Починаємо новий рік з цікавого кейсу. Автоматизація закупівель для енергетичної компанії. Дуже потужний проект з хорошими результатами.
Українські компанії закуповують все ― починаючи з виробничої сировини, обладнання та комплектуючих, маркетингових чи юридичних послуг, і закінчуючи потребами для офісу типу канцелярії або вода/кава/чай. Певною мірою процеси закупівель дещо відмінні для державних та комерційних компаній. Для державних компаній вони регламентуються Законом «Про публічні закупівлі» та мусять бути опубліковані на відкритій тендерній платформі Prozorro.
Як показують опитування, серед комерційних і державних компаній до чого часу ще є компанії у яких закупівельні процеси залишаються не автоматизованими або автоматизованими частково.
Автоматизований повний цикл закупівель вже мають або планують впровадити компанії, що свідомо й поступально рухаються вперед, використовуючи інноваційні підходи та сучасні рішення, саме до таких відноситься і наш клієнт – провідна енергетична компанія України.
Передумови впровадження проекта для енерго компанії
APS SMART – система автоматизації управління закупівлями повного циклу, що придатна для застосування у сфері закупівель як комерційних так і державних підприємств.
Співпраця APS з Замовником – лідером енергетичної галузі України почалася ще у 2022-23 роках. Основною стратегічною метою, яку переслідував Замовник, було перевести закупівельні процеси компанії в єдину закриту систему повного циклу з врахуванням галузевих особливостей, перспектив розвитку та масштабування проекту.
Особлива акцентуація робилася на можливості контролю та прозорості закупівель по всій вертикалі структури та її закупівельних процесів; на централізації управління, онлайн взаємодії підрозділів; автоматизованому зборі потреб на закупівлі; моніторингу та контролі закупівельних цін; автоматизації планування закупівель, актуалізації та контролі бюджетів закупівель.
Повну реалізацію проекту: відтворення концепту замовника, розробка додаткової функціональності, інтеграція з ERP та з платформою Prozorro, впровадження і масштабування на робочі підрозділи провела команда АPS. На впровадження та відпрацювання основних процесів знадобилося трішки більше року.
Реалізація проекту для енергетичної галузі. Основне
Попередньо до запуска проекта, команда Замовника ґрунтовно пропрацювала всі задачі, які вони хотіли реалізувати, а керівництво Замовника мало політичну волю вносити ці зміни у робочі процеси та перебудовувати їх відповідно до сучасних вимог. Крім цього, розуміючи складність проекту, його масштаби експертами APS був проведений консалтинг закупівельних процесів корпорації, що стало підґрунтям успішної подальшої роботи.
Реалізація збору потреб та планування закупівель для державної корпорації
З метою автоматизації збору потреб та планування закупівель, APS було розроблено та інтегровано логічне рішення: Закупівельна Заявка-Річний План.
Це забезпечило контроль «зв’язку» заявок на закупівлю з річним планом по всій структурі корпорації, їх акумуляцію, оперативну актуалізацію, а також облік та контроль непланових («аварійних») закупівель. Наразі, час на узгодження (актуалізацію) заявок скоротився з 2-3 тижнів до 10 годин.
Реалізація контролю закупівель держпідприємства
З метою прозорості та «протидії змові» був розроблений багаторівневий автоматичний контроль: на етапі заявки – на етапі Головного Управління – на етапі внутрішнього тендерного комітету – а також присутня можливість проведення зовнішнього аудиту, контролю зі сторони Службі безпеки компанії.
Реалізація автоматизації повного циклу закупівель включно з публічними торгами
Оскільки Замовник є державною компанією, то, відповідно всі його торгові процедури проводяться на платформі Prozorro.
Архітектурою рішення передбачено, що весь процес закупівель, збору потреб, узгодження, проведення кваліфікації постачальників проходить через систему APS Smart. Далі, потрібні данні передаються у Prozorro, де відбуваються публічні торги; після вибору переможця, дані з результатами торгів повертаються у систему APS Smart, де вже проводяться подальші процеси реалізації закупівлі (контрактування, замовлення, тощо).
Всі процеси автоматизованих закупівель підтримуються електронним документообігом та КЕП.
Результати проекту автоматизації закупівель енергетичної компанії
Загалом проектом було охоплено 2 управління, 4 орг.одиниці та 300 підрозділів (бл.800 користувачів); 6 спеціалізованих напрямків закупівель, бл.2000 закупівельних категорій, 25000 активної закупівельної номенклатури.
Відтепер, наш Замовник – провідна енергетична компанія здійснює автоматизований управлінський контроль всіх своїх закупівель, має можливість проводити централізовані та консолідовані закупівлі, контролювати закупівельні ціни по всіх структурних одиницях, ефективніше підходити до економії бюджетів завдяки оптимізації планування та автоматизації процесів; має можливість додаткового каналу зі збуту неліквідів через акуціони; документує всі дії та активності в електронному вигляді.
А головне, вся система закупівель Замовника побудована як єдина закрита екосистема, з автоматизованими безперервними процесами, що забезпечують повний контроль та прозорість закупівель компанії.
«Це був досить не простий проект за його масштабами та задачами. Попри всі складності, завдяки спільній роботі обох команд: і замовника, і нас – розробника, нам вдалося успішно пройти шлях від концепту до запуску у промислову експлуатацію цілісної системи управління закупівлями», – коментує Василь Богуш, директор проектів ТМ APS Smart, керівник відділу впровадження компанії Aladdin Systems.
