Нещодавно ми розповідали про успішний проект з автоматизації закупівель у державній компанії енергетичного сектору. А сьогодні публікуємо кейс, що став логічним продовженням попереднього проекту.
Державне підприємство, що працює у паливно-енергетичній галузі (сектор газу), перед початком проекту отримало референс від своїх колег, які вже мали довід використання системи автоматизації управління закупівлями APS SMART. Задачі та цілі компаній були фактично ідентичні, специфіка роботи також. Тож рішення про старт проекту було прийнято швидко.
Потрібно віддати належне нашим замовникам – керівництву компанії та рядовим фахівцям: політична воля, розуміння мети та задач проекту, професіоналізм підходів дали швидкі і хороші результати. Фактично до широкого впровадження проекту, всі попередні роботи з реорганізації процесів закупівель, первинні налаштування системи, навчання персоналу, і навіть, тестування вони зробили своїми силами. Тож, ми ще раз констатуємо той факт, що той, хто хоче – робить!
Тож цей проект став для нашої компанії одним з найшвидших. За великим рахунком всього 2-3 тижні знадобилося, щоб відкоригувати налаштування та масштабувати проект на підрозділи підприємства (20). Користувачів в системі, наразі, працює близько 50; тендери мають дві моделі проходження процесу, налаштовано 40 типів заявок під різні типи закупівель.
Головна особливість проекту – автоматизовано повний цикл закупівлі: від заявки на закупівлю до замовлення продукції, з торгами та наступним контрактуванням. Відповідно, весь цей закупівельний цикл забезпечується електронним документообігом з кваліфікованим електронним підписом: жодного «ручного або ж паперового» тендеру, заявки, замовлення. «Просунутість» в технологіях державних компаній може бути крутішою за деякі комерційні!
Ще одна з особливостей – інтеграція з акредитованим тендерним майданчиком Prozorro, де проходять торги державних підприємств (власне, на місці Прозорро може бути будь-який комерційний електронний майданчик для окремих закупівельних процедур).
Отже, відповідно до корпоративних закупівельних процесів нашого клієнта, данні про закупівлі проходять кілька систем: APS SMART (управління закупівлями)- PROZORRO (тендери) – ERP (облікова система) клієнта. Уявіть собі масштаби закупівель державного паливно-енергетичного підприємства, і, відповідно, скільки часу та людських ресурсів може бути зекономлено завдяки автоматизованим та інтегрованим процесам.
В результаті констатуємо, що основні цілі проекту, як то: повний управлінський контроль закупівель, централізація, публічність і безпека закупівель та прискорення процесів усіх закупівель були досягнуті в рекордні терміни.
Ми не будемо оперувати якимось цифрами з економії бюджетів закупівель, позаяк така інформація завжди дуже індивідуальна для певної економічної галузі, але можемо узагальнити щодо цього кейсу: за рік замовник на закупівлях зекономив мільярди.
Той, хто хоче – робить!
