Жоден бізнес не існує окремо сам по собі. Для виконання своїх завдань і діяльності бізнес враховує знання про можливості зовнішніх і внутрішніх гравців, дані, інтелектуальні розрахунки і аналізи, задіяні технології та інструменти, стратегії, політики, процеси для створення своєї ефективної операційної моделі.
Що таке бенчмаркінг
Використання еталонних моделей діяльності практикується практично скрізь (від простої купівлі продуктів у магазині до оцінки роботи заводу) і називається бенчмаркінгом (еталонне оцінювання, англ. Benchmarking). У бізнесі, під бенчмаркінгом зазвичай розуміється метод співставлення власної діяльності і діяльності кращих компаній, з’ясування причин ефективності роботи партнерів або конкурентів, виявлення кращих практик, аналіз цих практик з подальшою оцінкою можливості їх впровадження у власну діяльність. Порівнювати і аналізувати можна практично все, зрізи діяльності від ключових показників до окремих робочих інструментів залежно від задач.
Показники бенчмаркінгу
Якщо запитаєте, що саме ми повинні порівнювати, то існує перелік рекомендованих показників закупівельної діяльності, розроблений Центром передових досліджень закупівельної діяльності (CAPS). CAPS Research – Міжгалузевий звіт стандартних контрольних показників містить список з більш ніж 20и контрольних показників закупівель.
У своєму Звіті з бенчмаркінгу 2021 р. вони виводять 16 ключових показників і три блоки основних показників, які приносять найбільшу користь: оптимізація витрат і грошових коштів, підвищення операційної ефективності і зниження ризиків.
Стосовно закупівель, бенчмаркінг може дати інформацію для усунення розриву між підприємством і найуспішнішим його конкурентом в області закупівельної діяльності шляхом побудови ідеальної моделі з урахуванням власних факторів (зовнішніх і внутрішніх). Звичайно, один з кращих варіантів це порівняння свої показники з показниками конкурентів з тієї ж галузі. Але яку б методологію розрахунку ефективності закупівель Ви б не використали (наприклад, «Дім закупівель» A.T. Kearney), метрики ROSMA, CAPS і т.п. і, які б цифри не вважали за еталон по spend coverage, частоті закупівельних процедур або економії за категоріями закупівель – всі питання будуть лежати в площині: як створити більше цінності для всієї бізнес системи.
Бенчмарк від АПС
Кожна організація має свою систему організації бізнесу в цілому і систему закупівель зокрема. Не існує єдиного ідеального плану, яким чином повинні працювати закупівлі. Що робить хороші закупівлі відмінними? Що відрізняє успішні закупівельні команди від їх посередніх колег? Як організація може порівняти свої закупівлі з кращими у своєму бізнес-класі? І які саме закупівлі є найкращими у свій галузі? Ми часто чуємо ці питання від компаній різних величин, галузей та ринків.
- Однак, на практиці, компанії зазнають труднощів в отриманні необхідної для бенчмаркінгу інформації. На нашому ринку це пов’язано з недовірою бізнес-партнерів один до одного та в надмірній закритості інформації. У зв’язку з цим виникає питання, як і де можна легально отримати таку інформацію?
Експерти і фахівці Aladdin Systems мають практичний досвід, знання і цифрові дані для бенчмаркінгу ринку комерційних закупівель в цілому, обраної бізнес сфери або конкретного еталонного прикладу.
Аналіз може включати наступні елементи:
Кращі практики та найкращі технології управління закупівлями:
- місце і роль закупівель в компанії
- оргструктура підрозділу закупівель
- клієнтоорієнтованість закупівель
- бізнес-процеси закупівель
- нормативна база і КПЕ в закупівлях
- рівень автоматизації функції закупівель та логістики;
Рівень та оптимальні величини сукупних витрат на закупівлі:
- постійні витрати на здійснення функції закупівель
- інвестиції в функцію закупівель;
Оцінка закупівельних цін на матеріали і послуги:
- аналітика цін в розрізі SKU, категорій і товарних груп
- аналітика цін при різних умовах закупівлі
- вплив факторів сезонності на ціну
- оцінка ключових ціноутворюючих критеріїв;
Оцінка якості управління оборотними коштами:
- періодичність вибору / зміни постачальника
- періодичність замовлень і ефективність їх виконання
- ефективність процесу збору потреб
- облік складських залишків у закупівлях
- управління взаємовідносинами з постачальниками;
Оцінка продуктивності закупівельного персоналу:
- ефективність функції закупівель
- повернення на одиницю вкладеного капіталу у закупівлі
- своєчасність роботи закупівель
- КПЕ у закупівлях і мотивація закупівельного персоналу
- рівень кваліфікації закупівельників
- ступінь впливу закупівель на ефективність всього бізнесу підприємства;
Кращі постачальники:
- кількість постачальників
- якість бази постачальників
- рівень конкуренції серед постачальників
- операційна оцінка діяльності постачальника
- управління ризиками роботи з постачальниками
- застосування закупівельних інструментів для різних типів постачальників.
Аксіома – правильне поєднання економії, швидкості та ефективності операційної діяльності, управління ризиками та якістю дозволяє закупівельними організаціям отримувати більше прибутку. А правильно вибрані орієнтири, адекватна оцінка своїх можливостей і оцінка потреб конкретного бізнесу дозволяє втілити цю аксіому в життя.
Кожен бізнес унікальний, ми не дамо вам магічної формули успіху, але вибрати правильний шлях до нього допоможемо.
