, що замовники можуть економити від 20% до 50% часу на повному циклі закупівель.

Виклики та ризики використання закупівельної консолідації без необхідних чинників

На перший погляд може здатися, що організація консолідації закупівель (консорціуму) простий процес: домовилися з кількома партнерами тай працюємо. Але для ефективного результату потрібно мати більше відповідних чинників: технічний інструментарій, експертний досвід проведення різногалузевих  закупівель, навчений персонал, юридичну та адміністративну підтримку, тощо.

Таким чином, потрібно вважати на:

• Юридичну та адміністративну складність – потреба узгодження договірних відносин між кількома учасниками консорціуму.
• Необхідність впровадження ІТ-рішень – для ефективного використання автоматизованих закупівель потрібні сучасні цифрові інструменти та персонал, що ними володіє.
• Професійність персоналу або його дефіцит у закупівельних підрозділах – актуально завжди, а особливо для SMB, у яких немає окремого відділу закупівель.

Висновок

Консорціумні автоматизовані закупівлі є ефективним способом оптимізації витрат та підвищення конкурентоспроможності компаній. Використання цифрових платформ, таких як APS Smart та досвіду  закупівельних експертів, дозволяє значно спростити закупівельні процеси, підвищити їх прозорість та досягти суттєвої економії коштів. Звертайтеся!