В умовах динамічного розвитку ринкових відносин відбувається жорстка конкурентна боротьба, ціни формуються під впливом ринкових сил та залежать від попиту і пропозиції, проблема раціонального використання ресурсів стає все більш актуальнішою.
Витрати та оптимізація їх рівня є важливим чинником підвищення ефективності діяльності підприємства, і водночас, підвищення його конкурентоспроможності.
Управління витратами – один із найважливіших засобів досягнення підприємством високого економічного результату своєї діяльності. Управління витратами не існує як окремий процес, це складна дисципліна, що охоплює багато взаємопов’язаних бізнес-сфер, процесів та дій.
Особливим центром уваги, що постійно працює з витратами є закупівлі. Власне, система закупівель дорівнює структурі витрат.
Управління витратами у закупівлях — це всеохоплюючий процес, який дотичний до всіх закупівельних дій: що, як, коли та для чого були здійснені витрати ресурсів протягом усього закупівельного циклу: від виникнення потреби, її «погашення», фінальної оплати, і навіть далі – до постачання на склад придбаного товару. Це процеси збору, акумуляції, зіставлення, групування та аналізу даних про витрати – метою яких є отримання фактів та даних аналітичних чи статистичних, які б допомогли отримати найбільш оптимально цінні/якісні товари і послуги, одночасно релевантні до потреби, при цьому збільшуючи ефективність, контролюючи процеси, керуючи взаємозв’язками з контрагентами/постачальниками, тощо.
На нижчій ланці бізнесу управління витратами здійснюється просто, але завдяки різноманітності взаємопов’язаних видів діяльності, які воно охоплює, досягнення ефективного управління витратами може бути складною справою, особливо якщо бізнес налічує десятки чи сотні організаційних суб’єктів, діяльність яких розподілена на численні бізнес-підрозділи та географічно рознесені локації.
Звичайно, є багато спеціалізованих автоматизованих систем, що забезпечують управління витратами, але правильне поєднання децентралізованих і централізованих функцій/даних є нелегким завданням, до того ж, як багато компаній мають повністю автоматизовані системи управління витратами?… нажаль, не так вже й багато. До сих пір існують практики ручного втручання в рахунки/фактури, незаплановані витрати, несанкціоновані домовленості, використання кількох розрізнених систем управління, а це перешкоджає ефективним стратегіям управління. Тож, впровадження правильних процесів, політик і систем для контролю над витратами бізнесу є досить серйозною задачею.
Але комплексно керувати витратами, в тому числі й у закупівлях, все ж можливо. За допомогою автоматизованих рішень, спеціально розроблених для належного вирішення поточних задач, управління витратами, а також стратегічних пріоритетів, що розвиваються.
Задачі APS Spend
SRM APS SMART – система управління закупівлями та ланцюгами постачання повного циклу, яку доцільно використовувати не тільки як систему автоматизації закупівель, а й як систему контролю та оптимізації витрат, підвищення цінності бізнесу. Це рішення адаптивного типу, може застосовуватися для будь-якого бізнес-сегменту чи організаційної форми компанії.
Крім функцій управління закупівельними процесами, організації торгів, SRM APS SMART містить низку інструментів управління витратами, що допомагають керувати витратами у закупівлях на новому рівні – цей комплекс ми називаємо APS Spend.
APS Spend допомагає вирішити такі задачі з управління витратами:
- Скоротити витрати, знайти точки економії, або ж вказати на точки перевищення витрат; Підвищити контроль та вплив на витрати;
- Підвищити ефективність закупівельних процесів;
- Покращити управління та роботу з постачальниками;
- Стандартизувати та оптимізувати закупівельну документацію (в т.ч. роботу з контрактами).
Можливості APS Spend
Комплекс APS Spend – це багатоформатний та поліаспектний інструментарій, що націлений на виконання задач з управління закупівлями, управління витратами, оцінку та контроль контрагентів, відстеження різного роду КПІ, пошук точок економії та інших можливостей задля ефективного процесу закупівль.
APS Spend забезпечує автоматизований аналіз витрат, прозорість даних, ґрунтовну бізнес- аналітику, доступ до аналітичних звітів та статистики, від аналізу одиничної позиції до корпоративного представлення, акумулює дані на всіх рівнях «від виникнення потреби до контракту» на протязі всього циклу закупівель і взаємопов’язаних з ним процесах (плани-потреби-торги/закупівлі-постачальники-контракти).
Аналітичні вибірки масивів даних для користувача графічно візуалізовані). За допомогою таких віджетів (графіки, діаграми) є змога швидко «в один екран» оцінити великі масиви даних, бути в курсі тенденцій витрат, економній, тощо.
Можливості APS Spend для оцінки, аналізу та управління витратами дуже широкі, вибір конкретних інструментів залежить від задач та потреб замовника/користувача системи. В цій статті ми окреслимо основні, що направлені на аналітику витрат, оцінку динаміки, контроль економії, можливості планування. Фактично всі ці інструменти застосовуються не тільки для оцінки управління закупівлями, витратами, а й для управління контрагентами та ланцюгами постачання вцілому.
Аналіз витрат
Можливий від однієї товарної одиниці до загалу – в розрізі категорії, постачальника, юридичної особи, підрозділу, періоду, тощо. ТОП 10 номенклатури і контрагентів за оборотом. Розбивка конкретної категорії на номенклатурні позиції з оборотами по кожній позиції
Аналітика категорій. Обороти по категоріях
ТОП 10 номенклатури і контрагентів. Обороти по постачальнику (графік та перегляд детальних даних)
Фільтрація даних за періодом
Динаміка цін за номенклатурною позицією
ABC аналіз. Крива Лоренца (оцінка ступеню нерівності у розподілі доходів)
Матриця Краліча (аналіз портрета закупівель та визначення стратегії закупівель).
Аналітика економії
Відстеження заощаджень за оборотом/компаніями
Зведена аналітика
Консолідовані показники закупівель та витрат. Візуалізація та фільтрація даних
Планування як основа контролю витрат
Бюджетний план витрат
Консолідований звіт по центрах витрат. Доповнення до річного плану
Пошук нових можливостей для економії з APS Spend
Набір інструментів APS Spend є ключовим компонентом успішного операційного управління та стратегічного планування – тому що завдяки APS Spend можливо аналізувати дані відповідно до спеціалізації замовника на операційному та стратегічному рівнях.
Система проаналізує акумулюванні дані, підкаже де є вузькі місця, на які потрібно звернути увагу (наприклад, завеликий рівень витрат, проблемний постачальник або задорога номенклатура, не оптимальні умови контрактування, тощо), це дозволить швидко ввести зміни в операційні дії та вибудувати відповідну стратегію закупівель компанії в подальшому; випрацьовувати ті способи економії, які найбільш ефективно будуть працювати в умовах складних ринкових реалій.
Пам’ятайте, невелике скорочення витрат може підвищити прибутковість бізнесу в такій мірі, яку можна досягти лише завдяки астрономічному збільшенню продажу.
Хочете знизити витрати на закупівлі? Ми знаємо як це зробити.
