До вашої уваги кейс з автоматизації закупівель нашого клієнта – одного з лідерів ринку телекомунікаційних послуг України. Кейс цікавий з огляду на задачі, що вирішувалися в процесі впровадження цього проекта. Основними цілями проекта були автоматизація управління закупівлями, створення єдиної системи збору та узгодження потреб на закупівлю; проведення торгів; інтеграція з внутрішніми системами замовника (у т.ч. SAP), наскрізна авторизація користувачів з використанням APS Smart і Active Directory. Тобто крім автоматизації закупівель, особливе місце в задачах відводилося забезпеченню безпеки доступу до даних та передачі даних.
У загальному плані, автоматизація управління закупівлями телеком оператора, мало чим відрізняється від базового процесу з автоматизації закупівель для будь-якої іншої компанії. Але, завжди є особливості конкретики у кожній окремій компанії. Так було і у цьому випадку.
Формування заявок на закупівлю відбувалося у обліковій системі SAP, а їх збір від внутрішніх підрозділів, погодження, а також проведення торгів проводилося через SRM систему APS Smart. Точніше, за допомогою інтеграції систем, процеси були налаштовані таким чином, що сформовані заявки з SAP, передавалися у APS Smart для консолідації та проведення узгодження. Після проведення торгів за допомогою APS Smart, дані результатів, поверталися у SAP.
Компанія-замовник креативно підійшла до створення заявок на закупівлю, залучивши до процесу авторів цих заявок. Тобто, внутрішній клієнт (він же автор на закупівлю) бере безпосередню участь у створені заявки (наприклад, вносить у систему потрібні описи чи параметри) та оцінює ймовірного постачальника за неціновими/технічними критеріями, що в результаті впливає на фінальний вибір постачальника та збільшує рівень «задоволеності» потреб внутрішніх замовників.
Також, передбачалося, що задля застереження всіх корпоративних вимог з безпеки комерційних даних (compliance), авторизація користувачів має бути наскрізною (APS SMART-Active Directory). Доступ до систем надається через розподілений доступ на основі рольової моделі. Замовник дуже серйозно підійшов до вимог безпеки, конфіденційності даних та їх збереження. Система перевірялася на вразливості (виявлено не було), крім того, було застосовано рознесення даних на різні сховища. До робіт були залучені ІТ-фахівці, технічні спеціалісти, спеціалісти корпоративної Служби безпеки та compliance. І все вийшло.
В результаті впровадження проекту, Замовник отримав автоматизовані закупівлі з консолідацією заявок по складній організаційній структурі, інструменти проведення електронних торгів, автоматичну передачу інформації у фінансово-облікову систему, спеціалізований КПІ звіт для закупівельного персоналу і все це з врахуванням усіх корпоративних стандартів та правил безпеки роботи з комерційною інформацією.
Наші вітання!
