Сьогодні у сфері державних закупівель України постає дедалі більше викликів: зростання кількості учасників, посилення вимог до прозорості та дотримання законодавчих норм, а також необхідність оперативно реагувати на зміни ринку. У відповідь на ці запити команда розробки системи APS Smart розробила новий функціонал проведення зовнішніх RFI (Request for Information) — механізм збору інформації від потенційних постачальників, який забезпечує високу безпеку, зручність та повну відповідність законодавчим вимогам державних тендерів.
Що таке RFI та чому це важливо для державних закупівель
RFI (Request for Information) — це процедура, під час якої замовник збирає від постачальників попередню інформацію про товари, послуги чи роботи аби сформувати обґрунтовану закупівельну стратегію. Зазвичай RFI використовують у комерційному середовищі для аналізу ринку та визначення оптимальних пропозицій. Проте державним підприємствам також важливо мати дієвий інструмент, який дозволяє:
- Отримати розширену інформацію про потенційних виконавців.
- Зрозуміти поточні ринкові ціни та пропозиції.
- Провести збір даних для подальшої тендерної процедури згідно з вимогами законодавства.
Завдяки впровадженню зовнішнього RFI в окремому закупівельному середовищі, державні замовники можуть більш ефективно вивчати ринок, формувати реалістичні бюджети та зменшувати ризики у подальших етапах закупівель.
Як працює зовнішній RFI у APS Smart
Система APS Smart створена для автоматизації та оптимізації закупівельних процесів як у комерційних, так і в державних організаціях. Новий модуль проведення RFI базується на принципах прозорості та безпеки, але має спеціальні налаштування для державних підприємств.
Відокремлений сервер для кабінету постачальника
Для підвищення рівня безпеки даних запущено додатковий інструментарій APS Smart у спеціально виділеному сегменті мережі (DMZ). Кожен постачальник отримує особистий кабінет із власною базою даних, ізольованою від бази організатора.
Інтеграція з основною системою
Розроблено методи обміну даними між «внутрішньою» системою замовника (організатора) та «зовнішньою» системою для постачальників.
- Інформація про проведення RFI передається у кабінет постачальника для подання пропозиції.
- У замовника синхронізується довідник постачальників та їхні статуси за результатами поданих пропозицій.
- Результати збору пропозицій по всіх постачальниках повертаються до основної системи замовника.
Контроль термінів та прозорість
Після публікації процедури RFI у системі забороняється змінювати дату чи час, а також поновлювати прийом пропозицій. Це унеможливлює «підлаштування» умов під окремих учасників та відповідає вимогам державного регулювання.
Одноетапні процедури замість багатотурових торгів
У державному сегменті зазвичай діють жорсткі обмеження на проведення торгів у кілька етапів. Система APS Smart передбачає використання торгів без багатотурових процедур, що спрощує процес і робить його прозорішим.
Автоматичне визначення орієнтовної вартості
Після завершення RFI кращі цінові пропозиції фіксуються у заявці як фактичні. Якщо замовник планує проводити повноцінний тендер, система дозволяє скопіювати закриту заявку RFI і автоматично підставити в ній отриману орієнтовну вартість, що визначилася за результатом RFI.
Маршрутизація процесів погодження
У APS Smart можна налаштовувати додаткові моделі погодження заявок, призначених саме для збору інформації. Це дозволяє чітко відокремити RFI-процедури від основних тендерів.
Ілюстрації: Процес від взаємодії «організатор–постачальник» у різних середовищах (DMZ та внутрішній сегмент) до покрокового алгоритму збору інформації через RFI у системі APS Smart
Ключові переваги для державних підприємств
Відповідність до законодавства
Платформа APS Smart розроблена з урахуванням українських нормативно-правових актів, які регулюють державні закупівлі. Зокрема, забезпечено фіксацію часу, заборону несанкціонованих змін у ході процедури та належний облік усіх дій учасників.
Посилена безпека даних
Зберігання даних у різних базах та відокремлених середовищах (DMZ) мінімізує ризики витоку конфіденційної інформації. Це особливо важливо для державного сектора, де захист даних має пріоритетне значення.
Прозорість і підзвітність
Система унеможливлює приховані правки й чітко відстежує історію змін. Усі дії у RFI-процедурі фіксуються, що дозволяє у будь-який момент перевірити коректність проведених етапів.
Оптимізація часу та ресурсів
Можливість оперативно порівнювати пропозиції від різних постачальників та приймати зважені рішення ще до початку офіційного тендеру допомагає зекономити час та кошти.
Гнучкість налаштувань
APS Smart пропонує гнучкі маршрути погодження та механізми копіювання заявок, що значно прискорює підготовку до тендеру після проведення RFI.
Практичне значення впровадження для замовників та постачальників
- Зручність для постачальників: постачальники отримують інтуїтивно зрозумілий кабінет, де можуть ознайомитися з умовами RFI та подати пропозиції у зручний час.
- Скорочення бюрократії: усі етапи фіксуються в електронному вигляді, що знижує паперову тяганину й ризик помилок.
- Поліпшена аналітика: зібрані пропозиції дозволяють держпідприємствам формувати більш точні бюджети, а відтак і покращувати управління державними коштами.
Висновок
Використання зовнішнього RFI у системі APS Smart дає державним підприємствам унікальну можливість вчасно й прозоро аналізувати ринок, дотримуючись усіх законодавчих вимог. Розгортання додаткової платформи для постачальників із захищеною базою даних, чіткі механізми інтеграції, а також гнучкі налаштування роблять процес збору інформації швидким, безпечним і результативним. У підсумку це сприяє підвищенню ефективності державних закупівель та раціональному використанню бюджетних коштів.
Якщо ви прагнете вивести закупівельні процеси на новий рівень прозорості та ефективності, APS Smart — це саме той інструмент, що допоможе вам упоратися з викликами державного регулювання та високими вимогами сучасного ринку.
