Розвиток, оновлення та впровадження практик ринку. Версія 3.0 APS SMART, реліз: частина I.
Вийшла нова версія нашого флагманського продукту – професійної srm системи APS SMART для автоматизації закупівель і тендерних процедур. Маса нових корисних і потрібних інструментів у модулях Заявки, Тендери, Контакт, Замовлення, Аналітика. А також нові можливості в Адмініструванні системи, для Інтеграції APS SMART з іншими системами, у роботі з Постачальниками.
Розповімо про деякі з них:
Модуль Заявка. Обмеження у безтендерних закупівлях і робота з «монопольним постачальником».
У нашій системі впроваджено можливістю налаштування обмежень сум та строків закупівель для контрагентів у випадках безтендерних процедур, а також надана можливість монопольних закупівель у контрагента.
Тепер по кожній компанії (юридичній особі), що веде закупівлю можна встановити ліміт суми, в межах якої дозволена закупівля товарів та послуг у конкретного контрагента, монопольного постачальника. Після закінчення певного періоду (настроюється), ліміт закупівель відновлюється до початкового значення. Монополія – це не завжди погано для бізнесу. Це зручно, наприклад, в таких ситуаціях, коли:
- потрібно створити закупівлю на невеликі суми, і немає сенсу запускати процес на тендерній основі, що може затягнутися у часі. В такому випадку відповідальна особа, має право створити закупівлю на лімітовану суму;
- коли з постачальником укладено річний контакт на вигідній основі;
- в деяких великих компаніях повного циклу виробництва, коли закупівля одного підрозділу здійснюється в іншого підрозділу в рамках одного великого холдингу.
Модуль Тендер. Успішність тендера залежить від багатьох чинників.
Додана можливість призначення завдання по створенню замовлення з тендера (етап тендеру “Завершено”) для автора заявки, позиції якої увійшли в тендер, а також відправка супровідного листа на зовнішню пошту користувача. Зручно для компаній, які мають регіонально розподілену структуру закупівель з координацією в Центральним Офісі.
Наприклад, автор заявки у регіоні створює заявку на закупівлю, ЦО проводить тендер. Після завершення тендеру, автор заявки отримує повідомлення на свою пошту про результати тендеру і може створити Замовлення на необхідну закупівлю, варіюючи термінами і умовами поставки, але без можливості зміни постачальника та його ціни, обрані за умовами тендера.
Додано право “Дискваліфікація пропозиції контрагента” для автора тендера та погрожуючої особи (согласовант (рос.) на етапі “Обробка даних”. Якщо раніше, право дискваліфікації мав тільки автор тендера, то тепер таке право має і особа, що погоджує закупівлю, тобто професіонал, який в разі складних закупівель (техніка, обладнання тощо) несе відповідальність за якість закупівлі.
Реалізована можливість відправки запрошення участі у тендері за допомоги функції «Запросити по email” під час прийому пропозицій на етапі “Прийом пропозицій” до початку торгів, або ж під час торгів.
Хто працює з тендерами, знає, що якщо тендер вже отримав статус «прийом пропозицій», то цей процес може тривати досить довго. З метою більш оперативного реагування на зміни, ситуацію на ринку (наприклад, запросити нового постачальника, додати інших постачальників в тендер) власне й реалізована дана функція. Тобто тендер у статусі «прийом пропозицій” не «заморожується» для нових учасників, взяти участь ще можливо.
Рекомендований функціонал з метою оптимізації постачання. З’явилося нове поле «Регіон поставки» у формі створення / редагування місця поставок.
Замовникам, що використовують у роботі деталізацію місць поставки, вкрай рекомендується заповнити це поле валідними даними (назвами областей України) для того, щоб отримати вигідні й адекватні пропозиції з доставки (пісок, наприклад, за 300 км. везти не вигідно, краще знайти щось ближче).
Також, інформація щодо регіону постачання у тендері буде сприяти більш точній пошуковій видачі на тендерній платформі, а це означає, що тендер побачить більша кількість постачальників.
Далі буде.
