Актуальність в умовах карантину: ЕДО як інструмент для віддалених комунікацій
Продовжуючи тему нашої попередньої публікації, в якій йшлося про віддалену роботу на карантині через пандемічну ситуацію з covid-19, хочемо продовжити цю ж тему, але акцентуючи на ще одному необхідному інструментові (можна навіть сказати «на ліках») від багатьох проблем ділового життя – давайте поговоримо про електронний документообіг (ЕДО), зокрема про електронний документообіг для закупівель.
Системи електронного документообігу давно й міцно увійшли в наше ділове й особисте життя. Вже багато говорилося про переваги електронних документів над їх паперовими аналогами, так, що є – то є: колосальна економія ресурсів (фінансових і природних), часу, зусиль зі створення, зберігання і безпеки роботи, а тепер додалася ще й третя функція по забезпеченню віддалених комунікацій під час карантину. Карантин, як і будь-який обмежувальний захід, в черговий раз довів корисність використання онлайн-інструментів: бізнес зупинити не можна, а обмеження вимагають внесення змін в звичну роботу, в бізнес-процеси загалом.
Електронний документообіг для закупівель: автоматизація тендерної та закупівельної документації в системі APS SMART
Можна говорити про системи автоматизації документообігу (ЕДО, СЕД, СЕДО) як про окремі та спеціалізовані рішення і сервіси (ДокПроф, Medoc, Vchasno, Paperless і ін.), так і про їхні функції в рамках інших рішень (як частини ERP, WMS, TMS, CRM, SRM). В даному випадку, ми говоримо про ЕДО в рамках нашої системи автоматизації управління закупівлями SRM APS SMART.
Автоматизована система APS SMART оперує цифровими документами, які забезпечують повний цикл закупівельного процесу від створення потреби на закупівлю (Модуль APS Заявка) до фактичної поставки на склад (Модуль APS Замовлення і Приймання). Відповідно, всі торгові і тендерні операції (Модуль APS Тендер) теж забезпечуються електронною документацією, а якщо буде потрібно, то й кваліфікованим електронним підписом.
З початком карантину ми спостерігаємо підвищений інтерес у наших замовників до модулів APS SMART – APS Замовлення, APS Контракт. Управлінці компаній чітко розуміють, що дбайливе ставлення не тільки до фінансових ресурсів, а й до персоналу, до їх здоров’я – це теж «крутий» бізнес. А тим більше, якщо і замовлення і контракт можна підписати онлайн не виходячи з дому (офісу).
За останні півроку в системі APS SMART було створено понад 49 тис. електронних Заявок, близько 5 тис. Контрактів, 17 тис. Замовлень і проведено 34 тис. електронних Тендерів.
Електронний документообіг APS SMART – це широкі можливості для наскрізного документарного забезпечення закупівельної діяльності (від замовлення до контракту), із забезпеченням безпеки і контролю проходження електронних документів, в тому числі з використанням цифрових підписів, можливістю групової роботи, зручним редагуванням документації безпосередньо в системі (не виходячи з робочої області), архівацією і відсутністю втрат документів, а також широкими можливостями «ділитися» і «приймати» різну електронну документацію за допомогою інтеграції з іншими системами компанії, наприклад – обліковими, типу 1С, SAP – як це було в проекті автоматизації управління закупівлями для Компанії Lifecell, де була зроблена «безшовна» інтеграція систем SRM і SAP, і тепер єдина документація доступна для акцептованих користувачів в обох системах.
Робіть закупівлі і будьте здорові!
Дистанційне впровадження автоматизації закупівель APS SMART: + 38 (067) 829-08-77
