КЕЙСИ НАШИХ КЛІЄНТІВ: Автоматизація управління закупівлями для мережі ресторанів швидкого харчування. Невиробничі закупівлі

Автоматизація закупівель є  важливим процесом не тільки для великих промислових компаній або агропідприємств, а й для сегменту HoReCa (Hotel, Restaurant, Cafe), зокрема для сегменту мережевих операторів ринку швидкого харчування. Специфіка діяльності таких підприємств вимагає постійного та безперебійного забезпечення ресторанів продуктами та матеріалами, а управління  закупівлями потребує ефективних інструментів для збору заявок, погодження, моніторингу безпеки та номенклатурного обліку.

Основні закупівельні кластери для HoReCa

Основними кластерами закупівель для мереж швидкого харчування є:

1. Невиробничі закупівлі – офісні потреби, товари матеріально-технічного забезпечення (ТМЦ), послуги охорони, клінінгу, реклами, тощо.
2. Закупівлі FMCG товарів – продукти харчування для виробництва та послуг в рамках діяльності ресторанів або інших точок харчування.

Специфіка: регулярність замовлень як необхідність систематичних закупівель для забезпечення безперебійної роботи мережі.

Основні виклики, з якими стикаються оператори ринку швидкого харчування, включають складнощі у зборі та погодженні заявок на закупівлі, консолідація такої інформації, планування планомірних закупівель, а також підтримка прозорості та безпеки даних.

Для вирішення цих завдань й покликана автоматизована система автоматизації закупівель.

Автоматизація невиробничих закупівель та дотичних до них бізнес-процесів для мережі ресторанів швидкого харчування на прикладі клієнтського кейсу

Як приклад успішного застосування SRM системи управління закупівлями, наводимо кейс нашого клієнта – оператора мережі ресторанів, що володіє більш ніж 100 закладами швидкого харчування.

Основні задачі проекту:

• автоматизація збору потреб на закупівлю та їх погодження;
• оптимізація управління закупівельною номенклатурою;
• створення торгових процедур для закупівлі товарів та послуг під невиробничі потреби;
• контроль безпеки закупівельних процесів.

Завдяки професійним підходам наших фахівців – дипломованих CIPS* експертів, спеціалістів з провадження, аналітиків та розробників, а також завдяки цілеспрямованості команди замовника вдалося реалізувати проект, в якому було вдало поєднано нові автоматизовані рішення та вже сталу технічну інфраструктуру замовника; максимум задач замовника на цьому етапі проекта були закриті фактично мінімальним набором модулів SRM-системи APS Smart.

Було впроваджено:   

• Модуль Тендер (аукціони/редукціони: закупівлі товарів та послуг для забезпечення офісних потреб (вода, кава, канцелярські товари), ТМЦ, послуги охорони, клінінгу, маркетингу і реклами, тощо.
• Модуль Заявка: адаптація до організаційної структури та бізнес-процесів замовника; збір потреб і впровадження маршрутизації погоджень закупівель відповідно до сум, категорій товарів, ролей узгоджуючих осіб, тощо.
• Оптимізація обліку номенклатури: автоматичний matching номенклатурних довідників (корпоративного  та довідників ДСТУ і CPV).
• Підсилення контролю безпеки закупівель. Інтеграція з Active Directory для забезпечення безпеки даних, а також з DepositSign для зберігання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та електронного цифрового підпису (ЕЦП).

В результаті,  замовник отримав керовану, безпечну і консолідовану систему управління закупівлями, що функціонує за допомогою оптимального набору ПЗ.

_______
* CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) – найбільше в світі співтовариство професійних закупівельників та найфаховіша система освіти з закупівель. Програма Diploma in Procurement and Supply – найвищий кваліфікаційний рівень, що може отримати фахівець з закупівель на засадах професійного досвіду. 

Пропозиція APS для HoReCa компаній

Автоматизація закупівель може значно спростити процеси для підприємств, що оперують великими мережами торгових точок. Серед ключових переваг:

1. Підтримка централізованих закупівель для торгових точок (у т.ч. регіональних): удосконалена система дозволить ефективніше управляти закупівлями та мінімізувати хаотичні та неструктуровані закупівлі для всіх точок мережі.
2. Нормування ТМЦ і мінімізація витрат: стандартизація закупівель товарів і матеріалів під основні операційні процеси допоможе оптимізувати процеси та знизити витрати.
3. Оптимальний підбір закупівельних ресурсів (технології та персонал):
   Участь у впровадженні наших експертів із закупівель, допоможе забезпечити високу ефективність та відповідність закупівельних процесів замовника до  міжнародним стандартів; підібрати оптимальну конфігурацію технічних засобів для максимального покриття задач замовника.
4. Для зменшення кількості тендерів та підвищення ефективності процесів пропонується впровадження функціоналу редукціону із забезпеченням переторгу між постачальниками перед укладанням замовлення.
5. Стратегічне партнерство з постачальниками: автоматизація дає змогу ефективніше вибудовувати довгострокові відносини з ключовими постачальниками. Наприклад, вибір пулу постачальників на 6-12 місяців з можливістю проведення переторгу перед укладанням договорів.
6. Прозорість та безпека: запровадження автоматизованої системи закупівель сприяє підвищенню прозорості процесів, що знижує ризики шахрайства та помилок. Впровадження надійних рішень для безпеки даних забезпечить захист від несанкціонованого доступу.

Автоматизація закупівель для HoReCa,  мереж швидкого харчування є необхідним кроком для підвищення ефективності, безпеки та прозорості їхніх процесів. Впровадження сучасних інструментів та інтеграція з існуючими системами дозволить компаніям знизити витрати, підвищити продуктивність і зміцнити стратегічні партнерства з постачальниками, підвищити загальний прибуток.